Dagens arbetsmiljö är fylld av störande moment. Det finns alltid ett nytt e-mail eller ett Slack-meddelande att svara på. Ännu ett möte att gå på. Även efter att du har stängt ner din laptop kan du lätt gå vilse i en oändlig ström av notiser på din telefon. Varje gång du flyttar din uppmärksamhet mellan olika meddelanden, appar, enheter och uppgifter – context switching – påverkas din kognitiva belastning, vilket gör dig mindre produktiv och mer utmattad.

Hur mycket skulle vi kunna förbättra vår produktivitet och välbefinnande på jobbet om vi minskade mängden oljud omkring oss? Hur skulle vi kunna eliminera distraktioner och skapa bättre resultat genom samarbete i en brusfri miljö?

Vi utvecklade Howspace som svar på dessa utmaningar på arbetsplatsen. Den brusfria designprincipen är nära relaterad till enkelhet – Howspace första designprincip. Det handlar om att minska bruset runt omkring oss för att fokusera på det viktigaste.

I det här inlägget kommer vi att beskriva hur du kan tillämpa den brusfria principen i ditt nästa lärande- eller förändringsinitiativ.

Vad det betyder i praktiken

Inga visuella distraktioner

Howspace är designat för att dölja det som inte är nödvändigt att visa just där och då. Vi gör allt vi kan för att undvika visuella distraktioner i Howspace så att facilitatorer och deltagare kan fokusera på det som är viktigast för stunden. Ett exempel på detta är hur vissa widgetar som inte behövs lika ofta – som anteckningar och pinning – visas inte med de andra standardwidgetarna. Även svar i chattar är dolda som standard.

Medan administratörer kan redigera sidlayouter, lägga till innehåll, ändra arbetsyteinställningar och lägga till användare så ser deltagarna bara det som är relevant för dem – allt annat är dolt.

Så här beskrev en av våra kunder deltagarupplevelsen i Howspace: ”Det är lätt att delta – du behöver inte tänka två gånger. Folk kommenterade att de inte ens tänker på multitasking.”

Hitta rätt med ett klick

När du bjuder in någon till en arbetsyta leder du dem direkt till det aktuella innehållet. Deltagarna behöver inte leta sig igenom olika sidor för att hitta rätt. Istället skickar du en länk till deras e-post som leder direkt till den aktuella fasen av processen.

7 konkreta tips för att minska brus när du samarbetar online

Som facilitator är det din uppgift att göra deltagarupplevelsen så enkel och brusfri som möjligt. Här är några praktiska tips som hjälper dig att göra just det.

1. Dela upp ditt program i mindre bitar

Utöver det visuella perspektivet bör man även tänka på den brusfria principen ur ett processledningsperspektiv. För att minska mängden uppgifter som du ber deltagarna att göra på en gång är det en bra praxis att försöka dela upp ditt förändrings- eller lärandeprogram i mindre bitar.

Om du till exempel driver ett kompetensutvecklingprogram kan det vara fördelaktigt att planera flera korta moduler med endast ett eller två lärandemål per modul för att hålla ett tydligt fokus. Ge deltagarna mindre uppgifter de kan göra på ett par minuter så att lärandet blir till en del av deras dagliga arbete.

2. Använd en arbetsyta per projekt

Sättet du ställer in din arbetsyta på kan minska mängden buller för deltagarna. Undvik att ha flera olika projekt på samma ställe, och se samtidigt till att ditt projekt inte sprids ut över flera arbetsytor. Använd istället en arbetsyta för projektet eller processen som du leder. På så sätt kommer deltagarna att ha allt de behöver på ett ställe, och allt utanför det är irrelevant.

3. Öka deltagandet med inbjudningar och instruktioner

Du kan få deltagarna motiverade och engagerade i ditt projekt genom att skicka meningsfulla inbjudningar och instruktioner. Skriv eller spela in korta och informativa inbjudningar som förklarar för deltagarna varför de är inbjudna och vad de behöver göra. När deltagarna vet sin roll kommer de att bättre kunna filtrera bort bruset och fokusera på uppgiften.

När du skickar inbjudningar bör du se till att bara bjuda in de personer som verkligen behöver vara där. Om du bjuder in personer som inte är intresserade av ämnet kommer de troligen inte vara engagerade i processen, och det riskerar att sprida sig till de andra deltagarna. Det är bättre att ha färre engagerade deltagare än att ha oengagerade deltagare som inte vet vad de gör där.

4. Dölj och visa information när det är relevant

Som facilitator kan du styra vad som visas i en arbetsyta vid olika tidpunkter. Dölj allt som inte är relevant vid ett givet tillfälle – inklusive sidor, moduler och widgetar – och schemalägg när du vill att de ska visas. Detta gör att deltagarna kan fokusera på en sak i taget.

Även om du har en välfylld arbetsyta kan du dölja alla sidor förutom den widget du vill visa för att hålla alla fokuserade. Låt oss säga att du vill köra en omröstning under en workshop – du kan dölja alla delar av din sida förutom omröstningen, och när det är gjort visar du enkelt nästa fokusområde och döljer omröstningen.

5. Filtrera och sortera information efter relevans

Du kan bestämma hur information ska visas för deltagarna. Låt oss säga att du vill välja ut vilka marknadsföringsaktiviteter du ska prioritera för nästa kvartal. Bjud in deltagare i ett möte där de kan dela sina idéer i en chatt och sedan ber du alla att poängsätta dessa efter prioritet. Efter det kan du sortera idéerna baserat på vilka som fått flest poäng.

6. Visualisera information

När det finns mer information än du hinner läsa kan du använda visualiserings- och sorteringsverktyg för att förstå diskussionerna. AI-ordmoln, sammanfattningar och temakluster låter dig till exempel snabbt zooma in på viktiga punkter och dela upp dialogen i meningsfulla kategorier.

Säg att du håller i en workshop med 200 personer och du snabbt vill granska deras svar på din fråga. Istället för att bläddra igenom alla kommentarer i chatten kan du omedelbart dra upp ett ordmoln eller temakluster för att se vilka huvudämnen som diskuteras utan att gå vilse i bruset.

7. Begränsa informationsöverbelastning med interaktion

Det största problemet med information på arbetsplatsen är inte bristen på information. Snarare tenderar vi att ha för mycket information överallt, från e-post och snabbmeddelanden till delade enheter.

Problemet med all den statiska informationen är att det är svårt att sätta sig in i det som är viktigt. Det blir bara buller. Genom att tillsammans prata och reflektera över specifika ämnen blir det lättare att skapa mening från den information som delas.

Summering

Fundera över alla notiser, e-mail och meddelanden som vi får varje dag. Pingar från dina kollegor. Ett missat samtal från din chef. Otaliga öppna webbläsarflikar.

Föreställ dig nu att stänga av allt – gå in i ”stör ej”-läge – gå in i skogen och andas ut. Inget mer oväsen och mentalt pladder. Det är den känslan vi vill att deltagarna ska ha när de kommer till en Howspace-arbetsyta som är dedikerad till en enda process – deras uppmärksamhet upptas helt av den nuvarande upplevelsen.