Finska Finansministeriet

Finska Finansministeriet hittade nya, effektiva arbetssätt

Finlands finansministeriet har inte ens med god vilja tidigare kunnat kallas för en pionjär i distansarbete. Tvärtom: den 400 personer starka personalen var mycket van vid att samlas i de gemensamma lokalerna i Helsingfors.

Allt förändrades på en dag i mars 2020.

Ministeriets utvecklingschef Pilvi Pellikka satt hemma framför sin bärbara dator i en ny situation och kippade efter andan när kalendern blev fullständigt tom.

– Jag är en person som blir inspirerad av möten, av att träffa människor och av att arbeta tillsammans i samma lokaler. Nu blev jag tvungen att vrida hjärnan i en ny riktning och fundera på vad som egentligen är viktigast vid mötena, och på vilket sätt det skulle bli möjligt att använda det som en del av det virtuella samarbetet.

Den digitala faciliteringsplattformen gav stöd i vardagen när arbetet förändrades

Enligt Pellikka är hon som utvecklingschef ansvarig för utvecklandet av kompetens, ledarskap och verksamhet. Enligt henne innebär arbetet som bäst ”att möjliggöra förnyelse”.

– Rent konkret sätter jag mig in i hur vi arbetar hos oss, på vilket sätt kan man skapa bra förutsättningar för arbetet och vad det kräver av personalen och organisationen.

Att möjliggöra förnyelse hamnade i centrum vid pandemiutbrottet. På ministeriet började man stegvis övergå till ett virtuellt arbetssätt och fylla kalendern med nya distansmöten.

– Distansarbete var visserligen möjligt hos oss även före pandemin och vi hade verktygen men nu började nästan hela personalen jobba hemifrån samtidigt. För en del av medarbetarna var vi tvungna att konkret lära hur Skype fungerar. Även uppkopplingen avbröts i början när bredbandet inte räckte till.

När vi fått ordning på distansmötena var det dags för nästa steg. Av en slump skulle finansministeriet i april 2020 börja testa Howspace. Från början skulle verktyget bidra till samarbetet vid livemöten men nu skulle vi samlas på distans. Det handlade om ett informationsmöte för ministeriets cirka 50 chefer och temat var naturligtvis den nya situationen.

Pellikka har sparat sammanfattningarna skapade av Howspace artificiella intelligens kring de teman som behandlades på det aktuella mötet och de visar säkert stämningen som rådde hos många andra organisationer under coronavåren:

Sammanfattningen är ett bra exempel på hur Howspace har stöttat Pellikkas arbete under året.

Howspace ger jämlikhet och mänsklighet i digitaliseringen

Enligt Pellikka har hon, när det nu har gått en tid från det första Howspace-testet, förvandlats från en storkonsument av blädderblock och post-it-lappar till en chat-moderator. Numera används Howspace dagligen.

Människor och kontakten dem emellan är till och med viktigare än förr.

Finansministeriet började hålla personalmöten på distans varje vecka – tidigare anordnades de med ett par månaders mellanrum. Dessutom anordnas utvecklingsevenemang för team och utbildningar i FM-Akademin varje månad där man behandlat bland annat datasäkerhet, AI, social media-stress, jämställdhets- och jämlikhetsplaner, förvaltningens strategier och riksdagens informationsrätt.

Pellikka som ansvarar för användningen av Howspace hos finansministeriet drar vid evenemangen mest nytta av chat-funktionen samt timern som hjälper henne att begränsa kallpratet. I chat-widgeten värdesätter Pellikka särskilt sammanfattningar, sammandrag och ordmoln. De är opartiska och utgör en bra grund för fortsatta diskussioner. Diskussioner och sammanfattningar kan även generera omröstningar och prioriteringar.

– Vi har fått fin återkoppling från användningen av den digitala plattformen. Folk har upplevt att den bidrar till jämlikhet i samarbetet och en deltagare påtalade att Howspace ger mänsklighet till digitaliseringen, berättar Pellikka nöjt.

– Folk upplever att behovet att bli hörd och sedd förverkligas bättre än tidigare vid fysiska möten, där kanske bara de mest högljudda kom till tals.

Helomvändning till det gamla kommer inte att ske

Enligt Pellikka har den av coronapandemin påtvingade förändringen varit ett ypperligt tillfälle att upptäcka att arbetet kan göras på ett annat sätt. Trots att pandemin någon gång tar slut blir det ingen helomvändning till det gamla.

– Framförallt gillar jag att man med hjälp av Howspace kan skapa gemensam förståelse.

På finansministeriet har man uppmärksammat att det även i fortsättningen är möjligt att fundera på saker på ett annat sätt.

– Vi har i själva verket för avsikt att med hjälp av Howspace börja skissa på ett framtida hybridarbete: Vi vill använda de bästa bitarna av distansarbetet utan att tappa bort det vi har lärt oss tidigare. Å andra sidan funderar vi på vad som är bra i den fysiska närvaron och ska bevaras. Vad ska man göra på sin arbetsplats och med vem?

Verktygslådan rymmer både blädderblock, post-it-lappar och Howspace, samt övriga verktyg för det digitala samarbetet.

Liknande kundberättelser

Se alla
Delta

Fackförbundet Delta visar vägen mot digital transformation

Sedan Delta upptäckte Howspace har de numer en plattform som kan användas till allt från utbildningar och kurser till nomineringsprocesser och stöd vid möten.

Läs mer
Negotia logo

Negotias resa mot ökad medlemsdemokrati

Negotia hittade Howspace när de sökte efter en ny lärplattform. De upptäckte att Howspace även kunde hjälpa dem med deras demokratiska arbete i organisationen.

Läs mer

Microsoft-partner Fellowmind skapar en inkluderande datastrategiprocess med Howspace

Fellowmind, Europas ledande Microsoft-partner, utvecklade en inkluderande, lätt anpassningsbar datastrategiprocess för sina kunder med hjälp av Howspace plattform.

Läs mer
Se alla

Förslag på färdiga mallar

Se alla

Team Retros Package

Bring your team together to reflect on past work and collaborate on future improvements to ways of working and productivity!
Prova mallen

Prioritization for Orgs

Collaborate on company-wide initiatives and change in this facilitator-led workshop that uses AI to highlight the importance of prioritization and focus.
Prova mallen

How Now Wow Matrix

Brainstorm ideas on future initiatives according to ease of implementation, creativity, and ROI.
Prova mallen
Se alla