5 fördelar med hybrida arbetsplatser

Med en hybrid arbetsmodell handlar det om att anpassa och utforma arbetsuppgifterna så att just ditt team kan prestera bra resultat. Det handlar om att skapa arbetssätt som är inkluderande och omfattar så många medarbetare som möjligt. Förutom att företag mer och mer själva ser nyttan, så finns det även en samlad förväntan hos medarbetarna om en mer hybrid och flexibel arbetssituation. Trots detta saknar saknar 68 % av tillfrågade företag och organisationer en plan eller tydlig målsättning för hybridarbete, enligt en studie av McKinsey.

Här listar vi fem möjliga fördelar som kan vara bra att tänka på vid den fortsatta planeringen av en framtida hybrid arbetsmodell.

1. Ökad produktivitet

En hybrid arbetsmodell erbjuder flexibilitet och kan bidra till en generellt ökad produktivitet. När medarbetarna har rätt att själva bestämma hur de vill arbeta enligt vad som passar var och en bäst, kommer produktiviteten att förbättras. I en företagskultur där distansarbete ses som något positivt – inte minst när det gäller uppgifter som kräver fokus – går det att skapa bra balans mellan kreativitet och samarbete i en hybrid arbetsmiljö för olika grupper av medarbetare.

Medarbetare som behöver lugn och ro för att koncentrera sig – och de som trivs bäst i en gemensam kontorsmiljö – kan välja att arbeta när och där de kan vara mest produktiva. Enligt Gartner bör företagen ha med fyra olika arbetssätt i planeringen av en bra hybrid arbetsmiljö.

Synkront arbete:

• Samtidigt arbete, tillsammans. Medarbetarna är på plats och möten kan genomföras med alla närvarande.
• Samtidigt arbete, på distans. Medarbetarna befinner sig på olika platser men deltar i gemensamma digitala möten.

Asynkront arbete:

• Individuellt arbete, tillsammans. Medarbetarna sitter i gemensamma lokaler men arbetar på olika tider.
• Individuellt arbete, på distans. Medarbetarna befinner sig på olika platser och arbetar hemma på egen hand med egna arbetsuppgifter.

För att de fyra arbetssätten ska fungera bra i en hybrid arbetsmodell behöver vi också utveckla samarbete, kunskaper och färdigheter inom respektive område.

Hybrid inlärning utnyttjar digitala verktyg för synkron interaktion både på distans och vid fysisk närvaro. Det är viktigt att verktygen har ett sömlöst stöd för synkrona och asynkrona funktioner. Verktyg som Zoom, Teams och Miro är till exempel inte utvecklade för att både användas på distans och i en gemensam miljö, synkront och asynkront. Digitala verktyg måste fungera både för deltagande, samarbete och kommunikation för att medarbetarna ska kunna prestera bra resultat. Det är oftast bättre att skapa transparenta miljöer för asynkront arbete, där möten kan genomföras och arbetet kan pågå före, under och efter ett möte.

En intressant erfarenhet är att företag som haft de största ökningarna i produktivitet under pandemin också har skapat utrymme för medarbetarna att “stanna upp en stund” enligt McKinsey. Det kan t.ex handla om en stunds tankeutbyte med coachning, delade idéer, mentorskap och gemensamt arbete. Företagen har erbjudit utbildning till chefer och ledare i att tänka i nya banor för att kunna förändra befintliga arbetsprocesser och skapa ökad tillfredsställelse och trivsel på arbetsplatsen

2. Förbättringar av arbetstillfredsställelse och kultur

Eget ansvar är nyckeln till ökad arbetstillfredsställelse – när medarbetarna får möjlighet att själva bestämma hur, var och när de arbetar kommer arbetsnöjdheten att skjuta i höjden.

Eget ansvar gäller inte bara distansarbete – det är också viktigt på arbetsplatsen. Medarbetarna kommer nu tillbaka till kontoret efter att i mer än ett år till stor del själva planerat sitt arbete. De behöver känna att de fortfarande har förtroende att göra det utan att ha en chef hängande över axeln.

I vårt företag är ömsesidig uppskattning och positiva förutsättningar en av våra sex vägledande principer. När vi arbetar på distans, och inte träffas varje dag, kan det leda till förutfattade meningar om andra. I vår kultur är vi överens om att sådana antaganden ska vara positiva. Vi utgår från att varje person gör sitt bästa och tar de bästa möjliga besluten utifrån sina egna förutsättningar. Om vi inte förstår, visar vi intresse och ställer frågor som ”Jag förstår inte riktigt, kan du hjälpa mig och förklara vad det är du gör och varför?” Ibland krävs lite mod och stöd från kollegorna för att våga fråga men det har visat sig vara väldigt positivt för företagskulturen.

3. Bättre möjligheter till kontinuerligt lärande

Alltför många organisationer är prestationsdrivna. Det finns ibland inte tillräckligt med utrymme för lärande på en arbetsplats där det ständiga fokuset är på att medarbetarna presterar. En resultatinriktad organisation säger inget om medarbetarnas utveckling på lång sikt. En hög produktivitet kan då bli ett sätt att maskera en slutkörd personal.

Chefer och ledare behöver vara ödmjuka och inse att lärande inte bara handlar om att ”gå en kurs”. I stället bör man skapa scenarier som ger möjligheter till lärande och reflektion varje dag. Fulltecknade arbetsdagar ger inte mycket kraft och tid över till att reflektera över det senaste mötet, senaste dagen eller till och med den senaste veckan. I tanken är vi ju redan på väg till ”nästa möte”. Gör det möjligt för dina medarbetare att stanna upp en stund för självutveckling, lärande och reflektion.

Det fina med en hybrid arbetsmodell är att dina medarbetare kan välja själva när de vill jobba – före eller efter ordinarie mötestider – i lugn och ro utan att bli störda eller distraherade.

4. Bättre samarbete och arbetsrelationer

Zoom och virtuella möten (som behövs då och då för samordning) tar för stor del av hybridarbetet. Enligt uppgifter från Microsoft har chattandet på teams ökat med 45 % per deltagare sedan februari 2020 och mötestiderna med över 148 % – mer än dubbelt så mycket som det var 2020. Vi måste lära oss nya sätt att arbeta där inte alla arbetade timmar går åt till ständiga möten och där det ”riktiga jobbet” utförs på helger och kvällar.

Vi behöver tänka som en facilitator: förstå hur relationer fungerar och planera arbetet så att det passar människors vanor och behov. När ledare och experter hjälper till att skapa dialog om bra arbetssätt kan vi också skapa relationer på en helt ny nivå där människor får en ökad förståelse för varandras livssituation.

Forskning visar att närmare interaktion mellan medarbetare leder till starkare relationer på arbetsplatsen, högre produktivitet och större totalt välbefinnande.

5. Förbättrad mental hälsa 

Arbetets anpassning är viktigt för varje hälsosam arbetsmiljö. Det handlar alltså inte om att skapa balans mellan arbete och privatliv (som aldrig är i perfekt balans), utan om hur hybridarbetet tillåter varje individ att anpassa arbete och privatliv på ett sätt som fungerar för dem. Det bidrar också till förebygga utbrändhet och minimerar stress. Arbetet spiller över i våra liv, men livet spiller inte lika ofta över i vårt arbete. Är det fint väder idag? Varför inte åka och bada? Arbetet kan kanske göras klart senare när det är svalare och regnar? Det är förvånande att en av fem globala deltagare svarar att deras arbetsgivare inte visar något intresse för balansen mellan arbete och privatliv, enligt en undersökning från Microsoft.

När vi arbetar på distans finns inte den personliga interaktionen vilket kan upplevas som en mental press. Därför är det viktigt att utveckla bra tillfällen och möjligheter för interaktion och mentalt välbefinnande – att ta vara på alla viktiga band och kontakter mellan människor som kan bidra till medarbetarnas trivsel och arbetstillfredsställelse.

Kort och gott

Chefer och ledare planerar för att kunna upprätthålla produktivitetsnivåerna på samma sätt som under pandemin samtidigt som medarbetarna får förtroende att själva besluta om hur de vill arbeta enligt en hybridmodell. Då måste man också underlätta och skapa utrymme för interaktion.

Verktygen som ersätter närvaron på arbetsplatsen har inte främst varit inriktade på att effektivisera distansarbetet. Men en hybrid arbetsmodell erbjuder stora möjligheter för dig att lyfta din organisation till en ny nivå – om den används på rätt sätt.

Om författaren

Ilkka Mäkitalo, CEO och medgrundare till Howspace är också pappa till Howspace digitala plattform. Ilkka brinner för deltagande ledarskap, digitalt faciliterad organisationsutveckling och nya arbetsformer. Han har mer än 20 års erfarenhet som konsult inom förändringsledning och organisationsutveckling.