I övergången till en hybrid arbetsplats uppstår många frågor kring ledarskap och hur man fattar rätt beslut för sina team. De vanligaste frågorna som kom upp i en global undersökning som genomfördes av Howspace var bland annat:

• Hur kan vi uppnå den rätta balansen mellan distans- och kontorsarbete och bäst utnyttja fördelarna med båda alternativen?
• Hur kan vi skapa mer engagemang och en känsla av tillhörighet i hela företaget?
• Hur sätter vi tydliga principer och förväntningar för arbetet på plats på kontoret?

För att hjälpa ledare att skapa en framgångsrik hybrid arbetsmodell bad vi experter att dela med sig av sina råd och bästa praxis i hur man leder hybrida team.

Det finns inte en universallösning som passar alla

Steve Grace – Grundare och CEO på The Nudge Group

Jag tror att det viktigaste att komma ihåg när det kommer till hybridarbete är att det inte finns en storlek som passar alla.

Det är ingen idé att gå från heltidsarbete i kontorsmiljö till en stel hybridmiljö där alla måste vara på kontoret två dagar i veckan, eller måste arbeta två dagar hemifrån – det omkullkastar hela syftet med flexibelt arbete.

De flesta i en ledarroll vet redan att varje enskild person eller avdelning behöver ledas på olika sätt. Det gäller även när det kommer till hybridarbete.

På The Nudge Group har vi antagit en sann, flexibel arbetspolicy. Medarbetare som vill komma in på kontoret fem dagar i veckan kan göra det, och de som vill komma in på kontoret en gång i månaden kan göra det också. En del av vår personal kanske bara vill arbeta under skoltid. Det är inga problem med detta alls.

Vi har bara ett par ordinarie möten – ett veckomöte (som genomförs virtuellt eller på plats) och ett månadsmöte som genomförs i fysisk miljö, om det är möjligt för alla. Vi använder också Slack i hela vår organisation för att uppmuntra chatt mellan medarbetare; detta är ett bra sätt att säkerställa att vi fortfarande får den kunskapsöverföringen mellan senior och junior personal.

Huvudproblemet de flesta organisationer eller chefer har med hybridarbete eller distansarbete är centrerat kring förtroende. Men enligt min mening, om du är orolig för om din personal är produktiv eller inte när de arbetar på distans, har du ett anställningsproblem.

Behandla människor som vuxna, låt dem arbeta som de känner är bäst för dem, ge dem flexibiliteten för att passa de olika stadierna i deras liv, och du kommer att se att detta kommer att resultera i gladare och bättre presterande medarbetare.

Uppskatta att hybrida arbetsmodeller är komplexa 

John Losey – Director, Coach, och Facilitator på IntoWisdom Group

Termen ”hybrid” omfattar flera begrepp och skapar röriga konversationer. Det handlar inte bara om distans kontra fysisk närvaro, utan också om hur de interagerar. Hur vi definierar hybrid handlar inte bara om vissa människor in och vissa människor ut, utan vi pratar om detta kontinuum mellan fysiskt och virtuellt.

Efter att ha varit i branschen med att vägleda organisationer till deras nästkommande bästa steg mot tillväxt och hållbarhet ett tag, ser jag att alltför många ledare och konsulter nöjer sig med förenklade lösningar. Jag skulle uppmuntra oss alla att dyka in i den komplicerade situation vi står inför, uppskatta dess komplexitet och göra det hårda arbetet med att hitta de väsentliga aspekterna av enkla, eleganta lösningar.

Dela förståelse för det gemensamma syftet

Kenneth-Maxwell Nance – Talare, coach, och trainer tillsammans med the John Maxwell Team

Ha objektiv kunskap om andra, sig själv och det gemensamma syftet. Ju mer kunskap man har om sig själv, andra och det gemensamma syftet, desto bättre möjlighet har du att hjälpa till att konstruera en effektiv hybrid arbetsmodell.

När alla i organisationen förstår de delade syftena och ansvaret är det lättare att underlätta samarbete och engagemang.

Alla som vet vem, vad, när, varför och hur kommer långt när allt är sagt och gjort i kärlek.

Fortsätt att ställa frågor 

Naomi Timmer – Director på H2O-People

Mitt bästa tips till ledare när det gäller att bygga en hybrid arbetsmodell är att fortsätta ställa frågor. När du engagerar dig och öppnar upp dig själv, då kommer andra att följa efter.

För att uppmuntra samarbete och engagemang inom ditt team, ställ frågor om incheckning och utcheckning under möten. Ta tid för varandra – fråga hur dina medarbetare har det. Och uppmuntra kollegor att ge feedback på varandras arbete.

En hybrid arbetsmodell bygger på tillit

Robert Hourie – Director of Data Centers, Infrastructure & Security på GemPool

Vi har dagliga incheckningar med anställda. I vissa fall gör vi det i grupp under videomöten på morgonen och ibland i möten med enskilda anställda. Det kulturella inslaget måste upprätthållas, så gruppchattar är avgörande. Det finns ingen ersättning för möten ansikte mot ansikte så vi ser också till att vi träffas fysiskt som grupp en gång i veckan. Det är viktigt att hitta en balans.

Var noga med att undvika micro managing. En hybridmodell bygger på tillit.

För mig är lärande och utveckling en stor utmaning i en tjänstesektor som rekrytering. Att lära sig av sina kamrater är så viktigt. Det vi har gjort är att hålla oss till traditionell utbildning via onlineportaler. Vi tar sedan in de nya anställda en till två gånger i veckan tillsammans med några seniora medlemmar i teamet, så att de kan dela praktisk kunskap. Att lära av sina kamrater och seniora medlemmar i teamet är den största fördelen jag har hittat. Så detta kommer att ge verksamheten det bästa av två världar.

Lyssna aktivt på ditt teams behov 

Maryse Ward – Senior HR konsult på Folks HR

Lyssna på dina teams behov. Verkligheten kan skilja sig från avdelning till avdelning och kan kräva olika tillvägagångssätt.

Vi måste också anpassa vår kommunikation till hybridarbetsläget. Om vi till exempel är vana vid att bara hålla fysiska möten får vi inte glömma att bjuda in personer som distansarbetar. Du måste ha tekniken på plats och behärska den för att kunna facilitera dynamiska möten anpassade för både fysiska och virtuella deltagare.

Hantera resultat, inte uppgifter. För att uppnå detta måste du sätta upp specifika mål för varje gruppmedlem och följa upp dem. Håll kontakten med ditt team, planera gruppaktiviteter och fortsätt att visa uppskattning för ditt teams arbete.

Ha en tydlig policy för distansarbete och kommunicera den till alla anställda. Var beredd att se över din policy efter sex månader eller ett år för att justera den vid behov. Detta är en ny verklighet och kommer säkert att kräva justeringar. Din policy för distansarbete kan innefatta:

• De tjänster som är behöriga för distansarbete
• De dagar eller tidsluckor under vilka anställda måste vara på arbetsplatsen
• Den utrustning/material som kommer att tillhandahållas av arbetsgivaren vid distansarbete
• Säkerhet och konfidentialitet för information när du arbetar hemifrån
• Den distansarbetande medarbetarens ansvar
• Hälso- och säkerhetsstandarder som ska respekteras vid distansarbete

Bekämpa zoom-trötthet med asynkrona konversationer

Brian Casel – Grundare av ZipMessage

Mitt team kämpar ständigt med ”Zoom Fatigue” och vi upptäckte att överflödiga videosamtal med team och kunder är både dränerande och improduktiva.

Vi har flyttat de flesta av våra asynkrona konversationer till ZipMessage så att vi fortfarande kan ha konversationer ansikte mot ansikte, utan att behöva boka live Zoom-samtal hela tiden.

Resultatet är: Konversationer och input med högre värde från vårt team, eftersom de har utrymme att överväga sitt svar innan de publicerar. Dessutom öppnar det upp mycket mer tid i allas kalendrar för att fokusera på sitt arbete och få mycket mer gjort varje dag.

Ha transparenta samtal med ditt team

Michael Rosenbaum – CEO på Spacer

Jag upptäckte att det första steget när jag gick över till en hybridmodell var att ha transparenta samtal med mitt team om hur de vill att deras arbetsschema ska se ut och vad som är realistiskt. Sätt dig ner med var och en och förstå vad deras individuella preferenser är. En anställds situation kommer att förändras helt oavsett om de känner sig redo att gå tillbaka till kontoret eller inte och det är viktigt att erbjuda så mycket flexibilitet som möjligt.

Detta hjälper dig att fastställa vilka dagar de kommer till kontoret, om de har fastställda eller flexibla arbetstider, och gör det sedan möjligt för dig att fatta välgrundade beslut om vilken typ av kontorsyta du ska hyra. Jag kunde ha dessa samtal själv, eller så hade teamen dem med sina chefer, men i ett större företag kunde detta göras med hjälp av HR-teamet.

Jag tyckte också att det hjälper avsevärt att fokusera hela teamet på ett North Star-mått. Detta håller alla fokuserade och gör alla prioriteringar tydliga, vilket minskar missförstånd och gör jobbet för chefer enklare.

När det gäller att se till att distansanställda känner sig inkluderade, handlar det om att hitta en balans och göra ditt bästa för att hålla allas intressen i åtanke. Till exempel att se till att alla möten på kontoret spelas in och skickas till distansarbetare, samt att ha speciella uppföljningar som vänder sig direkt till dem. Vi gav också våra distansarbetare en rundtur på kontoret när vi först gick tillbaka för att få dem att känna sig delaktiga i händelserna.

Vi arbetar med flera konsultanställda från hela världen, och vi ser till att behandla dem precis som om de är en del av teamet. Det hjälper oss inte bara att främja bättre samarbetsrelationer med våra frilansare, utan det hjälper vårt distansteam att känna att de är en del av en blomstrande global Spacer-gemenskap!

Vårt team har också en Coffee Catch-up mellan avdelningarna varannan vecka, för att ge alla chansen till snack och för att lära känna varandra utanför jobbet. Detta samlar också olika team som annars inte skulle ha chansen att arbeta nära tillsammans. Vi ser också till att ha ett större evenemang med några månaders mellanrum, som samlar hela företaget, där en virtuell pizzafest och en julfest online har varit våra största framgångar hittills.

Sätt tydliga förväntningar på det digitala samarbetet

Chris Woods – Managing Partner på Plaid LLC

När det gäller att främja samarbete inom hybridteam är det mycket viktigt att hitta en balans mellan de olika kommunikationsmedierna.

Även om varje gruppmedlem har sin föredragna metod för kommunikation, måste du fastställa när olika verktyg ska användas. När man ska använda e-post kontra textmeddelande kontra videokonferenser kontra ett annat projekthanteringsverktyg kan orsaka förvirring och luckor vid överföring av kommunikation.

Att sätta tydliga förväntningar på hur man samarbetar digitalt hjälper till att begränsa förvirring och känslan av att hela tiden behöva koppla information från olika källor.

Testa Howspace kostnadsfritt! Det går att anpassa Howspace efter vad som passar era projekt eller arbetssätt, men för att göra det enklare att komma igång har vi skapat mallar med exempelövningar. Kolla t.ex. in denna mall som hjälper er sätta upp SMART:a mål.

Fyll i formuläret för att ladda ner mallen helt kostnadsfritt. Är du redan kund hos oss? Då kan du istället ladda ner den till ditt konto här.