5 vinkkiä onnistuneen hybriditapahtuman tai -koulutuksen järjestämiseen
Pandemiatilanne haastaa koulutusten ja tapahtumien järjestäjiä edelleen uusien toteutustapojen kokeiluun. Täysin digitaalisten toteutustapojen rinnalla hybriditapahtumat ja hybridiopetus tarjoavat vaihtoehtoja kokonaisuuksien järjestämiseen. Mistä hybridissä oikein on kyse ja miten hybridikohtaamisesta voidaan rakentaa onnistunut? Kokosimme ajatuksemme ja kokemuksemme viideksi vinkiksi: Näin onnistut hybridikohtaamisen järjestämisessä.
Aloitetaan kuitenkin ensin määritelmällä: mitä hybiridikohtaaminen tarkoittaa? Hybriditapaaminen ei suinkaan ole uusi ilmiö vaan tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen on sen avulla haettu joustavuutta jo vuosia. Pandemia on kuitenkin nostanut digitaalisten kohtaamisten määrän aivan uudelle tasolle ja hybriditekemisellekin on tullut uusia tarpeita.
Hybriditapaamisella tarkoitamme kohtaamista, jossa osa osallistujista kohtaa kasvokkainen yhteisessä tilassa, kun osa tilaisuuden osallistujista liittyy mukaan verkossa, joko omilta laitteiltaan tai ryhminä erillisistä satelliittipisteistä. Fasilitaattorille hybritapaamiset ovat usein haastavampia kuin kasvokkaiset tai täysin digitaaliset kohtaamiset. Yksisuuntaiset, kuunteluun keskittyvät etäosallistumiset eivät kuitenkaan ole nykypäivää, oli kyse sitten täysin digitaalisesta tai hybridinä toteutetusta kohtaamisesta.. Ota siis digitaalisen osallistamisen keinoista tehot irti tulevassa hybridikohtaamisessasi oheisten vinkkien avulla.
Vinkki 1: Valmistaudu hyvin
Kuten täysin digitaalisissa kohtaamisissa myös hybriditapaamisissa aikaisemman toteutustavan digitalisointi yksiyhteen ei useinkaan ole toimivin vaihtoehto. Hybriditapaamisissa hyvä valmistautuminen yhteisellä digitaalisella alustalla varmistaa lähtökohdan onnistuneelle tapahtumalle. Valmistautumiseen voi kuulua esimerkiksi käytännön ohjeiden kertaamista, teknistä valmistautumista (erityisesti etäosallistujille), ryhmäytymistä ja esittäytymistä, keskustelua osallistujien odotuksista ja toiveista, kysymysten esittämistä tai itse sisältöön tutustumista esimerkiksi videoluentojen tai muun materiaalin avulla (käänteinen oppiminen). Kaikkea näistä ei toki kannata upottaa jokaiseen kohtaamiseen, vaan valita ryhmälle tavat ja menetelmät, jotka ovat osallistujille tärkeimmät ja mahtuvat heidän arkeensa.
Kokeile tätä: Tehkää etukäteen verkossa ainakin yksi niistä asioista, jonka muuten tekisitte tilaisuuden alussa. Valitse esimerkiksi jokin seuraavista: Fasilitaattoreiden esittäytyminen, ryhmän esittäytymiskierros, ennakkotoiveiden kerääminen, yhteisen aihepiirin määrittely, peruskäsitteisiin tutustuminen tai… Mieti myös, voiko yhtäaikaisen kohtaamisen kestoa tiivistää hyvällä valmistautumisella ja/tai eriaikaisesti (asynkroninen) toteutetulla jatkotyöskentelyllä.
Vinkki 2: Etäosallistujat edellä
Ehkä tyypillisin riski hybriditapaamisessa on etäosallistujien jääminen paitsioon, ns. kakkosluokan osallistujiksi. Kasvokkain läsnä olevat osallistujat vievät helposti fasilitaattorin tai kouluttajan huomion, koska kasvokkainen viestintä tarjoaa monipuolisemmat tavat kommunikoinnille. Jotta kaikki saavat kohtaamisesta parhaan hyödyn irti, on kaikki osallistujat syytä tuoda samalle viivalle suunnittelemalla tapaaminen digiosallistujien tarpeet edellä.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kasvokkaisten kohtaamisten osallistamistavat, kuten fläpit, valkotautulut, liimalaput ja viittausäänestykset jäävät unholaan. Osallistamista ei kuitenkaan kannata vähentää vaan tehdä se digitaalisesti. Äänestykset, ideoinnit, reflektiot, tehtäväpalautukset ja kysymykset on helppo toteuttaa kännykän tai kannettavan avulla, riippumatta siitä tulitko mukaan luokkahuoneesta tai etäältä. Kun itse työskentelyssä ja valmistautumisessa käytetään samaa työskentelyalustaa, on alusta myös kaikille jo ennakkoon tuttu ja kirjautuminen helppoa.
Kokeile näitä: Kun esität kysymyksiä ääneen, voit pyytää ensin ajatuksia etäosallistujilta ja vasta sitten läsnäosallistujilta. Tuo etäosallistujat tekniikan salliessa näkyviin videokuvina luokkahuoneessa omalle näytölle ja varmista, että he kuulevat myös kommentoinnit, eivät ainoastaan esiintyjän puhetta. Etäosallistujan kokemus ei ole hyvä, jos hän kuulee vastauksen kysymykseen, jota ei alunperin kuullut kunnolla. Käytä siis hetki valmistautumisajastasi tekniikan testaamiseen. Näin varmistat riittävän hyvä äänen- ja kuvanlaadun. Hyvä valmistautuminen ja tutustuminen tekniikkaan tuo myös varmuutta ja mielenrauhaa tilaisuuden fasilitointiin.
Vinkki 3: Parityöskentelyt ja pienryhmät onnistuvat myös diginä
Pariporinat ja ryhmätyöt kuuluvat useimpien fasilitaattorien työkalupakkiin ja tarjoavat osallistujille mahdollisuuden aktiiviseen osallistumiseen. Hybridikohtaamisessa ryhmätöitä ei tarvitse unohtaa. Modernit digityökalut tarjoavat mahdollisuuden pienryhmätyöskentelyyn ja niiden käyttö on itseasiassa vaivattomampaa kuin voisi kuvitella. Jaa siis F2F-osallistujat omiin ryhmiin ja tee verkko-osallistujista tarvittava määrä pienryhmiä. Pyydä ryhmiä koostamaan ajatuksensa samalle alustalle esimerkiksi tekstimuodossa, kuvina tai vaikka videona. Näin kaikkien ajatukset tulee samalla dokumentoitua ja keskustelu voi jatkua myös kohtaamisen jälkeen.
Kokeile tätä: Digitaalisuus mahdollistaa myös laajan osallistujamäärän välisen keskustelun. Mitäpä jos kokeilisit koko ryhmän välistä “hiljaista keskustelua” (Silent conversation) haluamastasi teemasta. Pyydä ryhmäläisiä jakamaan omat ajatuksensa ensin kirjallisessa muodossa yhteiseen chattiin ja kannusta myös muiden ajatusten “kuunteluun” ja arvostamiseen (esimerkiksi tykkäysten kautta) ja edelleen rakentamiseen kommentteihin vastaamisen avulla. Näin kaikki, myös hiljaisemmat ja ujommat osallistujat, voivat saada äänensä kuuluviin. Keskustelun pitäminen nimettömänä, voi entisestään madaltaa osallistujien kynnystä lähteä mukaan ja jakaa ajatuksensa avoimesti.
Vinkki 4: Jaa vetovastuuta ja fasilitoi tiiminä
Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että kaikilla osallistujilla on tieto aikataulusta ja sen mahdollisista muutoksista. On siis syytä viestiä selkeästi, milloin tauko päättyy tai mihin kellonaikaan lounaan jälkeen jatketaan, kauanko töitä tehdään pienryhmissä tai annetaanko ryhmille lisäaikaa… Digitaalinen ajastin, joka näkyy sekä luokassa oleville että etäosallistujille, voi helpottaa.
Jos ryhmä on suuri ja erityisesti verkossa on runsaasti osallistujia, kannattaa fasilitointivastuita myös jakaa mahdollisuuksien mukaan useamman valmentajan kesken. Toinen fasilitaattori voi ottaa päävastuun digitaalisista työkaluista: vastata kysymyksiin, osallistua keskusteluun, vastata pienryhmiin jakautumisesta ja sisällöllisestä ohjauksesta sekä lähettää osallistujille kutsut tehtäviin ja keskusteluihin. Verkkofasilitaattorin on hyvin tulla myös itse mukaan etäältä. Näin hänelläkin on kokemus etäosallistujan roolista ja mahdollisista ongelmatilanteista. Tämä helpottaa myös verkkofasilitaattoria ymmärtämään, milloin porukkaa on hyödyllistä ohjata yhteiseen vuorovaikutukseen etä- ja lähiosallistujien ajatusten ristiinpölyttämiseksi.
Kokeile tätä: Mikäli toteutuksessanne on mukana useampia satelliitteja, tee satelliiteista mahdollisuuksien mukaan mahdollisimman tasa-arvoisia. Voitte esimerkiksi jakaa vastuut niin, että päivän vetovastuu on pilkottu eri satelliittien vastuuhenkilöille. Näin useammat osallistujat ovat sekä etä- että läsnäosallistujan roolissa. Fasilitaattorina voit myös antaa ryhmän yhteiseksi oppimistehtäväksi välttää “me täällä” ja “te siellä” -puhetta ja -kokemusta. Lopussa voidaan yhdessä arvioida, miten tässä päivän aikana onnistuttiin.
Vinkki 5: Mahdollista informaalit kohtaamiset
Kasvokkaisten kohtaamisten kiistaton vahvuus on informaalien taukokeskustelujen syntyminen ja luontainen mahdollisuus verkostoitumiseen. Pienellä suunnittelulla ja vaivalla nämä mahdollisuudet ovat tarjottavissa myös digiosallistujille. Kahvitauoille voi vaikkapa järjestää pieniä digitaalisia keskusteluryhmiä löyhien teemojen tai kysymysten ympärille, tilaisuudella voi olla vapaamuotoiset ja vapaaehtoiset, mutta ohjelmaan merkityt “digijatkot”, ja verkostoitumista voidaan jatkaa myös eriaikaisesti digitaalisella alustalla. Fasilitaattorina oikeiden kysymysten esittäminen on tärkeää. Jo ennakkoon on hyvä miettiä, voisiko osallistujia ottaa mukaan esimerkiksi tulevien tapaamisten teemojen ideointiin tai uusien kumppaneiden etsintään tai innostuisivatko he teemaan liittyvien vinkkien jakamisesta tai vertaisavun hakemisesta ja antamisesta.
Kokeile tätä: Tuo etänä ja kasvokkain kohtaavia osallistujia lähemmäs toisiaan esimerkiksi fiiliskuvien, äänestysten, yhteisten rentoutusharjoitusten tai taukojumpan avulla. Vapaamuotoisemmat osallistumistavat voivat toimia myös jäänmurtajina, jotka luovat turvallisuutta ja madaltavat kynnystä osallistua myös sisällöllisiin keskusteluihin.
Vaikuttaa siltä, että uudenlaiset työnteon tavat ovat tulleet jäädäkseen osaksi työelämää myös tänä syksynä. Uusille osallistamisen tavoille ja yhteistyön muotoilulle on tilausta, kun työtä jatketaan hybridimuotoisesti ja täysin diginä. Yhteistyön, hyvinvoinnin ja tehokkuuden näkökulmasta keskeistä on, että jokaisen panos saadaan osaksi tapahtuma- valmennus ja kehittämistyötä, fyysisestä työskentelypaikasta riippumatta.
Työelämää innostuneina tarkastellen,
Eero Nukari ja Irina Kuoksa
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
JAMK Biotalouden yrityskiihdyttämössä yhteiskehitetään uusia innovaatioita
Jyväskylän ammattikorkeakoulun Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita ja kestävää liiketoimintaa Howspace-alustalla.
Keskisuomalainen arvioi muutoksen etenemistä Howspacen avulla
Brändiuudistuksen nykytilaa ja muutoksen suuntaa oli helppo analysoida alustalle kertyneen tiedon perusteella, tekoälyn avustamana.
PAM uudistaa toimintaansa Howpacen avulla
Howspace tarjoaa helppokäyttöisen ja monipuolisen alustan liittokokouksen valmisteluun, yhteiskehittämiseen ja kokoukseen liittyvän viestinnän keskittämiseen.