Så faciliterar du en digital workshop
Allt fler behöver nu hantera utmaningen med att leda en workshop i ett virtuellt format. De flesta har kanske erfarenhet av att leda grupper med fysisk närvaro men virtuell facilitering skapar nya frågor och funderingar. Samma grundläggande regler gäller dock fortfarande oavsett vilken typ av workshop det handlar om – det måste finnas ett tydligt syfte och mål och en genomtänkt planering.
Några vanliga utmaningar med virtuell facilitering
1. Hur aktiverar jag deltagarna och skapar en trygg och bra miljö under en digital workshop?
När en grupp möts kan det ibland vara lite trögt i starten, men efter ett tag tar samtalet fart och deltagarna vågar bjuda mer på sig själva. Brainstorming och post-it-övningar går bra, olika alternativ bollas och – ibland – leder mötet också fram till nya beslut. Men vad händer när gruppen i stället måste mötas i en virtuell miljö?
Jag hör ofta att då blir det inte lika mycket aktivitet. ”Folk deltar inte på samma sätt.” ”De verkar inte engagera eller vilja bidra lika mycket.” Frågan är om mötesledarna planerar lika noga inför ett möte i det digitala rummet som de brukar göra i det fysiska rummet. Faciliterar de mötesprocessen på samma sätt som när de har hela gruppen framför sig? Ställer de samma frågor och använder samma metoder och tillvägagångssätt för att skapa engagemang?
Inför en virtuell workshop är det t.o.m. ännu viktigare att få deltagarna att känna sig trygga och säkra för att få igång diskussionen. En vanlig incheckningsrunda kan vara bra som uppvärmning, t.ex. en kort fråga som är lätt att besvara för alla. Människor behöver lite tid att komma igång. Samma mötesregler ska också gälla för hela gruppen. Be t.ex. deltagarna att sätta på eller stänga av sina kameror när det är deras tur att yttra sig. Dagens smarta verktyg gör det möjligt för dig dra nytta av alla dina ledarkunskaper och färdigheter i rollen som digital facilitator.
2. Hur använder jag de olika verktygen? Vilka verktyg är bäst att använda?
Det är viktigt att du känner att du har kontroll under mötet och vet hur du ska använda dina verktyg – och det finns många olika verktyg att välja på. Vi brukar använda ett konferensverktyg som vi känner oss bekväma med, t.ex. Zoom, Teams eller Hangouts tillsammans med en fristående digital faciliteringsplattform. När många deltagare ska turas om att yttra sig under ett videosamtal blir kanske en del sittande tysta. Det går att undvika med olika gruppvisa aktiviteter på samma sätt som i den fysiska miljön. T.ex. omröstning om vissa förslag och flervalsfrågor för andra när det passar. Vilket är mest effektivt för varje enskild fråga: att ha en muntlig diskussion eller skriftliga svar? Posta förslag och idéer, klustra dem och skapa mindre grupper för varje kluster. Rösta och prioritera i realtid.
Ha en väl genomtänkt planering – ett ”körschema” – med anteckningar om vad som ska hända under mötet, vid vilken tidpunkt och med vilka verktyg. Glöm inte att också informera alla deltagarna klart och tydligt om vad som kommer att hända. Testa gärna nya arbetssätt och kombinationer av olika verktyg i god tid före mötet tillsammans med en kollega eller vän, så att du är väl förberedd och kan facilitera din workshop som planerat.
3. Hur behåller jag deltagarnas fokus och uppmärksamhet hela tiden?
Det enkla svaret är att det går nog faktiskt inte. Därför bör inte en fysisk heldagsworkshop överföras till ett digitalt format rakt av. Det är bättre att planera för flera korta möten omväxlande med snabba synkrona videosamtal. Människor har faktiskt svårare att koncentrera sig i en digital miljö. Dessutom är det inte lika lätt för dig som facilitator att uppfatta energin i gruppen. Mitt råd är att använda olika korta inslag/aktiviteter även under ett entimmes videomöte.
Det är också bra om deltagarna kan förbereda sig så att er gemensamma tid online blir så effektiv som möjligt från start. Kan delar av diskussionen genomföras i små grupper? Går det att ha mindre skriftliga diskussioner på en faciliteringsplattform baserat på olika fokusområden?
Det är viktigt att skapa tydliga förväntningar
Som facilitator behöver du kunna leda varje digital interaktion som om det vore ett personligt möte. Vilken möteskultur gäller för interaktion online? Kanske har den frågan inte varit aktuell tidigare?
Att leda möten i det digitala rummet är annorlunda och ställer nya krav. Mål och syfte kan definitivt vara desamma, men det krävs ändå en del nya kunskaper och färdigheter om vad som fungerar och inte fungerar online.
Testa Howspace kostnadsfritt! Det går att anpassa Howspace efter vad som passar era arbetsätt, men för att göra det enklare att komma igång har vi skapat mallar med exempelövningar. Kolla t.ex. in denna mall med en event- och mötesteknik som gör det möjligt för alla typer av människor, i alla typer av organisationer att mötas, samtala och skapa resultat tillsammans.
Fyll i formuläret för att ladda ner mallen helt kostnadsfritt. Är du redan kund hos oss? Då kan du istället ladda ner den till ditt konto här.
