TOPP 7 Strategier för virtuell förändringsledning

1. Börja med “Varför”

Förvänta dig liten eller ingen respons alls för ett utvecklingsinitiativ innan det har förankrats i organisationen. Svaret på ”Varför” ska innehålla en helhetsbild och tydligt visa varför en förändring kan vara nödvändig.

En bra förklaring ska spegla organisationens grundläggande mål och syfte. Alltså inte bara vara rationell och faktabaserad utan kopplad till högre mänskliga behov. Att berätta en intressant bakgrundshistoria (s.k. storytelling) är ett utmärkt sätt att skapa respons för en förändring.

Det är också viktigt att tydligt kommunicera ”Vad” (som behöver förändras) för att snabbt skapa medvetenhet och förståelse i organisationen. Det kan vara svårt på distans utan närmare personlig kontakt. Med hjälp av digitala verktyg, tvåvägskommunikation och följande strategier går det att skapa positiv respons också i en virtuell miljö.

Motivera dina medarbetare till att hitta egna drivkrafter. En alltför snäv förändringsprocess kommer troligen att leda till olika resultat, så varför inte låta medarbetarna fokusera på det som är viktigast för dem? Även om ett övergripande ”Varför” kommuniceras från ledningsgruppen borde det finnas utrymme för fler perspektiv och personliga synpunkter. Om du bara presenterar ”en enda sanning”, kommer människor att ifrågasätta den.

Det är viktigt att medarbetarna förstår vilka personliga fördelar en förändring kan innebära – underlätta deras jobb och karriärutveckling t.ex. – och vad hela organisationen har att vinna på förändringen.

2. Bjud in externa intressenter 

Om förändringsstrategier och implementering inte hänger ihop är det troligt att du stöter på motstånd. Undvik fallgropar genom att be alla intressenter bidra med idéer, förhoppningar och visioner innan du ens börjar formulera en strategi. Och tänk på – om möjligt – att också inkludera kunder och andra externa intressenter i processen.

Skapa en dedikerad digital arbetsyta där du kan samla alla initiativ. Vi rekommenderar att du använder en plattform för förändringsarbete t.ex. Howspace som är speciellt framtagen för hantering av organisationsutveckling och förändringsprogram.  

3. Medskapande förändringsledning

Medskapande är en nyckelingrediens i förändringsreceptet. Medskapande kan inspirera både organisationen och andra intressenter att tillsammans arbeta för en bra utveckling.

Som med tidigare strategier ska medskapande initieras så tidigt som möjligt i processen. Vänta inte till implementeringsfasen.

I mer traditionella förändringsmodeller är det ledningsgruppen som ansvarar för strategiarbetet – ibland också externa konsulter – utan att medarbetarna sitter med vid bordet. Resultatet blir att många värdefulla tankar och förslag aldrig kommer fram.

Medskapande bygger på ett deltagande ledarskap eller gemensamt ledarskap där alla medlemmar i en organisation arbetar tillsammans med besluten. Medarbetarna får möjlighet att påverka sin egen arbetsmiljö och vara delaktiga i en meningsfull förändring. De gemensamma erfarenheterna stärker medarbetarnas individuella och kollektiva kraft som förändringsagenter. Det leder fram till nya goda resultat.

Förändring är en resa och det är viktigt att alla är engagerade och delaktiga under hela processen. Det betyder inte att du behöver ha möten eller synkront samarbete – istället kan var och en självständigt delta några minuter då och då. Kom bara ihåg att ge tydliga instruktioner. Upplevelsen av att vara en del av en spännande resa ökar motivationen och minskar risken för ”avhopp” från processen.

Kraften i medskapandet behöver inte heller begränsas till den egna organisationen utan kan t.ex. omfatta kunder för att ta fram och marknadsföra nya produkter. Företag som Apple, Ikea, Nike, Unilever och Heineken har framgångsrikt engagerat sina intressenter (främst kunder) i olika medskapande projekt.

Digitala samarbetsverktyg som Slack, Zoom, Trello och Howspace gör medskapande enkelt och inspirerande. För mer information – se vårt inlägg Topp 25 Digitala Faciliteringsverktyg. 

4. Ge röst åt alla

En bra sak med en digital miljö är att det inte finns någon gräns för hur, var och när alla kan delta. Men vi vet samtidigt hur svårt det är att involvera varje medlem i en stor och mångskiftande organisation – inte minst i komplexa och strategiska processer som organisationsförändring.

Här kommer den digitala miljön verkligen till sin rätt. Effektiva kommunikations- och samarbetsverktyg ger alla möjlighet att delta och uttrycka sina synpunkter. Många bra idéer dyker upp först efter ett möte när deltagarna hunnit bearbeta all information. Med tillgång till en central hubb för kommunikation kan deltagarna bidra med sina tankar och förslag när, hur och var som helst – också direkt från mobilen.

Människor föredrar olika sätt för samarbete och lärande. För att verkligen engagera alla i en stor sammansatt grupp måste det finnas flera arbetssätt. När människor kan kommunicera verbalt, skriftligt, med bild och video kommer processen att gynnas av att flera synpunkter kommer fram.

På vissa digitala plattformar kan deltagarna vara anonyma vilket också ger de allra ”tystaste” möjlighet att göra sina röster hörda.

På en digital faciliteringsplattform är det lätt att skapa tillfälliga diskussioner i mindre grupper men mest effektivt är att använda en virtuell plattform för att nå ut till en hel organisation. Processen underlättas av en digital facilitator med uppgift att se till att alla kommer till tals.

Ett utmärkt exempel på detta är Toronto Change Days som ville samla ett 80-tal förändringsledare från hela världen och skapa en engagerande förändringsfestival i stället för ett event med enbart PowerPoint-presentationer och föreläsningar.

Howspace bjöds in för att facilitera kontakter före konferensen och göra agendan och kommunikation tillgänglig för deltagarna. Under konferensen använde deltagarna Howspace för att delta i diskussioner och ge feedback på olika workshops. Under den tre dagar långa konferensen besökte de flesta deltagarna plattformen minst en gång. Men det slutade inte där. Efter konferensen blev Howspace en mötesplats där man delade gemensamma erfarenheter och startpunkten för en kunskapsgemenskap med syfte att hålla konferensens anda levande.

Läs allt om konferensen här: Toronto Change Days.

5. Facilitera – diktera inte

Förändring bör alltså inte detaljstyras, utan faciliteras. Den kanske viktigaste färdigheten hos en förändringsledare är förmågan att ge röst åt alla deltagare (se också strategi 4). Med andra ord: vägled och uppmuntra deltagande och ge individen möjlighet att använda den digitala plattformen för att göra sin röst hörd. Det kan vara svårt att skapa en naturlig dialog under ett virtuellt möte. Därför är det viktigt att den digitala plattformen du väljer stödjer en enkel och tydlig dialog mellan deltagarna. Olika ämnesområden bör behandlas separat så att inte inlägg förloras i en enda tråd. När diskussionerna blir för omfattande är det bra att använda AI i realtid som ett kraftfullt verktyg för att snabbt organisera inläggen. Medskapande och produktiv interaktion bygger på att facilitatorer och deltagare har vissa grundläggande kunskaper och färdigheter som organisationen enkelt kan göra tillgängliga för medarbetarna. Ett bra sätt att ständigt utvecklas som facilitator är att regelbundet samla alla förändringsledare för att tillsammans bygga vidare på en gemensam
kunskapsbank.

6. Transparens och anpassning

En framgångsrik förändringsprocess bygger på kommunikation och öppenhet – men det kan också innebära utmaningar för organisationen. Att skapa förtroende och få människor att lita på varandra är viktigt och bidrar till sammanhållningen i organisationen. En annan fördel med en virtuell miljö är att kommunikation, processer och beslut blir mer transparenta. Med en enda plattform för organisationsutveckling kan alla initiativ, diskussioner, idéer och lösningar samlas på ett enda ställe. Det gör analys, uppföljning och lärande mycket enklare, smidigare och mer transparent. Varje process är unik och det är viktigt att vara öppen för återkommande och regelbunden feedback och att vara anpassningsbar. Organisationer med ett väl utvecklat samarbetsklimat vittnar om att förändring är en ständigt pågående process som anpassas och utvecklas efter behov.

7. Välj de rätta digitala verktygen

Framgångsrika organisationer börjar med att formulera en strategi om ”Varför” förändringar behövs och sedan ”Vad” (de kan innehålla) och ”Hur” de bör genomföras innan man rusar iväg och beställer den senaste digitala plattformen. Tekniken ska ge stöd för den strategi man väljer. Planeringen bör ta hänsyn till behovet av utveckling och lämpliga tekniska verktyg för en förändringsprocess med utgångspunkt från medarbetarnas upplevelser. När organisationen är redo att fatta beslut är det enkelt att välja ”brusfria” verktyg som klarar att hantera hela utvecklingsprocessen.

Avslutningsvis…

Vi började med att fråga ”Varför?”. Innan du går vidare med de här strategierna har vi ett par frågor som du bör fundera över.

1. Leder du genom exempel?

När du planerar för det resultat du vill uppnå bör du också fundera över din ledarstil, hur den uppfattas och hur den kan tillämpas under förändringsprocessen. Om du till exempel vill förbättra samarbetsklimatet i hela organisationen kan du inte förvänta dig resultat om bara en del medarbetare är förändringsbenägna.

2. Stöds förändringsstrategin av de digitala verktygen?

Företag använder ofta flera olika verktyg, vilket kan skapa informationssilos mellan team och individer. Om du vill skapa mer transparens, möjligheter till medskapande och facilitera dialog mellan medarbetare är det viktigt att ha en enda digital plattform. Läs mer om digital implementering av strategierna i vår e-bok “Effektiv implementering av organisationsförändring i en digital miljö”, som du kan ladda ned gratis. Boken innehåller trender, tydliga instruktioner steg-för-steg och verkliga fallstudier med digitalt engagerade deltagare i organisationsutveckling och
förändringsprocesser.