Förändringsledning – teori och tillämpning med ADKAR®-modellen

1. Awareness (Medvetenhet): Kommunicera anledningen till förändringen

Varför är förändring nödvändigt? Det är kanske den absolut viktigaste frågan som måste besvaras. Utan en tydlig logisk förklaring och ett lika tydligt syfte blir det svårt att få medarbetarna intresserade och engagerade.

Öka medvetenheten i organisationen genom att berätta om anledningen och bakgrunden till förändringen – med olika utgångspunkter och allra helst i form av berättelser med personlig anknytning för dem som berörs. Vi behöver inte fler punktlistor. Medarbetarna behöver få en sann beskrivning om läget just nu och vilka förbättringar eller fördelar som förändringen innebär.

Att skapa förutsättningar för en öppen dialog mellan människor är viktigt för att de ska börja reflektera, ställa frågor och dela egna exempel och erfarenheter. Du kan också göra videointervjuer med kunder och/eller medarbetare för att lyfta fram olika synpunkter och på så sätt skapa argument för förändring.

2. Desire (Önskan): Motivera och engagera individen

Hur ska man motivera medarbetarna till att vilja förändring?

Det här är en lite mer komplex byggsten. Som förändringsledare kan du naturligtvis inte tala om för människor hur de ska tänka eller känna. Men det finns alltid skäl till varför människor motsätter sig förändring. Studier visar att vi bäst tar till oss förändring – även om det innebär negativa konsekvenser – om vi känner oss rättvist behandlade, sedda och hörda under varje steg i förändringsprocessen.

Ett vanligt misstag är att bjuda in till en strategi-kickoff, få igång en engagerande dialog om förändring – men sedan inte följa upp det hela. Folk tröttnar på att skriva förslag på post-it-lappar och blädderblock om de aldrig får någon återkoppling.

Återkommande kommunikation och engagemang är nyckeln till en väl förankrad förändringsprocess och för att undvika besvikelse och frustration. Se till att dina medarbetare känner att du lyssnar på dem, uppmuntra dem att dela kunskaper och erfarenheter, återkoppla ofta och var noga med att svara på alla frågor.

3. Knowledge (Kunskap): Lär genom att dela kunskaper

Hur kan människor bidra till förändring? För att nå en förändring i organisationen kan både medarbetare och chefer behöva få ny och fördjupad kunskap och kompetenshöjning.

Oavsett vad individen behöver så sker lärandet inte i ett vakuum. En viktig del av inlärningsprocessen är att få möjlighet att reflektera och dela erfarenheter och upplevelser med varandra. Det är så vi förstår vad vi lär oss och hur vi ska omsätta våra nya kunskaper i praktiken.

Socialt lärande är nyckeln till att sprida kunskap och skapa nya värden i organisationen. Skicka inte bara folk på kurs helt oplanerat utan se till att struktur och verktyg finns på plats för implementering av nya kompetenser och kunskaper.

4. Ability (Förmåga): Identifiera och hantera hinder

Kunskap handlar om fakta och förståelse. Förmåga innebär hur du tillämpar dina kunskaper.

Vad hindrar människor från att bidra till förändring? Det finns naturligtvis många anledningar till varför man ställer sig utanför i en förändringsprocess. Du behöver ha örat mot marken för att kunna identifiera och hantera eventuella hinder. Fråga dina medarbetare hur det går, vad de funderar på etc. Det kanske visar sig att de inte riktigt vet hur de ska prioritera sina uppgifter eller skapa kontakter som de behöver i jobbet. Bristande kunskaper eller färdigheter, tidsbrist eller låsta strukturer i organisationen är exempel på andra former av hinder.

Som förändringsledare behöver du kunna inspirera människor att tro på sig själva och sin förmåga. Ge erkännande också när de lyckas mindre bra – dina medarbetare kommer att lära av sina misstag. Det kan vara både svårt och känsligt att diskutera detta på en arbetsplats, men var tydlig med att ingen behöver tveka eller skämmas för att be om hjälp.

5. Reinforcement (Förstärkning): Håll koll på bollen

En verklig utmaning när det gäller organisationsutveckling är att åstadkomma varaktig förändring. Hur kan du säkerställa att allt inte bara återgår till det gamla vanliga?

Skapa bestående och hållbar förändring genom en aktiv, pågående dialog om hur det går, fira milstolpar och dela framgångshistorier. Sprid meddelanden och berättelser om förändringsprocessen. Det kan t.ex. vara en video från en nöjd kund eller kommentarer från medarbetarna – för att följa upp att människor förstår att förändringen fungerar och hur det fungerar, och för att lyfta fram vad som mer behöver göras.

Skapa förutsättningar för chefer att följa upp förändringsarbetet genom personliga möten med enskilda medarbetare. Ge möjlighet att fritt diskutera eventuella hinder på vägen och se till att hantera alla sådana hinder så fort som möjligt.

Samla allt på en central plattform

Det finns många olika och väl fungerande förändringsmodeller. Men forskningen visar ändå att det är otroligt svårt att genomföra förändringar. Detta kan ADKAR-modellen hjälpa dig med, där den beskriver ett antal byggstenar för en framgångsrik förändringsledning. Dock behöver du fortfarande ha kunskap om hur du bäst kommunicerar vilka insatser som behövs, och hur du kan involvera och inspirera människor under hela processen på ett effektivt sätt.

Howspace är en digital plattform som kan hjälpa dig att implementera byggstenarna i den här modellen. Med Howspace kan dina medarbetare ha en aktiv roll i förändringsprocessen, inte minst genom att möjliggöra samarbete där det enkelt går att dela tankar och idéer.

Vill du läsa mer? Ta del av den resa som en av världens ledande tillverkare av hissar, KONE Corporation, gjorde för att utveckla sin företagskultur och förnya sina värderingar. ÖoB gjorde en liknande resa och lyckades engagera alla varuhus runt om i Sverige i sitt kulturarbete. Klicka här för mer inspirerande historier.