Howspace är en digital samarbetsplattform som grundades av konsulter som ville stödja sitt eget arbete och samtidigt hjälpa andra konsulter och utbildare. Det ursprungliga målet med Howspace var att hjälpa människor att förstå varandra och transformera organisationer genom samarbetsprocesser. Kärnan i Howspace är inte vad vi som företag gör, utan vad du kan göra.

Howspace VD, Ilkka Mäkitalo, har arbetat inom området managementkonsultation, lärande, coaching, innovation, co-creation och facilitering med metoder och processer kring samarbete i över 25 år – både ansikte mot ansikte och virtuellt. Resultatet av alla dessa lärandeupplevelser är Howspace.

”Vi känner inte till någon annan motsvarande plattform som har designats av samma människor som själva är menade att använda den”, säger en Howspace-kund.

Medan Howspace-plattformen har utvecklats under åren, har kärnidén förblivit densamma: som Howspace-användare kan du designa ditt eget sätt att underlätta samarbete.

Vilka är Howspace designprinciper?

Howspace utvecklades enligt fem designprinciper, och dessa principer fortsätter att styra utvecklingen av plattformen.

Designprinciperna handlar dock inte bara om plattformen – de existerar också inom ramen för det systemiska tillvägagångssättet. Systemtänkande är den process av resonemang som kallas syntes, även kallad holistisk. Detta kännetecknas av tron att delarna av något är nära förbundna och förklarliga endast genom hänvisning till helheten.

Alla Howpace-användare – oavsett om du är en deltagare, en samarbetsdesigner eller en ledare – drar nytta av Howspace designprinciper på olika sätt. Här är en översikt över Howspace fem designprinciper och vad de betyder för dig, oavsett din roll.

1. Enkelt

Bygg intuitiva virtuella miljöer som deltagarna kan börja använda direkt, utan introduktionsutbildning.

När vi blir ombedda att utveckla nya funktioner på Howspace kontrollerar vi idén utifrån principen om enkelhet: om vi inte kan utföra det på ett enkelt sätt kommer vi inte att göra det. Så enkelt är det.

Som administratör (det vill säga om du designar samarbetet) kan du enkelt dra och släppa modulerna i din arbetsyta – Howspace är enklare att använda än PowerPoint. Du kan anpassa inställningarna som du vill, men bara när du är redo – du behöver inte dyka ner i djupet direkt.

Som deltagare kan du använda Howspace direkt utan någon inloggningsprocess, installation eller navigering. Det är lätt för dig att känna dig hörd, att få feedback på dina idéer, att lyssna på andra och att få tillgång till information.

2. Utan brus

Koppla bort bruset och dölj allt som inte är relevant för deltagarna för stunden så att de kan lita på att de är på rätt plats och kan fokusera på det som är viktigast.

Denna designprincip är nära relaterad till den föregående. Howspace är designat på ett sätt så att du inte ser något som inte är nödvändigt just då. När du har ett ämne som du ska ta upp på en arbetsplats för de personer det är relevant för, får alla klarhet och fokus.

Som administratör kan du göra deltagarnas upplevelse så enkel och ostörd som möjligt. Du kan välja hur mycket information deltagarna ser vid varje given tidpunkt, dölja allt som inte är relevant just då och visa och schemalägga sidor och avsnitt endast när det är dags. När det finns mer information än du hinner läsa, kan du använda visualiserings- och sorteringsverktyg för att förstå diskussionerna.

Som deltagare är allt du inte behöver se just nu dolt så att du kan fokusera på det som betyder mest nu. Du kommer inte att frestas att multitaska när du är fördjupad i den aktuella uppgiften. Tänk på Howspace som brusreducerande hörlurar: de håller bruset ute så att du kan koncentrera dig helt på vad du än gör.

3. Med kontext

Kontext skapar mening. Bygg ett sammanhang för samarbete och uppmuntra möjligheten att arbeta tillsammans.

Att arbeta tillsammans är omöjligt om vi inte har en samordnad förståelse av sammanhanget för vårt samarbete. I vår tankegång och vid designen av mjukvaran baseras kontextuell klarhet på teorin om ”kontextmarkörer” av Gregory Bateson. I Howspace är en arbetsyta ett sammanhang, oavsett om det är en förändringsprocess, händelse, kurs, gemenskap eller något annat. När sammanhanget är tydligt sker alla steg i samma delade process, på samma delade plats. Alla är medvetna om målen, vem som är med på resan och sätten att arbeta.

Som administratör kan du uppnå resultat snabbare genom att förtydliga sammanhanget för samarbetet och undvika förvirring. Kombinera synkront och asynkront arbete på ett sammanhållet sätt och säkerställ en sammanhållen struktur av allt innehåll och dialog. Dela det planerade schemat, klargör rollerna för de inblandade och använd ett inkluderande språk för att sänka tröskeln för diskussioner.

Som deltagare känner du till schemat för processen du deltar i, och de fysiska och virtuella utrymmen där du kommer att arbeta med andra.

4. Arbetsflödesbaserad

Se till att verktygen du använder är tillräckligt flexibla för att anpassas till dina arbetssätt. Bygg dina egna processer och använd verktyg för att föra förändringar framåt.

Du vet bäst hur du underlättar samarbetsprocessen så att saker går så smidigt som möjligt och skapar en känsla av samhörighet, och vi vill inte stå i vägen för dig. Vi vill helt enkelt ge dig plattformen för att få det att hända.

Som administratör utformar du dina processer efter dina egna arbetssätt, och vilken typ av grupper du vill bjuda in till olika faser i en process. Du väljer helt enkelt vilka widgets och innehållsdelar du behöver och drar och släpper dem i rätt ordning baserat på ditt utvecklingsprograms arbetsflöde.

Som deltagare blir du alltid inbjuden till rätt plats med en direktlänk till den aktuella fasen av den strukturerade processen.

5. Leds av facilitatorer

Designa samarbete och guida deltagarna på en gemensam resa. Ta en ovetande position och skapa en säker miljö för deltagande.

På Howspace tror vi att vårt jobb är att göra livet för samarbetsdesigners så fint som möjligt.

Det finns en stor skillnad mellan möjligheterna för deltagare och administratörer i Howspace. Administratörens roll är avgörande, eftersom det är de som utformar och leder samarbetet. För att leda som facilitator och designa en process så effektivt som möjligt behöver du analyser, påminnelser, schemaläggningsmöjligheter och ha full insyn i vad som händer.

Deltagarens roll begränsas så att det är så enkelt som möjligt att använda och engagera sig tillsammans med andra. Som deltagare kan du lita på processen och veta att en handledare alltid kommer att bjuda in dig att delta i diskussioner där din röst behövs – du behöver inte gräva runt och försöka gissa vad du ska göra.