JHL - Förbundet för den offentliga sektorn och välfärdsområdena

Howspace förändrade JHL:s medlemsengagemang och möteshantering i grunden

Utmaning

Hösten 2022 uppmärksammade Finlands största fackförbund för offentlig sektor, JHL, sitt behov av ett mer effektivt sätt att nå ut till sina medlemmar över hela landet. Det fanns också ett behov av ett närmare samarbete och nätverkande mellan medlemmarna.

Ett par år tidigare, i början av 2020, hade JHL sett att de behövde se över hur de höll sina möten. Den drastiska förändringen i omvärlden medförde sina egna utmaningar och bidrog till att påskynda förändringen.

Lösning

JHL började använda Howspace plattform när de gick över till distansmöten i början av 2020. Howspace effektiviserade deras möten och gjorde det möjligt för mötesdeltagarna att delta på ett helt nytt sätt. Idag fortsätter plattformen att spela en stor roll för JHL i att effektivisera både fysiska möten och hybridmöten.

Howspace används bland annat för att öppna regionala forum för medlemmar från utbildnings- och vägledningssektorn. Dessa forum tillåter medlemmar att träffa varandra och dela bästa praxis. Forumen gör också att förbundet lättare kan nå sina medlemmar och få synlighet i branschen.

”Utan branschens röst skulle mitt arbete inte ha någon grund”, säger Sanna Pihakivi, expert på yrkesverksamhet inom utbildning och vägledning.

Resultat

En djupare förståelse för vad som händer i branschen: Med Howspace kan medlemmarna i utbildnings- och vägledningssektorn göra sina röster hörda. Dessutom blir utmaningar mer synliga för andra medlemmar och för fackföreningens personal.
Värdefulla möten: Genom de forum som byggts upp i Howspace kan medlemmar från hela Finland träffa varandra virtuellt, ge varandra stöd och dela med sig av bästa praxis.
Nya sätt att involvera människor: Med övergången till virtuella möten och hybridmöten kan fler fackföreningsmedlemmar göra sina röster hörda och få möjlighet att delta i och påverka fackföreningens praxis.
Smidigare möten i fackföreningens representantskap: Howspace spelar en viktig roll när det gäller att stödja ett smidigt genomförande av personliga möten och hybridmöten. Till exempel sköts registrering, begäran om att bli hörd, dagordningar och distribution av mötesmaterial via plattformen, vilket frigör arbetsresurser på annat håll.
Gröna kontorsaspekter från idéer till praktik: Howspace har hjälpt JHL att ta ett viktigt steg mot ett papperslöst kontor. Allt administrativt mötesmaterial distribueras nu via Howspace plattform.

JHL – Förbundet för den offentliga sektorn och välfärdsområdena – är Finlands största fackförbund för den offentliga sektorn med 165 000 medlemmar i hela landet. JHL strävar efter att förbättra medlemmarnas ställning i arbetslivet och samhället samt att sammanföra de som arbetar och studerar i kommuner, staten, församlingar samt offentliga och privata välfärdstjänster.

I ett stort fackförbund med medlemmar och representanter från hela landet så är korrekt praxis och bra lösningar en förutsättning för en smidig verksamhet. JHL använder Howspace plattform för utbildning, möteshantering – och till att ge medlemmarna mer inflytande. Dessutom är det på Howspace som medlemmarna träffas för att dela med sig av bästa praxis och lärdomar.

Att främja en känsla av gemenskap och insyn i sektorn

”Att kunna nå medlemmar över hela Finland och höra vad som händer i branschen är en absolut nödvändighet för mitt arbete.”

Hösten 2022 sökte Sanna Pihakivi, JHL:s expert på yrkesverksamhet inom utbildning och vägledning, efter ett effektivt sätt att nå ut till medlemmar inom utbildnings- och vägledningssektorn i hela Finland. Det fanns också ett tydligt behov av ett närmare samarbete mellan medlemmarna. Howspace användes för att skapa mötesplatser för de åtta regionala utbildnings- och vägledningsforumen.

”Dessa forum är en plats för nätverkande och för att söka kollegialt stöd. Medlemmarna använder dem också för att diskutera frågor om intressebevakning och välbefinnande samt för att dela med sig av metoder som gör deras dagliga arbete effektivare.” Pihakivi förklarar.

Förutom att möjliggöra interaktion mellan medlemmarna är Howspace också avgörande för Pihakivis eget arbete.

”Att kunna nå medlemmar över hela Finland och höra vad som händer i branschen är en absolut nödvändighet för mitt arbete. Jag behöver en miljö där jag kan träffa och kommunicera med medlemmar på distans. Att göra detta asynkront är också mycket viktigt; vi behöver inte vara online samtidigt, men informationen flödar ändå och är tillgänglig. Med andra ord; utan Howspace skulle jag inte ha enkel tillgång till medlemmar och aktivister över hela Finland. Howspace är ett viktigt verktyg för mig eftersom jag helt enkelt inte kan åka runt i Finland för att träffa människor”, utvecklar Pihakivi vidare.

Värdefulla möten och nya former av deltagande

”Howspace har gjort det möjligt för oss att ha fungerande nätverk i hela Finland.”

Enligt Pihakivi har medlemmarna varit mycket nöjda med att inte behöva lämna sina hem för att träffa andra medlemmar. JHL har tidigare försökt med liknande forum, men mötena var alltid fysiska, vilket enligt Pihakivi avskräckte deltagarna.

”Alla har inte resurser eller tid att gå på möten på kvällen efter jobbet. Den här typen av arrangemang fungerade inte. Vi har en region som Lappland där avstånden är långa – folk hade inte möjlighet att resa hundratals kilometer till dessa möten. Howspace har gjort det möjligt för oss att ha fungerande nätverk i hela Finland”, säger Pihakivi.

”Howspace funktioner stöder nätverkens funktionalitet perfekt. Vi har många svenskspråkiga och personer med invandrarbakgrund, för vilka plattformens inbyggda översättningsfunktion ger möjlighet att läsa information och diskussioner på sitt modersmål”, fortsätter Pihakivi.

En annan viktig sak för Pihakivi är att hon nu har möjlighet att träffa alla medlemmar i Howspace och få värdefull information från fältet. En annan tydlig fördel är att Pihakivi inte alltid behöver vara närvarande vid distansmöten utan kan i efterhand läsa vad som diskuterats på plattformen.

Bygga på gemensamma insikter och bästa praxis

”Utan branschens röst skulle mitt arbete inte ha någon grund.”

Enligt Pihakivi är det viktigt att folk som arbetar inom samma sektor i Finland möts och kan dela med sig av bästa praxis och lärdomar.

”Hur skulle annars till exempel en förskolelärare från Lappland kunna hitta sin kollega i huvudstadsregionen och utbyta erfarenheter med dem? Det är nödvändigt att lära sig av varandra, reflektera tillsammans och få insikter från detta.” Pihakivi säger.

Tack vare Howspace har Pihakivi insyn i branschen och håller sig uppdaterad om de utmaningar som varje region står inför och de lösningar som kan hittas i andra regioner. ”Ofta blir det tydligt i diskussionerna på plattformen att flera regioner delar en specifik utmaning. Då kan vi samarbeta och fundera på olika verktyg för att lösa utmaningarna”, fortsätter hon. ”Utan branschens röst skulle mitt arbete inte ha någon grund.”

Utöver de regionala forumen använder Pihakivi Howspace för att organisera utbildningar för JHL:s medlemmar.

”Howspace är ett viktigt verktyg för mig när jag organiserar utbildningar. Även om själva utbildningen sker ansikte mot ansikte spelar Howspace en stor roll när det gäller att engagera och aktivera deltagarna och distribuera material.”

Modernisering av unionsrådets sammanträden

Raisa Musakka arbetar som specialist på ledning och administration på JHL, där hennes arbete huvudsakligen består av att organisera administrativa möten och evenemang. Det finns 120 medlemmar i JHL:s representantskap, och förbundet har också fyra medlemsföreningar som vardera har en representant. Dessutom deltar även verkställande utskottet och ett stort antal JHL-anställda i representantskapets möten.

Före 2020 hölls alla möten ansikte mot ansikte, men de oväntade förändringarna i omvärlden tvingade JHL att övergå till möten på distans i början av 2020. JHL behövde hitta en lösning som också skulle göra det möjligt att enkelt distribuera material till JHL:s medlemmar.

”Behovet av en plattform som Howspace fanns redan före pandemin; vi hade funderat på hur vi kunde effektivisera våra processer och ta steg närmare ett grönare kontor. Med Howspace kan vi göra uppdateringar i sista minuten av materialet om det behövs, och vi behöver inte längre skriva ut det”, säger Musakka.

”Till och med förfrågningar om att bli hörda vid personliga möten görs nu via plattformen. Före Howspace gjordes begäran om att få höras på papper under mötet, och sekreteraren var ansvarig för att gå igenom dem, skriva ut dem och sätta upp dem på dagordningen. Det har gjort vårt arbete så mycket enklare.”

Det bästa medlen för samarbete på distans är här för att stanna

”Innan man övergick till distansarbete var det svårt för många att föreställa sig att möten skulle vara helt virtuella, men nu finns det ingen önskan om att återgå till det gamla. Howspace är definitivt här för att stanna.”

Även om föreningen har gått tillbaka till fysiska möten och hybridmöten så fortsätter Howspace att spela en viktig roll för att mötena ska fungera smidigt. Distributionen av mötesmaterial, dagordningen, registrering, begäran om att bli hörd och omröstningar hanteras alla via plattformen.

”Innan man övergick till distansarbete var det svårt för många att föreställa sig att möten skulle bli helt virtuella, men nu finns det ingen önskan att återgå till det gamla sättet. Howspace är definitivt här för att stanna”, säger Musakka. Förutom att effektivisera mötena har Howspace inneburit flera fördelar för facket. Enligt Musakka är en av de största att uppnå ett papperslöst kontor, vilket är ett stort steg framåt för JHL.

Howspace har också inneburit en välbehövlig förändring när det gäller engagemang och delaktighet. Plattformen gör det till exempel möjligt för småbarnsföräldrar och personer med nedsatt rörlighet att delta och bidra hemifrån. ”De viktigaste fördelarna med plattformen har definitivt varit människors delaktighet, att det är lätt att dela material, miljöaspekterna och att arbetsresurser frigjorts på annat håll”, sammanfattar Musakka.

En smidig förändringsprocess som lagt grund för framtiden

Att införa ny teknik och nya arbetssätt i stor skala innebär alltid sina egna utmaningar. Ändå anser både Pihakivi och Musakka att förändringen har gått smidigt och att feedbacken har varit positiv.

”När man arbetar med ett stort antal människor är det alltid en process att få igenom förändringarna, men jag har åtminstone inte stött på några större utmaningar”, beskriver Pihakivi.

”Det är fantastiskt att se att alla har reagerat positivt på de nya arbetsmetoderna och de nya verktygen. Howspace effektiviserar inte bara mötessekreterarens arbete utan förbättrar också mötesupplevelsen för alla deltagare”, säger Musakka.

På JHL används Howspace för närvarande inte bara för regionala forum och för möteshantering, utan även för bland annat utbildning och internt strategiarbete. Musakka förutser dock att Howspace i framtiden kommer att användas allt mer för deltagaraktiviteter.

”När vi gör något nytt tänker jag först på hur Howspace kan användas i detta sammanhang.”

Enligt Pihakivi finns det många idéer om hur Howspace kan användas på olika områden. Det finns tiotusentals medlemmar utspridda över hela landet, så behovet av plattformen finns där.