Negotias resa mot ökad medlemsdemokrati

Organisation: Fackförbund, tillhör Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS)
Verksamhetsland: Norge
Inriktning: Fackförbund mot privat sektor
Antal medlemmar: 22 000 (2024)
Antal anställda: 37 (2024)

Utmaning

Negotia hade länge varit på jakt efter en ny lärplattform tillsammans med flera andra förbund under paraplyorganisationen YS. Samtidigt var de i behov av hjälpmedel för att stötta deras organisationsstruktur och främja medlemsdemokrati i förbundet.

Lösning

Under sökprocessen efter en ny lärplattform stötte de på Howspace. Även om de först sett framför sig ett traditionellt LMS insåg de potentialen i Howspace, och de omvärderade sina behov. Howspace kunde förstärka lärprocessen och driva socialt lärande på ett helt annat sätt än konkurrerande LMS-plattformar. Men det löste också deras andra problem – Howspace kunde även möta deras organisatoriska utmaningar.

Några exempel på områden där Howspace spelat en central roll:

Val av politisk ledning: De skapade en nomineringsportal i Howspace i början av processen. Där fanns all information om valet tillgänglig för alla medlemmar och de hade möjlighet att nominera fler kandidater. Valnämnden kunde därmed följa hela processen i realtid och svara på frågor från medlemmar. De hade även en dold sida där valnämnden internt kunde kommunicera med varandra.

Hjälpverktyg vid regionsmöten: Regionsträffarna har varit fysiska, men all information och ärenden samlades i Howspace. Grupparbeten skedde direkt på plattformen och stöttade diskussionerna.

Strategiprocess som involverade medlemmar, förtroendevalda och anställda: Negotia skulle planera strategin för kommande tre år inför följande riksmöte. Hela processen skedde i Howspace. 

Utveckling av organisationsstruktur: Alla medlemmar, förtroendevalda och anställda på Negotia har involverats i flertalet processer kring organisationsstrukturen.

Möten, workshops och event: lokalavdelningar i Negotia styr själva hur de använder Howspace. Där kan avdelningsstyret samarbeta och hålla möten och workshops.

Digitala kurser: Howspace används som lärplattform i deras digitala kurser, och arbete pågår att implementera Howspace i alla deras kurser och utbildningar framöver – både digitala och fysiska.

Resultat

• Möter behov inom flertalet användningsområden: Negotia använder Howspace till mycket, framför allt inom organisationsdemokrati och lärande. Efterfrågan inom organisationen är hög för att utveckla deras användande ytterligare.
• Öppnare nomineringsprocess: Eftersom medlemmarna kunde följa nomineringsprocessen och interagera med valnämnden från början till slut så blev hela processen mycket mer öppen än innan de började använda Howspace. Som en bonus fick de även in betydligt fler kandidater.
• Nöjda medlemmar, förtroendevalda och anställda: Negotia har använt Howspace till att underlätta för medlemmarna att vara mer delaktiga, och med högt betyg. Howspace gör det enkelt för medlemmarna att engagera sig, samtidigt som det underlättar för Negotia att ha en öppen process. Det ger också alla en röst – det är lättare för alla att delta i diskussioner, jämfört med hur det tidigare var när ett fåtal styrde samtalen.
• Allt samlat på ett ställe: Howspace är flexibelt och det är enkelt att skräddarsy arbetsytor efter behov. Med både innehållswidgets såsom text, fildelning och videoverktyg, samt interaktiva funktioner som chatt och röstningsverktyg så kan information och kommunikation samlas och hanteras direkt i Howspace. Det ger struktur och undviker onödiga upprepningar och tidskrävande efterarbete. Dessutom faller inget mellan stolarna, då allt som diskuterats redan finns nedskrivet, till skillnad från om man skriver en rapport i efterhand, som annars varit kutym. Eftersom olika sidor på samma arbetsyta kan begränsas till de användare det berör kan hela processen skötas på ett och samma ställe. 
• AI-funktion förenklar sammanställningen av diskussioner med många svar: Under en diskussion kring deras organisationsstruktur fick de in över 600 svar. Howspace AI-funktion sammanställde dessa i realtid och stöttade analysen.
• Enkelt att komma igång för administratörer och för användare: det krävs inga instruktioner för användarna att komma igång med Howspace. Detta är annars ett vanligt problem vid introduktioner av nya digitala system. Howspace har stöttat administratörerna att komma igång med att bygga arbetsytor, så att de själva kan anpassa arbetsytorna efter varje projekt eller kurs. Med Howspace Academy kan de delta i kurser och workshops när de vill uppdatera sina kunskaper.