Optimé International
Omfamna förändring och led vägen för framtidens kompetensutveckling
Utmaning
Innan COVID-19 drev Optimé huvudsakligen fysiska utbildningar med grupper mellan 40 och 300 personer. Deras främsta utmaning var att bevara ”magin” från dessa personliga inlärningsupplevelser när de istället började hålla sina utbildningar online.
Lösning
För att klara den här utmaningen registrerade Optimé alla sina handledare i ett utbildningsprogram om hur man faciliterar virtuellt, där de lärde sig ett par värdefulla lektioner:
- Arbeta med en producent
- Använd en blandat lärande-metod
Resultat
Liksom alla utbildningsorganisationer hade Optimé International ingen manual för att börja erbjuda virtuell utbildning när COVID-19 vände upp och ner på vår tillvaro.
”För ett år sedan var vår värld upp- och nervänd, och vi var i ett läge där vi behövde hitta lösningar, men det vi har utvecklats till på Optimé är bättre än vad vi lämnade bakom oss, och Howspace var en väsentlig del av vår transformation.”
Genom att släppa de traditionella utbildningsmetoderna och arbeta med Howspace överlevde Optimé inte bara de paradigmskiften som covid-19 åstadkom, utan har blomstrat i detta nya sätt att arbeta.
Två lärdomar om digital facilitering
Innan covid-19 drev Optimé huvudsakligen face-to-face utbildningar med grupper mellan 40 och 300 personer. Deras främsta utmaning var att bevara ”magin” från dessa personliga inlärningsupplevelser när de istället utförde utbildningarna online.
”Vi visste att hur vi ledde träning i ett levande klassrum inte skulle fungera på samma sätt online”, säger Allen.
För att klara den här utmaningen registrerade Optimé alla sina handledare i ett utbildningsprogram om virtuell facilitering, där de lärde sig ett par värdefulla lektioner:
Arbeta med en producent
”Vi arbetar nu alla med en producent när vi faciliterar online. Det gör att jag som facilitator kan hålla uppmärksamheten på alla i rummet medan någon annan kan arbeta med eventuella tekniska problem som deltagarna har. Jag kan hålla mitt fokus på att engagera eleverna”, förklarar Allen.
Använd en blandat lärande-metod
Optimé upptäckte hur man blandar asynkront, eller självstyrt, lärande med synkront lärande, det vill säga tiden som spenderas live med deltagarna.
Detta ledde till att de gjorde om allt innehåll: De fick in två åtta timmar-dagars innehåll i fem 90-minuters virtuella klassrumssessioner med mindre grupper om 20-24 personer. För endagsprogram omstrukturerade de sitt innehåll till tre 90-minuterspass.
Genom att ompröva deras utbildningsinnehåll, kom Optimé med en uppsättning designprinciper för att vägleda deras arbete.
Optimés designprinciper för virtuellt lärande
Sätt deltagaren först
Sätt deltagaren i centrum för alla dina beslut och överväg deras behov och tidsåtgång. Fråga dig själv: Hur kommer upplevelsen att se ut för deltagaren? Om du till exempel körde heldagsträningar före COVID-19 som Optimé gjorde, fundera över hur deltagarna skulle känna att stirra på en skärm i sex eller åtta timmar.
”Vi gick från presentationsplattformar utformade för att lära ut till nästan helt tomma whiteboardtavlor som vi skulle använda för att bättre främja lärande.”
”Med virtuell träning handlade det om att jag pratade mindre och faciliterade mer”, säger Allen. ”Allt vårt presentationsmaterial behövde förändras. Vi gick från presentationsplattformar utformade för att lära ut till nästan helt tomma whiteboardtavlor som vi skulle använda för att bättre främja lärande.”
Allen fortsätter: ”Vi var tvungna att vara hänsynslösa med vår omdesign av innehåll: Vi tog ut några av våra favoritsaker och fokuserade hårdare på vad eleverna behövde veta för att ta koncept till fältet på kort tid. När vi funderade på vilket värde vi tillför kunderna, var beslutet om vad vi behöll och vad vi slopade mycket lättare.”
Sätt ett till två lärandemål per inlärningsmodul
Optimé begränsade vad de försökte åstadkomma i varje 90-minuters utbildningsmodul till ett eller två grundläggande lärandemål. ”Vår tendens var att försöka få in så mycket värde i en session som vi kunde. När vi försökte göra det spädde vi verkligen på allt vi gjorde, säger Allen.
De var fokuserade, skarpa och tydliga med sina avsikter för vad eleverna skulle ta med sig från dessa moduler. Och alla facilitatorer arbetar hårt för att göra utbildningen meningsfull och relaterbar för deltagarna.
Dela upp utbildningen i tre delar per modul
Optimé använder Howspace för att leverera asynkront lärande före och efter deras 90-minuters virtuella livesessioner. Det asynkrona arbetet som deltagarna uppmanas att göra kräver endast cirka 30 minuter av deras tid.
Komponent 1) Före det synkrona onlinemötet med de andra levererar handledare teori och modeller som deltagarna läser igenom på sin egen tid.
Komponent 2) Väl samlade i det virtuella klassrummet övar, diskuterar och utmanar de dessa teorier – vilket görs bäst live.
Komponent 3) Handledare använder Howspace igen efter onlinemötet för att leverera verktyg och praktiska övningar som deltagarna kan tillämpa i deras vardag.
”Howspace har blivit en förlängning av lärande både före och efter klassrumssessionerna genom peer-to-peer-diskussioner”, sammanfattar Allen.
Låt deltagarna göra en aktivitet var tredje till femte minut
För att verkligen driva engagemang i ett virtuellt format, håll dina deltagare aktiva i stället för att passivt lyssna. Be dem till exempel räcka upp handen, svara på en omröstning, dela något i chatten eller gå med i ett break-out-rum.
”Du hanterar deras fysiska engagemang. Deltagarna känner mycket mer del av lärandet när man ber dem att bidra på olika sätt”, säger Allen.
Lär dig hur du lär dig online
För att hjälpa människor som inte är bekanta med teknik att bli mer bekväma med att använda den i utbildningen, höll Optimé sessioner kallade ”Lär dig hur man lär sig online” – både för deras team och för deras kunder. Dessa sessioner behandlade skillnaderna mellan fysiska och virtuella klassrum, hur deltagarna förväntades delta och vilka verktyg de skulle använda.
Efter ett år med virtuell träning behövde Optimé inte köra dessa sessioner längre. Men om de stöter på deltagare som inte har varit i ett virtuellt klassrum tidigare, integrerar de helt enkelt mer vägledning genom övningarna.
Låser upp fantasi och förändrar tankesätt
För Optimé var det utmanande, men oerhört viktigt att ändra sitt tankesätt kring virtuell träning.
”Det krävdes mycket för oss att komma ur våra egna huvuden om hur utbildningen såg ut och hur lärande och utveckling måste kännas och hur den skulle levereras. Vi lade allt det åt sidan när vi pratade med andra experter om vad det kan vara. När vi började se vad vi kunde göra med Howspace, låste det upp fantasin för oss”, förklarar Allen.
Genom att vara nyfiken och diskutera med digitala faciliteringsexperter på Howspace kunde Optimé släppa de traditionella metoderna och leverera anmärkningsvärd utbildning.
”Det finns inget jag kunde göra i ett fysiskt utbildningstillfälle som jag inte kan göra virtuellt, och i vissa fall har det visat sig vara mer effektivt.”
Allens råd till organisationer som fortfarande är i ”utredningsstadiet”?
”Tänk på ditt perspektiv: Vad försöker du åstadkomma? Försöker du ersätta det du gjorde i klassrummet, eller försöker du göra det du gjorde i klassrummet men på ett annat sätt? Mitt perspektiv idag är att det inte finns något jag skulle kunna göra i ett personligt träningspass som jag inte kan göra virtuellt, och i vissa fall har det visat sig vara mer effektivt.”
Till exempel körde Optimé upplevelsebaserade inlärningssessioner på Howspace baserat på de säljsimuleringar de använde för att köra personligen, där säljare skulle förbereda ett scenario baserat på deras verkliga arbete och sedan få feedback från chefer. ”Med Howspace gjordes detta ännu enklare än i styrelserummet. Det var superenkelt, mycket mindre störande, snabbare att leverera och billigare, säger Allen.
Fördelarna med att använda Howspace för virtuellt blandat lärande
Större engagemang
Allen sammanfattar fördelarna med att flytta traditionella heldagskurser till en blandad inlärningsmodell: ”Engagemangsnivåerna är högre och deltagarna är inte trötta i slutet av dagen. Vi arbetar med mindre grupper, så jag utvecklar bättre relationer med dem under hela utbildningen. Alla är på och det känns som en mer robust och tillfredsställande upplevelse för alla elever än när vi hade 70 personer i ett konferensrum.”
”Det känns som en mer robust och tillfredsställande upplevelse för alla elever än när vi hade 70 personer i ett konferensrum.”
Marty Blake, Chief Operating Officer på Optimé, förklarar att de först ifrågasatte hur de skulle engagera deltagarna effektivt och låta dem praktisera det de lärt sig på kort tid. ”Howspace har varit en stor del av svaret – vi använder Howspace som en förmedlare av kunskap men också för att främja engagemang.”
För att inse dessa fördelar är det viktigt för facilitatorn att låta deltagarna veta vad som förväntas av dem. Deltagarna uppmanas att ha sina kameror på så att de bättre kan relatera till och engagera sig med andra deltagare. De uppmanas också att undvika distraktioner genom att lägga undan telefonen och inte kolla e-post under sessionerna.
“Vi samlar in feedback från elever under vägen, och de allra flesta – så mycket som 80-90 % – anammar virtuellt lärande. Ingen längtar tillbaka till då man möttes i ett fysiskt klassrum och jag tror att Howspace bidrar till det på ett stort sätt, säger Allen.
Stöd alla inlärningsstilar
”Det vackra med det virtuella är att möjligheten att delta nu sträcker sig lika över alla inlärningsstilar”, säger Allen.
På Optimé har de sett deltagare som de inte skulle förvänta sig att dela med sig öppet i Howspace.
”Det är något med arbetsytan i Howspace som skapar en säker miljö för människor att bidra”, säger Marty.
Allen förklarar att detta händer av två anledningar:
- Deltagarna sätts inte på plats och förväntas svara utan förberedelser, utan de kan istället skriva eller spela in något de är bekväma med.
- Deltagarna kan bestämma hur de vill bidra. De behöver inte tala högt inför alla sina kamrater, utan kan istället skriva i Howspace.
”Kvaliteten och djupet i delandet överträffar vida vad vi hann med i ett levande klassrum och vad människor var bekväma att ge”, säger Allen.
Anpassa träningen allt eftersom
En annan viktig fördel med Howspace är att det gör det möjligt för Optimé att träna på att facilitera i ögonblicket.
”Howspace har inte bara gjort vår leverans enklare, utan också mycket mer effektiv eftersom det möjliggör mycket just-in-time-inlärning.”
Allen förklarar: ”Om du springer länge på en session och du inte kommer till allt, eller något dyker upp som inte var planerat, kan du lägga till den ytterligare informationen i Howspace och leverera den till dem en stund efter sessionen . Vi har inga produktionstider längre, vi skriver inte ut manualer och ställer in dem i förväg. Howspace har inte bara gjort vår leverans enklare, utan också mycket mer effektiv eftersom det möjliggör mycket just-in-time-inlärning.”
Att samarbeta med Howspace hjälper Optimé att fokusera på det de är bäst på
Optimés slutmål är att utveckla säljtalanger till att bli bäst. Och i samarbete med Howspace känner de att de arbetar mot samma mål. ”Det känns som att vi jobbar tillsammans snarare än att vi köper något från dem. Det känns som att vi försöker leverera samma resultat, säger Marty.
Marty fortsätter, ”Vi är inte ett teknikföretag, vi har inget backoffice av utvecklare, och vi vill inte heller det eftersom det inte är det vi är bäst på – och vi vill vara fokuserade på det vi är bäst på. Vad Howspace erbjöd var ett mycket funktionellt och enkelt sätt att bygga vår egen träningsstil, att ta något och göra det till vårt på många sätt.”
Optimé är bland de 160+ passionerade partners vi arbetar med på Howspace, med det gemensamma målet att bättre engagera människor.
Liknande kundberättelser
Se alla
Fackförbundet Delta visar vägen mot digital transformation
Sedan Delta upptäckte Howspace har de numer en plattform som kan användas till allt från utbildningar och kurser till nomineringsprocesser och stöd vid möten.
Negotias resa mot ökad medlemsdemokrati
Negotia hittade Howspace när de sökte efter en ny lärplattform. De upptäckte att Howspace även kunde hjälpa dem med deras demokratiska arbete i organisationen.
IHM och Howspace – digital transformation i utbildningsvärlden
IHM Business School behövde hitta en flexibel, social, och lättanvänd plattform för att ersätta sitt tidigare LMS och hittade vad de sökte i Howspace.
Förslag på färdiga mallar
Se alla
Learning Path
Lärkontrakt
