När hybrid- och distansarbete blir allt vanligare förändras också rollen som ledare. Att samordna med anställda kräver mer när alla har större flexibilitet i sina arbetsdagar. Distansarbetare kan känna sig försummade och kanske till och med riskeras bli sedda som sekundära anställda på grund av omedveten närhetsbias från ledare och andra medarbetare. Hur kan du vara den effektiva ledare dina medarbetare behöver?

Detta alltmer populära arbetssätt medför definitivt vissa utmaningar, men det ger oss också stora möjligheter. För det första kan organisatoriska förändringar faktiskt bli mer lämpliga för samarbete än tidigare arbetsformer. Pandemin har accelererat redan existerande trender som virtuella möten och samarbetsarbetsytor online. På knappt någon tid alls har vi alla behövt bli nästintill experter på onlinesamarbete, och dessa sätt att arbeta kommer inte att försvinna.

Som Howspace Customer Success Manager vill jag dela med mig av några av mina bästa tips för effektivt ledarskap. Om du spelar dina kort rätt som ledare, kommer du att få medarbetarna att känna sig värdefulla, betydelsefulla och engagerade varje steg på vägen.

1. Ta dig bort från traditionella hierarkier

Moderna organisationer kan inte växa och förbättras med en top-down-strategi. Nya arbetssätt kräver en ledarskapsmodell anpassad för samarbete och som värdesätter inkludering på alla nivåer.

Varje medarbetare får värdefull erfarenhet och kunskap genom sina roller, och det skulle vara ett misstag att ignorera deras insikter när de fattar beslut. I dagens hybridarbetande värld måste vi ta vara på den kollektiva hjärnkraften för att skapa resultat.

När anställda är involverade i organisatoriska processer blir deras arbete mer meningsfullt. Istället för att bara följa beslut som fattas på toppen blir de en del av transformationsprocessen, vilket ökar deras motivation att bidra.

Resultatet av dina processer blir alltid bättre när du involverar människor. Du får bättre idéer när du bjuder in människor att dela med sig av sina insikter och erfarenheter, och du minskar också medarbetarnas motstånd mot förändring.

2. Samskapa projekt, utbildningsprogram och förändringsprocesser

Med stora projekt och processer som organisatorisk förändringsledning eller utbildningsprogram är det inte meningsfullt att bara en eller två personer paketerar sin kunskap och föreläser den för andra.

Ledare sitter inte på all visdom. Istället är det upp till ledarna att hitta flera pusselbitar av visdom i organisationen genom att bjuda in alla att dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter. På så sätt kan ni vara med och skapa resan och fatta smarta beslut tillsammans, baserat på allas input.

3. Anpassa din strategi efter sammanhanget

Ingen situation, förändringsprocess eller sammanhang är den andra lik. Det är därför det inte finns en förändringsstrategi som fungerar för varje situation. Det som fungerar för en organisation kanske inte fungerar för en annan.

Tänk på att när du leder förändring i en organisation så leder du inte en demokrati. Det kommer alltid att finnas någon som fattar ett strategiskt beslut och anger riktningen för förändring. Skillnaden i dag är att du måste ha ett samarbetande ledarskap. Istället för att tro att du har alla svar och tala om för folk vad de ska göra, vill du aktivt lyssna på alla röster inom organisationen och styra transformationsprocessen.

I alla organisatoriska processer måste du hitta balansen mellan att berätta, sälja och involvera.

4. Föregå med gott exempel genom feedback

För att vara en effektiv ledare är det viktigt att både ge och ta emot feedback. Vad de bästa facilitatorerna och de bästa ledarna har gemensamt är deras förmåga att lyssna.

För att känna dig trygg och säker i att ge feedback måste du träna. Börja ge feedback till dina anställda och fundera över vad det betyder för dig och för dem. Hur kan du ge feedback på ett sätt som gör att mottagarna mår bra och känner sig trygga att prata öppet med dig i framtiden?

Det finns ingen anledning att vänta på att någon ska göra något utöver det vanliga för att ge dem positiv feedback. Genom att göra det kommer du att få människor att känna att det de gör i sitt dagliga arbete syns och gör skillnad.

Tänk på att det ligger i vår natur att reagera starkt på kritik på grund av vårt grundläggande behov av att tillhöra en grupp och inte bli utesluten. Till och med hjälpsam kritik kan utlösa vårt ”fight or flight”-svar. När du ger både positiv och konstruktiv feedback, se till att vara specifik så att personen kan bygga vidare på vad de gör bra och identifiera områden att förbättra.

För att skapa en sann kommunikationskultur, be om feedback i gengäld. Om någon är tveksam till att ge dig konstruktiv feedback, försök att ställa specifika frågor. Till exempel, under en förändringsprocess kan du fråga anställda ”Hur tror du att jag skulle kunna få ännu fler människor att engagera sig?”

5. Lär dig facilitera

Facilitering handlar om att hjälpa en grupp att nå sina gemensamma mål. En facilitator ger inte en grupp de rätta svaren, utan är till för att hjälpa gruppen att hitta dessa svar tillsammans.

Resultatet av en samarbetsprocess är ägarskap: Människor stödjer det de har skapat tillsammans. För en ledare är det bättre att medarbetarna känner ett gemensamt ägande av en förändring de behöver genomföra eftersom de kommer att känna sig mer investerade och motiverade att göra förändringen.

De bästa processerna faciliteras av en person som är neutral till resultatet. Även okm ledare idag bör fungera som facilitatorer är det viktigt att komma ihåg att du som chef inte alltid kommer att vara helt neutral. Du kanske redan har en syn på vart organisationen är på väg och vad som bör göras.

Med det sagt, att facilitera är fortfarande en viktig del av att vara ledare. Du måste ställa de rätta frågorna, lyssna på svaren (även de du inte gillar) och föra processen framåt. Du vill inte ständigt driva fram dina egna argument. Var istället öppen för den input du får och för att din initiala syn kan se annorlunda ut från en annan vinkel.

6. Var medveten om hur du besvarar anställda

Om du vill engagera människor i förändring- eller utvecklingsprocesser måste du bygga förtroende. Oavsett hur vänlig och öppen du anser dig vara, kommer det alltid att finnas ett inslag av maktstruktur mellan dig och dina anställda. De kan också ha en historia med låga förtroenderelationer som inte har något med dig att göra, men som påverkar ditt ledarskap. Och det kan mycket väl påverka vad folk känner sig trygga att dela med dig.

Var uppmärksam på hur du svarar på anställdas input, frågor, funderingar och idéer. Visa uppskattning för att de delar med sig då det antagligen krävts mod från dem att öppna upp sig. Se till att dina anställda känner sig hörda och bekväma med att dela sina tankar och feedback med dig.

Att vidta åtgärder på folks förslag kommer också att bidra till att vinna deras förtroende. Och även om du inte implementerar deras idéer så ta dig tid att hjälpa dem att förstå varför.

7. Förstå den verkliga betydelsen av dialog

Definitionen av dialog är en diskussion eller ett samtal där båda parter försöker förstå varandra. Detta är dock inte alltid fallet i arbetsplatsdiskussioner mellan ledare och medarbetare.

Vissa ledare pratar om vikten av dialog, men vad det innebär i verkligheten är att medarbetarna helt enkelt får ställa frågor öppet. I sådana situationer kan det finnas en tendens att båda parter försvarar sina ståndpunkter utan att försöka förstå varandra.

Om det har förekommit en sann dialog går båda parter därifrån och känner att den andra ansträngt sig för att förstå deras perspektiv. De känner båda att de har lärt sig något av varandra. Detta skapar en förtroendefull relation och ökad ömsesidig förståelse.

Använd samarbetsplattformar på rätt sätt  

Tekniken har gått från att vara ett stöd till att ha en central roll i vårt arbete de senaste åren. För att utvecklas som en effektiv ledare och främja en samarbetskultur måste du också använda rätt verktyg.

Att använda en onlinebaserad samarbetsplattform som Howspace kan hjälpa dig att gynna engagemang och dialog, men det är hur du använder det som är viktigt.

Om du använder Howspace enbart för datainsamling eller som ett rapporteringsverktyg skapar du en återvändsgränd eftersom informationen inte flödar. Du kommer att skapa ett slutet system, och slutna system kan inte utvecklas.

För att främja kultur och omforma arbetssätt kan du samla alla på Howspace plattform och ge dem en roll i er väg framåt. På så sätt kommer du fram till beslut som driver fram resultat och ger medarbetarna möjlighet att känna sig kompetenta och viktiga.

Testa Howspace kostnadsfritt! Det går att anpassa Howspace efter vad som passar era projekt eller arbetssätt, men för att göra det enklare att komma igång har vi skapat mallar med exempelövningar. Kolla t.ex. in denna mall som hjälper er sätta upp SMART:a mål.

Fyll i formuläret för att ladda ner mallen helt kostnadsfritt. Är du redan kund hos oss? Då kan du istället ladda ner den till ditt konto här.