Att hålla upplevelsen enkel är kärnan i Howspace och något som de flesta användare uppskattar mest.

Ju enklare du lyckas hålla det, desto lättare blir det att nå dina mål. Det här är ingen ny idé – ”Keep it simple, stupid” (KISS) är en designprincip som först användes i den amerikanska flottan och som nu används inom en mängd olika discipliner, inklusive mjukvaruutveckling och produktdesign.

Oavsett vad det är för projekt du arbetar med – vare sig det handlar om förändringsarbete, lärande och utveckling eller ett ökat samarbete – så ska rätt personer vara inbjudna och de ska fokusera på ett specifikt ämne i taget, och i en arbetsyta. Inget annat.

Låt oss dyka djupare in i vad enkelhet betyder i praktiken och hur du kan tillämpa denna designprincip i ditt arbete som facilitator för ett ökat engagemang och ett bättre samarbete.

Vad menar vi med enkelhet i praktiken?

Deltagarna kan komma igång direkt

Alla kan använda Howspace på en gång, oavsett roll eller tekniska förkunskaper. Plattformen är intuitiv, bekant och enkel att använda. Ingen inloggningsprocess, installation eller navigering behövs – alla kan komma åt en arbetsyta med bara ett klick.

Att hålla det enkelt är viktigt eftersom det låter alla deltagare känna sig hörda, få feedback på sina idéer, samarbeta med varandra och få tillgång till all information de behöver utan inlärningskurva eller tekniska hinder. Ju enklare arbetsytan är, desto fler kommer att känna sig inkluderade och kunna delta.

Med relevanta inbjudningar och dagliga eller veckovisa aviseringar (som deltagarna kan välja att anpassa eller ta bort) kan alla hålla sig uppdaterade med vad som händer och veta vad som förväntas av dem utan att aktivt behöva följa upp eller leta efter information.

Det är enkelt att designa ert samarbete

För dig som administratör, vare sig du jobbar som konsult, utbildare, facilitator eller ledare, är Howspace ännu enklare att använda än PowerPoint. Du kan enkelt dra och släppa byggstenarna i din arbetsyta, lägga till sidor, testa alla olika widgets och lägga till nytt innehåll.

Det finns många sätt att anpassa inställningarna, men du behöver inte dyka ner på djupet med avancerade inställningar direkt. Till en början kan du helt enkelt dra in de widgetar du behöver, och allt eftersom du lär dig mer kan du utveckla dina arbetsytor och effektivisera dina processer och projekt.

Alla nya funktioner är enkla att använda

En av våra värderingar på Howspace är att plattformen utvecklas tillsammans med våra kunder. Vi skulle gå miste om bra idéer om vi inte tog hänsyn till våra dagliga användares behov och önskemål.

Även om vi alltid uppmuntrar kundfeedback och förslag, agerar vi inte på varje begäran om att skapa nya funktioner som de är. Vi kontrollerar alltid idén utifrån våra designprinciper, och om det påverkar användarvänligheten avstår vi från att implementera det tills dess att vi hittar en lösning där det ger en enkel användarupplevelse.

Håll det enkelt när du designar deltagarupplevelsen

Här är sex tips för att förenkla dina egna processer för att förbättra deltagarupplevelsen, öka engamang och samarbete, och uppnå bättre resultat.

1. Ge enkla, korta och tydliga instruktioner

Less is more. Även om det kan vara frestande att dela ett 20-sidigt dokument med instruktioner för ditt utbildningsprogram så kommer denna överbelastning av information bara att överväldiga deltagarna.

Håll instruktionerna tydliga och fokuserade – videoinstruktioner fungerar ofta bra. Att tillhandahålla enkla instruktioner för mindre uppgifter kommer sannolikt att öka engagemanget.

Här är ett exempel på en kort introduktionsvideo från vår virtuella kurs Introduction to Digital Facilitation:

2. Förtydliga sammanhanget

Dela en enkel visualisering av hela processen så att deltagarna kan förstå helheten. I vår kurs Introduction to digital facilitation kartlägger vi programmet och vad deltagarna kan förvänta sig under de sex veckorna.

3. Fokusera på en sak i taget

Tvärtemot vad vi kanske tror är vi skapade till att vara monotaskers, vilket betyder att våra hjärnor bara kan fokusera på en uppgift i taget. Tänk på detta när du utformar och faciliterar samarbeten – fokusera på en sak i taget och be deltagarna att göra saker som kan utföras på bara några minuter.

Om du till exempel får ett e-postmeddelande med mycket text som tvingar dig att scrolla länge, är chansen stor att du lägger det i högen ”Jag tar itu med det här senare”. Men om e-postmeddelandet bara är ett par rader och det är något du enkelt kan agera på, kommer du till det där och då. På samma sätt är det bättre att ge deltagarna innehåll i lagom stora bitar oftare för att hålla dem engagerade under en längre tid.

4. Minska mängden information 

Ta hand om din arbetsyta som en trädgårdsmästare. Bli av med ogräset – de överflödiga delarna som riskerar att orsaka distraktion från det aktuella fokuset och aktuell information.

Du kan göra detta i Howspace genom att dölja och visa olika sidor och widgets för att undvika distraktioner, sidospår eller genom att separera olika användargrupper.

{video missing}

5. Inta ett inbjudande tillvägagångssätt

Bjud in deltagarna att delta i diskussioner i det ögonblick då deras input behövs. Du kan skicka e-postmeddelanden direkt från Howspace för att bjuda in personer att delta och ge dem som ännu inte har lämnat input en extra knuff.

6. Lyssna och få folk att känna sig hörda

Be inte om deltagarnas tankar i en undersökning bara för att dela resultaten ett år senare och ignorera deras huvudsakliga bekymmer. Visa snarare deltagarna att deras röster hörs och att beslut och handlingar baseras på deras input och samtal.

Gör insikter och slutsatser från gruppdiskussioner transparenta så att deltagarna kan förstå hur och varför saker och ting går framåt.

Enkelhet i ert samarbete

Principen om enkelhet handlar om att minska komplexiteten när det är möjligt. På så sätt säkerställer du att deltagarna förstår vad som förväntas av dem och för att göra det enkelt för alla att delta och få till ett bra samarbete.

Tänk på att enkelt inte betyder lätt – det kräver ansträngning och avsikt att skapa enkla processer. Men om du gör det rätt så kommer du att generera de resultat du är ute efter.