Regional GEDSI Summit
Bryt barriärer: 600 alumner i Indo-Stillahavsområdet om inkludering
Utmaning
Det regionala GEDSI-ledarskapstoppmötet skulle samla runt 600 australiska alumner från nyckelsektorer i Filippinerna och andra Australia Awards-program i Indo-Stillahavsområdet för att diskutera temat Breaking Barriers: Working Together Towards Inclusive Recovery. Australia Awards and Alumni Engagement Program (AAAEP) förstod att anordnandet av ett 3-dagarsevent under pandemin ställde högre krav för att upprätthålla engagemang i en helt virtuell miljö. De behövde därför en plattform byggd för interaktivitet och samarbete.
Lösning
Teamet granskade olika digitala samarbetsverktyg och plattformar som passar deras behov och budget och fann Howspace som den lämpligaste plattformen för att genomföra deras virtuella event. ”Att se Howspace användas på en annan konferens och uppleva hur plattformen möjliggör engagemang och samarbete var en av de viktigaste anledningarna till att vi valde att använda oss av Howspace”, beskriver Milalin Javellana, programchef.
Resultat
Ledarskapstoppmötet för jämställdhet, funktionshinder och social integration (The Gender Equality, Disability, and Social Inclusion Leadership Summit, eller GEDSI) stöder den australiensiska regeringens pågående engagemang för att främja jämställdhet och kvinnors egenmakt som ett sätt att bidra till tillväxt, fred och säkerhet, utveckling och stabilitet.
I år anordnades det regionala GEDSI-toppmötet i juli som ett tre halvdagars virtuellt toppmöte som samlade cirka 600 australiska alumner från nyckelsektorer i Filippinerna och andra Australia Awards-program i Indo-Stillahavsområdet. Temat för toppmötet var Breaking Barriers: Working Together Towards Inclusive Recovery.
AAAEP insåg att en stor utmaning för att ge sig in på den här typen av event som genomförs helt och hållet online är att upprätthålla deltagarnas engagemang. Teamet granskade olika digitala samarbetsverktyg/plattformar som stämde överens med deras behov och budget och fann Howspace som den lämpligaste plattformen för att genomföra det virtuella eventet.
”Att se Howspace användas på en annan konferens och uppleva hur plattformen möjliggör engagemang och samarbete var en av de viktigaste anledningarna till att vi valde att använda Howspace”, beskriver Milalin Javellana, programchef, Australia Awards och Alumni Engagement Program – Filippinerna, en av arrangörerna av det regionala GEDSI-ledarskapstoppmötet 2021.
Hur bröt arrangörerna av GEDSI Leadership Summit barriärer genom att engagera 600 deltagare i 18 olika länder och flera tidszoner med hjälp av Howspace? Låt oss ta reda på vad deras nycklar till framgång var och vad de lärde sig av sin resa.
Aktiviteter före eventet ökade engagemanget
Eftersom toppmötesdeltagarna aldrig hade träffat varandra, spelade Howspace-plattformen en avgörande roll för att bygga upp en känsla av gemenskap och anknytning bland deltagarna.
”Howspace var till stor hjälp då det erbjöd deltagarna möjligheten att starta konversationer redan innan själva konferensen. Det gjorde det lättare för människor att öppna upp och ge sina insikter och aktivt delta i diskussionerna”, avslutar Angela Ferrer, Senior Project Manager (Alumni Engagement), Australia Awards och Alumni Engagement Program – Filippinerna.
Från början var det uppenbart att vilken plattform Javellana, Ferrer och deras team än skulle välja för GEDSI-toppmötet, måste den rymma aktiviteter före evenemanget. Arrangörerna insisterade på att skapa energi och spänning inför evenemanget och ge deltagarna en chans att få kontakt med varandra i förväg.
En av deras funderingar var om deltagarna skulle vara villiga att lära sig hur man använder en ny plattform. Förutom att höja spänningen kring evenemanget, var aktiviteterna före engagemanget utformade för att hjälpa deltagarna att bli bekväma med plattformen.
”Vi ville verkligen att deltagarna skulle uppleva plattformen redan innan evenemanget. Aktiviteterna före evenemanget värmde verkligen upp deltagarna”, förklarar Ferrer.
En annan fördel med aktiviteter före evenemang var att introducera idén om asynkront samarbete på plattformen. Eftersom deltagarna kom från olika tidszoner ville arrangörerna erbjuda alla möjligheten att ansluta och dela sina erfarenheter på sin egen tid.
Oron för att introducera ett nytt verktyg för deltagarna visade sig snabbt onödigt. När plattformen först öppnades för deltagarna var de genast igång och började använda den.
”Deltagarna välkomnade den nya plattformen och möjligheten att lära sig den. Det bekräftade för oss hur användarvänligt Howspace verkligen är”, säger Javellana.
En trygg plats för samtal och samarbete
Arrangörerna hade tre mål för evenemanget:
- Att göra det möjligt för alumnerna att dela bästa praxis och sina egna erfarenheter relaterade till kvinnors egenmakt och social integration.
- Tillåter de som ännu inte är involverade i GEDSI att lära sig av andra som redan arbetar på området.
- Uppmuntra nätverkande och samarbete över gränser och länder.
”Howspace var till hjälp för oss eftersom vi kunde ge alumnerna ett utrymme att dela sina erfarenheter och vad de gjorde med GEDSI. Vi ville också att de skulle lära känna varandra. Vi känner att vi verkligen nått våra mål”, förklarar Javellana.
Det som gjorde deltagarengagemanget så framgångsrikt var plattformens användarvänlighet. Som en webbaserad plattform liknar Howspace sociala medier, så det är lätt för användarna att hoppa in och engagera sig med varandra. Den stora skillnaden är dock att Howspace låter samtalen ske i en säker miljö där informationen inte är offentlig. Detta var en av de största faktorerna som övertygade Javellana och Ferrer att välja plattformen.
För engagemang före eventet satte arrangörerna upp virtuella institutionsbesök för att visa upp de olika GEDSI-projekten. Dessutom bad de deltagarna att dela bilder som sedan lades upp på plattformen för Social Impact Exhibits. I utställningarna kunde deltagarna lämna kommentarer och frågor till varandra, vilket gjorde att de kunde lära känna varandra innan eventet.
Riktmärke för andra virtuella event
”Efter toppmötet har folk sagt till mig att vi sätter ribban högt för virtuella evenemang. 2021 års regionala GEDSI Leadership Summit har blivit riktmärket för alla andra organisationer”, tillägger Javellana.
En av faktorerna som gjorde evenemanget så framgångsrikt var hur det kopplade samman människor kring de viktiga ämnena som berördes under eventet. GEDSI-arrangörerna använde AI under evenemanget för att förstå konversationen och fatta snabba beslut.
Ur administratörens synvinkel är det väldigt enkelt att anpassa arbetsytans visuella bilder på Howspace. Tillsammans med bilderna tyckte GEDSI-arrangörerna att e-postsystemet och användarhanteringen var mycket kraftfulla.
Deltagarna berömde också plattformen speciellt för dess interaktivitet och beskrev hur väl den stödde samarbete och dela reflektioner för deltagarna.
När det kommer till lärande var Javellana och Ferrer överens om att en av de mest kritiska och utmanande delarna för dem var att brainstorma bra frågor som skulle göra det möjligt för deltagarna att reflektera och engageras. I framtiden hoppas de kunna maximera användningen av de olika funktionerna som finns i Howspace för att skapa en ännu bättre användarupplevelse. En del av deltagarna är återkommande deltagare, så att kunna visa dem nya saker är ett extra plus. Det är därför både Javellana och Ferrer var glada över att välkomna de nya funktionerna i Superchat med klisterlappar och inbyggd AI-insikt.
Liknande kundberättelser
UN Women ger röst åt mångfalden med hjälp av en ai-driven onlineplattform
UN Women gjorde jämställdhetsförespråkarnas röster hörda genom diskussionsforumet Generation Equality byggt på Howspace-plattformen.
Tar samtalet vidare efter en 3-dagars konferens
Toronto Change Days använde Howspace för att skapa ett inspirerande event om förändringsledning snarare än att bygga en statisk envägskommunikation med PowerPoint-presentationer.
medArt Basel engagerade över 1000 personer i en digital konferens
Läs om hur medArt basel, en femdagar lång konferens för sjukvårdsindustrin i Schweiz, gjorde sitt årliga event till en interaktiv, virtuell upplevelse.
Förslag på färdiga mallar
Se alla
SMART:a mål
Bedömning och reflektion av lärande
