medArt basel
medArt Basel engagerade över 1000 personer i en digital konferens
Utmaning
medArt basel, en årlig fem dagar lång konferens för sjukvårdsindustrin med upp till 2000 deltagare, flyttade till ett virtuellt format under pandemin och behövde en plattform som kunde stödja deras program med föreläsningar, seminarier och praktiska workshops och fortfarande vara interaktiv för alla deltagare.
Lösning
Efter att ha provat att hålla ett event med endast föreläsningar på en annan plattform på deras första virtuella konferens, beslutade medArt att de behövde ett mer interaktivt format för att mer likna de fysiska eventen de hade före pandemin. För att uppnå detta valde de att använda Howspace som plattform.
Resultat
medArt basel är en medicin- och läkarkonferens som hålls på universitetssjukhuset i Basel, Schweiz. Fram till 2020 hade den årliga femdagarskonferensen skett i fysisk miljö, där 1 000-2 000 personer deltog i en blandning av föreläsningar, kliniska fallseminarier och praktiska workshops.
Hur upprätthöll medArt Basel-arrangörerna engagemang och interaktivtet när de flyttade konferensen helt online? Här är en titt på deras resa och vad de lärde sig på vägen.
”Howspace var den mest interaktiva plattformen vi kunde hitta för medArt basel. Jag skulle verkligen rekommendera att använda Howspace för att hålla publiken engagerad under en konferens.”
På jakt efter en interaktiv onlineplattform
När pandemin slog till 2020 ställdes de flesta medicinska konferenser in, och medArt basel-arrangörerna trodde först att de måste göra detsamma. Istället bestämde de sig för att testa en tvådagars digital konferens med enbart toppmoderna föreläsningar. Denna digitala medArt basel.20 var den virtuella pionjärkongressen i Schweiz, och den var en stor framgång. År 2021 var en personlig eller till och med hybridkonferens fortfarande omöjlig, men medArt basel-arrangörerna ville hitta en mer kreativ onlineplattform med målet att engagera deltagarna i en fem dagar lång interaktiv konferens.
”Den tidigare plattformen var bra, men allt folk kunde göra var att titta på föreläsningar. Efter ett helt år av covid där alla var på Zoom, ville ingen längre titta på skärmen. Vi behövde något mer interaktivt, säger Ceylan Eken, chef för medArt basel 2017-2020.
”Aha-ögonblicket för oss var när vi såg möjligheterna till engagemang och hur lätt det var att använda Howspace.”
Efter att ha letat efter olika lösningar och begränsat alternativen kom medArt basel-arrangörerna och kommittén fram till att Howspace bäst skulle passa deras behov.
”Aha-ögonblicket för oss var när vi såg möjligheterna till engagemang och hur lätt det var att använda Howspace”, säger Ceylan. ”Flexibiliteten hos Howspace var också en stor fördel. Antalet widgets gjorde att vi kunde göra många olika saker som att svara på och ställa frågor, köra frågesporter och behålla deltagarnas uppmärksamhet på sidan”, fortsätter hon.
medArt basel.21 höll deltagarna engagerade och intresserade
Omkring 1 500 personer deltog i medArt basel-konferensen på Howspace, medan ytterligare personer anslöt sig från sjukhuset. Föreläsarna kunde se att folk var engagerade och ställde frågor. 100-200 personer deltog i de fyra eftermiddagspassen under torsdagen och fredagen. ”Det övergripande engagemanget var mycket positivt”, sammanfattar Ceylan.
Eftersom Basel är en stad med en stark konstnärlig kultur, ville arrangörerna införliva kulturevenemang som de skulle under en personlig konferens. För att hålla folk intresserade och engagerade inkorporerade de museiturer online, sportvideor, videor av klassisk musik och cirkusföreställningar. De hade också en specifik sida där människor kunde nätverka, precis som de skulle göra vid ett ansikte mot ansikte-evenemang.
”Av alla verktyg vi har sett var Howspace det händigaste och coolaste, och teamet det vänligaste”, avslutar Ceylan.
Lärdomar från 2021 års konferens
Testa tekniken i god tid
Att köra ett helt digitalt evenemang med många deltagare och talare som interagerar med varandra, innebar en del svårigheter. Lyckligtvis inträffade alla tekniska problem inom de första 24 timmarna, och arrangörerna – tillsammans med praktisk support från Howspace-teamet – kunde hitta en alternativ lösning för att få alla deltagare på plattformen att interagera, kommunicera och delta. Vi lever och vi lär oss – att testa alla nya verktyg och verktygskombinationer i god tid är nyckeln.
Utbilda människor i hur man använder tekniken
”Howspace-teamet utbildade nästan hundra läkare i hur man använder plattformen med mycket tålamod och alltid med ett leende på läpparna”, säger Ceylan.
På konferensens välkomstsida fanns också en instruktionsvideo om hur man använder Howspace-plattformen.
medArt basel hade också en FAQ-sida och helpdesk tillgänglig under alla fem dagar av konferensen, med e-post och telefonnummer tillgängliga.
Konferenspresentatörer och deltagare kan ha olika nivåer av erfarenhet av teknik och vissa personer kan dra nytta av stöd för att dela skärmar, stänga av mikrofoner och skriva i rätt chattboxar. medArt Basel genomförde flera utbildningar men insåg att mer omfattande utbildning kunde ha hjälpt människor att känna sig mer självsäkra när de navigerade online.
Planera framåt
Medan medArt basel-arrangörerna satte ihop en väldigt framgångsrik konferens, kunde de ha dragit nytta av ett mer flexibelt schema. De lärde sig att ha en tydlig vision av tidslinjen, med hänsyn till alla helgdagar för de inblandade. Detta är särskilt viktigt när man arbetar med människor i olika länder.
En hybrid strategi är vägen framåt
Inom sjukhusindustrin går tekniska framsteg och förändringar vanligtvis långsamt. Men med pandemin tvingades branschen att ta ett enormt steg framåt när det gäller digitala trender.
”Inom ett eller två år uppnådde vi vad vi normalt skulle kunna uppnå om 10 år. Men då har folk saknat att träffas ansikte mot ansikte. Trenden som vi ser komma är en hybridstrategi, förklarar Ceylan. ”Vi kommer inte att bli av med online-alternativ, och saker kommer inte att gå tillbaka till bara ansikte mot ansikte. Det kommer alltid att finnas möjlighet att delta online. Mer teknik för att underlätta hybridmöten kommer att behövas, liksom för människorna på plats att kunna delta i lekar och interaktioner digitalt”, tillägger hon.
Liknande kundberättelser
Se alla
Fackförbundet Delta visar vägen mot digital transformation
Sedan Delta upptäckte Howspace har de numer en plattform som kan användas till allt från utbildningar och kurser till nomineringsprocesser och stöd vid möten.
Negotias resa mot ökad medlemsdemokrati
Negotia hittade Howspace när de sökte efter en ny lärplattform. De upptäckte att Howspace även kunde hjälpa dem med deras demokratiska arbete i organisationen.
Finska Högskoleutbildade samhällsvetare (YKA) fördjupar inlärning av AI med Howspace
Howspaces AI-funktioner gav bra övergripande stöd för YKA:s eLearning-program om att fördjupa AI-inlärning.
Förslag på färdiga mallar
Se alla
Design a Hybrid Workshop
SMART:a mål
