Även om det inte är en enkel uppgift att facilitera en workshop, kan till och med en oerfaren facilitator få fantastiska resultat genom att följa dessa 18 enkla steg. Och ja, 18 steg kan låta mycket, men du får också de resultat du sätter förutsättningarna för.

Tips inför workshopen

Att facilitera en oförberedd workshop är ungefär som att ställa sig i en vattenpöl utan skor – du kommer garanterat få kalla fötter och ångra dig direkt. Det är därför noggranna förberedelser är det första steget du bör ta för att lyckas med att facilitera en framgångsrik workshop.

1. Lär känna deltagarna

Oavsett om du agerar som en extern konsult eller organiserar en egen workshop, är det första du bör göra att fokusera på människorna. Försök att förstå vilka deltagarna är, hur deras gruppdynamik är och hur du bäst kan matcha workshopen efter deras kunskaper.

2. Definiera syftet

När du har förstått vem som kommer att delta på workshopen är det dags att kavla upp ärmarna och se till att du har en kristallklar idé om dess syfte. Oavsett vems idé det var att organisera workshopen från första början är det bra att träffa de viktigaste intressenterna för att se till att alla är med på vad ni försöker uppnå. Först när du känner dig säker på att ni har en gemensam bild av syftet och era förväntningar kan du gå vidare till nästa steg.

3. Sätt ett tydligt mål

Att definiera syftet är en bra start men du kommer också att vilja mäta workshopen framgång efteråt. Målet behöver dock inte vara statiskt eller ens en binär ”ja eller nej” -fråga. Allt du kan mäta och följa upp fungerar, så länge gruppen har en gemensam förståelse av målet och kan komma överens om ifall det har uppnåtts efteråt.

4. Planera mer än bara dagen

Vi på Howspace pratar alltid om att ”utmana tid och rum”. Vi ser faktiskt på en workshop som en treveckors process, snarare än en engångshändelse.

Det är därför det är viktigt att planera hela processen i förväg. När allt kommer omkring är en workshop sällan bara en workshop. I själva verket är det ofta början på något som ska hända i deltagarnas dagliga arbete. Så se till att inte bara planera själva workshopen, utan också vad som kommer att hända före och efter den.

Några bra frågor att ställa dig själv i planeringsfasen:

• Vilka typer av övningar och metoder passar bäst för uppgiften?
• Har jag tagit hänsyn till olika människors behov?
• Finns det tillräckligt med tid för varje element?
• Hur kan jag aktivera deltagarna före det fysiska mötet?
• Vad vill jag att deltagarna ska lämna med? Vad ska deltagarna göra efteråt?
• Vilket slags rum och miljö skulle bäst passa gruppernas behov?
• Behöver vi verktyg, utrustning eller material?

5. Förbered dig på det oväntade

Med en tydlig plan i åtanke är det dags att vara brutalt ärlig mot dig själv. För även med de bästa planerna kan workshopen ta en helt annan vändning än vad du hade förväntat dig.

Och det är okej. Kom ihåg att det du planerat kanske inte är vad workshopdeltagarna behöver mest, och när det är så är det bättre att du är öppen för deras behov. Precis som vår VD Ilkka gillar att säga – öppenhet, ärlighet och äkthet är de viktigaste egenskaperna hos en skicklig facilitator.

Tips under workshopen

Nu när förberedelserna är över är det dags att ha kul. Kom ihåg att få en god natts sömn kvällen före workshopen eftersom du som facilitator kommer att behöva all energi och fokus du kan få.

6. Sätt scenen

Innan workshopdeltagarna anländer till konferensen kan du göra mycket för att skapa den typ av atmosfär du vill ha. Vill du att människor ska känna sig lugna, energiska eller avslappnade? Tänk på hur rummet ser ut, hur möblerna är organiserade och till och med vilken typ av musik du kommer att spela i bakgrunden. Det är de små sakerna som kommer att göra hela skillnaden.

7. Incheckning

När alla har kommit tillrätta är det dags att gå varvet runt i rummet och genomföra en incheckning. Detta är en chans för deltagarna att dela vad de tar med sig in i workshopen idag, vad de känner just nu och vilken typ av humör de är på. Är de förväntansfulla eller hade någon kanske en dålig lämning på förskolan innan de kom? Du vet aldrig om du inte frågar.

8. Gå igenom spelreglerna

Ni behöver ta en stund i början av workshopen för att gå igenom alla praktikaliteter och sätta några grundregler: Var toaletterna finns, vilken tid blir det pauser men också vilka regler för deltagarnas engagemang ni kommer överens om.

Det är dock också viktigt att notera att reglerna för deltagandet inte bara bör begränsas till den fysiska miljön. Istället borde vi anta samma inställning till varandra oavsett om vi interagerar personligen eller via digitala verktyg. Och genom att göra det uppenbart att samma regler kommer att gälla även efter workshopen kommer det att vara mycket lättare att få engagemang i den digitala världen.

När de lägre nivåerna i Maslows trappa är avklarade kommer deltagarna i workshopen att kunna fokusera på de viktigaste sakerna.

9. Dela agendan och sätt förväntningar

Innan du startar den första riktiga övningen är det bra att gå igenom agendan tillsammans med deltagarna. Kom ihåg att också dela workshopens syfte och mål, så att de förstår att deras diskussioner under dagen hjälper er att uppnå det gemensamma målet.

Se också till att påminna deltagarna om att arbetet inte slutar när workshopen är slut. Sätt realistiska förväntningar och se till att alla i rummet vet vad som förväntas av dem framöver.

10. Bygg förtroende med en isbrytare

Om deltagarna inte känner varandra är det en bra idé att ta lite tid i början av dagen för att bygga förtroende och dela lite personliga historier eller anekdoter. En isbrytare som denna kan tyckas dum, men den lättsamma stämningen du får som ett resultat kommer att vara värt besväret. För att få igång diskussionerna är det alltid bra att börja prata om något de känner till väl. Det enklaste sättet att göra det är t.ex. genom personliga presentationer då folk älskar att prata om sig själva.

11. Vägled

Som facilitator är det ditt jobb att leda diskussionen utan att delta i den. Du ska se till att människor håller sig till ämnet, för det mesta. Samtidigt vill du också ha ett öppet sinne för oväntade vändningar, eftersom de faktiskt kan visa sig vara riktigt värdefulla.

Se till att alla deltagare ses och hörs under hela dagen. Försök att växla mellan olika typer av metoder och övningar för att skapa en balanserad agenda som kommer att stödja deltagarnas olika styrkor.

12. Uppmuntra (multimedia) dokumentation

Traditionellt brukade facilitatorn ha ansvaret för att dokumentera resultaten från workshopen. Problemet med detta tillvägagångssätt är emellertid att ägarskapet till det som har sagts och gjorts under dagen flyttas från gruppen till facilitatorn. Det minskar inte bara deltagarnas engagemang, utan det ökar också risken för en felaktig eller vinklad tolkning. Istället bör du uppmuntra deltagarna att dokumentera sina framsteg själva i sin egen personliga stil.

Tips: Istället för att bara förlita sig på textbaserad dokumentation är bilder och videor ett bra sätt att dokumentera resultaten. Bilder och ljud hjälper deltagarna att lättare komma i kontakt med sina åtaganden efteråt då deras minne av workshopen blir starkare.

13. Utvärdera målen

Innan du släcker lamporna och låter alla gå hem är det dags att komma tillbaka till målen. Uppnådde ni de mål ni satt för workshopen? Om svaret är ja, bra gjort! Och om det blev ett nej, se till att ni förstår varför målet inte uppnåddes och om ni kan eller till och med borde sträva efter att komma dit på något annat sätt.

14. Utcheckning

När workshopen närmar sig sitt slut är det dags för deltagarna att checka ut. Återigen, gå varvet runt och låt alla dela vad de tar med sig, vad de har lärt sig eller vad de ska göra härnäst.

15. Kommunicera nästa steg

Det sista du vill göra är att påminna alla vad som förväntas av dem efter workshopen. Se till att alla deltagare har en tydlig förståelse för sina nästa steg och att de vet hur viktiga deras uppgifter är.

Tips efter workshopen

Steg 1: Ge dig själv en klapp på axeln! Bra jobbat! Workshops kan vara ganska intensiva men efter att du har haft lite tid för vila och återhämtning är det dags att plocka upp tråden igen och fortsätta processen.

16. Måla den stora bilden och kommunicera framsteg

Efter workshopen borde deltagarna förstå två saker: 1) den stora bilden, 2) deras roll för att komma dit. Som facilitator ska du försöka säkerställa att deltagarna vet vad deras nästa steg är och varför de gör det. Genom att se till att varje enskild deltagare har förankrat sin personliga betydelse för processen kommer du sannolikt att se mycket bättre resultat.

17. Aktivera och engagera

I början av denna artikel rådde jag dig att tänka på workshopen som en treveckors-process. Och nu när den intensiva, fysiska fasen i processen är över, kommer du att vilja följa upp din ursprungliga plan och att hålla folk engagerade genom att skicka dem påminnelser och mini-aktiveringar som hjälper dem att hålla fokus. Och kom ihåg: den här delen är avgörande eftersom det är där det mesta av det verkliga arbetet händer.

18. Be om feedback

Medan andra kanske skulle råda dig att be om feedback omedelbart efter workshopen, tycker jag att det är mer användbart för alla att fråga efter det när hela processen är över. På så sätt kommer deltagarna att ha haft tid att reflektera över hur allt har bundits samman och vilka värden det har gett, och det ger dem bättre möjlighet att bedöma om processen har lyckats eller inte.

Testa Howspace kostnadsfritt! Det går att anpassa Howspace efter vad som passar era arbetsätt, men för att göra det enklare att komma igång har vi skapat mallar med exempelövningar. Kolla t.ex. in denna mall som innehåller förslag på aktiveringsfrågor!

Fyll i formuläret för att ladda ner mallen helt kostnadsfritt. Är du redan kund hos oss? Då kan du istället ladda ner den till ditt konto här.