Viisi vinkkiä: Näin strategiatyö ja osaamisen kehittäminen siirtyvät verkkoon Faros & Comin opeilla
Liiketoiminnan ja modernin työelämäosaamisen kehittämiseen keskittynyt asiantuntijatalo Faros & Com on digitalisoinut palveluitaan vauhdilla. Yrityksen ytimessä ovat aina olleet strategisen työn ja digitaalisten yhteistyömuotojen tutkailu ja juurruttaminen osaksi organisaatioiden arkea. Pandemian myötä asiakasprosesseja on viety verkkoon vielä entistäkin kokonaisvaltaisemmin.
”Yritysympäristömme on digitalisoitunut viime aikoina nopeasti. Olimme jo digitalisoineet toimintaamme ja tehneet töitä pitkään virtuaalisesti ennen etätyöaikaa. Saimme huomata heti pandemian alkajaisiksi, että asiantuntijoillamme on todella uskallusta heittäytyä ja kokeilla uusia asioita,” avaa Faros & Comin digitaalisen osaamisen kehittämisen ratkaisuista vastaava johtaja Arja Sipola.
Faros & Com otti Howspacen käyttöön liiketoimintansa kehittämisessä jo paljon ennen viimeaikaista etätyöboomia. Alunperin Faros & Comin Howspace-matka alkoi koko organisaatiota koskettaneesta yritysfuusiosta, jossa kaksi liiketoimintaa yhdistettiin yhdeksi yhteiseksi yritykseksi. Yhteenliittymisen tukena käytettiin digialustaa, jossa koko henkilöstö sai jakaa kokemuksia ja havaintoja fuusiosta ja yhteisen kulttuurin rakentumisesta.
”Sisäisen liikkeellelähdön kannalta oli tärkeää, että otimme Howspacen käyttöön koko henkilöstön yhteisessä fuusiotyössä. Tutkimme, miten kahden organisaatiomme yhdistyminen yhdeksi Faros & Comiksi meni ja miten yhteinen kulttuurimme rakentui. Näkyväksi tuli monta sellaista asiaa, joita emme olisi muuten huomanneet,” Sipola kiittelee.
Hänen mukaansa helppokäyttöinen ja vaikuttava työväline on nostanut Faros & Comin asiakasprosessien osallistumisastetta roimasti.
”Heti alusta alkaen on ollut hienoa huomata, että osallistumisprosentti nousee Howspacen avulla korkeaksi. Jopa 99 % ihmisistä oikeasti vastaa Howspacen avulla tehtyihin ”kyselyihin”, ja vastaukset ovat kaiken lisäksi todella hyvin mietittyjä,” Sipola kertoo.
”Kun vielä peilaamme prosentteja perinteisiin kyselyihin, joihin vastaa yleensä alle puolet prosessiin kutsutuista, on Howspacen tuoma motivaation ja sitoutumisen kasvu huomattava.”
Viisi keinoa toiminnan tehostamiseen ja digiähkyn välttämiseen
Howspace on saanut olla Faros & Comilla tukemassa niin strategia-alustuksia, liiketoimintamallien rakentamista ja johdon tiedonmuodostusta kuin koulutusten ja verkkokurssien kannattelua, suunnittelu-workshopeja ja henkilöstökyselyitäkin.
Hyvien kokemustensa perusteella Sipola on löytänyt viisi keinoa työskentelytapojen tehostamiseen digitaalisesti. Vauhdikkaan liikkeellelähdön ja jatkuvan prosessin rakentamisen peruspalikat on eletty toteen paitsi oman organisaation kehittämisessä myös asiakastyössä.
1. Aseta yhteinen tavoite ja tue kontekstin rakentamista
”Alussa prosessin keihäänkärki täytyy miettiä todella hyvin. Kun tavoite on asetettu selkeästi ja osallistujille on saatu rakennettua kokonaiskuva yhteisestä matkasta, homma toimii ja osallistuminen on aktiivista. Kun teemme työtä esimerkiksi johtoryhmän kanssa, on tärkeää, että he tietävät yhteisen tavoitteen ja ovat siten kiinnostuneita ja motivoituneita työn edistämiseen. Sama pätee koulutusten rakentamiseen. Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen on huipussaan, kun ihmiset saadaan heti alussa innostumaan ja motivoitumaan käsiteltävästä teemasta.”
2. Vaiheista samanaikainen ja eriaikainen yhteistyö
”Virtuaalitoteutuksissakin on tärkeää muistaa, että digitaalisen, eriaikaisen yhteistyön rinnalla lähitapaamisilla ja virtuaalisilla workshopeilla on oma roolinsa. Ideointia tehdään edelleen useimmiten workshopeissa, joissa yhteiselle keskustelulle ja ajatusten jakamiselle on tilaa. Tämän ympärillä Howspaceen on tärkeää luoda rakenteita eriaikaan tehtävälle työlle. Tekemisen ja tehtävien vaiheistaminen on tärkeää, jotta yhteisestä ajasta saadaan irti paras hyöty. Howspacessa on oltava näkyvillä aina juuri se osa prosessista, jossa yhdessä ollaan menossa. Prosessi ei rönsyile mihin sattuu, kun alusta on rakennettu monipuolisesti. Raskaampien, ajattelua vaativien kirjoitustehtävien välissä on hyvä olla keventäviä juttuja, äänestyksiä ja videoita, jotta prosessi etenee hyvin vaiheesta toiseen.”
3. Tue tekemistä ennen prosessin aloitusta, sen aikana ja jälkikäteen
”Toimiva, digitaalisesti fasilitoitu liikkeellelähtö lyhentää merkittävästi ensimmäisen yhteisen kohtaamisen lämmittelyaikaa. Ennakkokyselyissä vastaajat tutustuvat toisiinsa ja näkevät toistensa ajatuksia. Tällöin verkkokursseilla, johtoryhmätyössä ja muissa työpajoissa päästään entistä nopeammin liikkeelle ja suoraan asiaan. Ihmiset keskustelevat todella avoimesti ja vastaavat toisten kommentteihin hienosti niin prosessin aikana, sitä ennen kuin sen jälkeenkin.
Workshopeissa Howspacea käytetään meillä usein vähän kuin valkotauluna, jolloin ideoita ja ajatuksia voidaan kerätä ja priorisoida helposti tai niistä voidaan äänestää yhteisesti.
Tapaamisten jälkeen osallistujilta tulee myös aiheeseen liittyviä lisäkysymyksiä, joihin on vaivatonta vastata yhdessä paikassa sen sijaan, että ne kertyisivät sähköpostiin. Howspacen avulla kysymykset ja vastaukset tulevat automaattisesti koko ryhmän tietoon.”
4. Pidä koko prosessi yhdessä paikassa
”Howspace tukee aktivointia ja fokuksessa pysymistä pitkässäkin prosessissa. Howspacessa voimme seurata, ketkä käyvät tekemässä pyydetyt tehtävät ajallaan ja lähettää unohtaneille erillisiä sähköpostimuistutuksia. Kun osallistujia ohjattiin aiemmin sähköpostin avulla, materiaalit hukkuivat usein viestitulvaan ja seuraavista vaiheista oltiin pihalla. Howspace ratkaisee tämän ongelman, kun kaikki koulutukseen liittyvä tieto ja tekeminen löytyy yhdestä paikasta.”
5. Pyri eroon monikanavaähkystä
”Emme nosta työssämme lainkaan keskiöön sitä, mitä työkalua tai tekniikkaa kulloinkin käytämme. Emme puhu alustoista erillisinä digitaalisina välineinä, puhumme vain tavoistamme tehdä työtä. Howspace ei vaadi erillistä käyttöönottoa tai salasanoja, vaan linkki työtilaan tulee jokaiselle osallistujalle suoraan sähköpostiin. Tämän jälkeen alamme vain työskennellä yhdessä. Ihmiset ovat nykyisin hyvin tottuneita sosiaalisen median käyttöön, eikä Howspacessa ole mitään ylimääräisiä härpäkkeitä, jotka toisivat hälinää työskentelyyn.”
Howspacessa helppokäyttöisyys ja joustavuus kulkevat käsi kädessä
Lisäkiitoksen Sipola antaa vielä Howspacen helppokäyttöisyydelle. Hän kertoo huomanneensa ilokseen, että pedagogiikan asiantuntijakollegat – koulutusten ja johtoryhmätyön suunnittelijat – ovat ottaneet uudet työskentelytavat helposti omakseen.
”Meillä on käytössämme todella monenlaisia työkaluja ja ohjelmia, joiden avulla työskentelemme ja luomme erilaisia verkkokoulutuksia ja kehitysohjelmia. Howspacen käyttö on sujunut kuitenkin muihin verrattuna todella helposti!
Usein, kun joku työkalu on todella joustava, on sen käyttö monimutkaista. Mutta Howspacen kohdalla saimme todeta, ettei helppokäyttöisyys ole hävinnyt joustavuuden mukana,” Sipola kiittelee. Sittemmin Faros & Com liittyi myös Howspacen globaaliin kumppaniverkostoon.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Keskisuomalainen arvioi muutoksen etenemistä Howspacen avulla
Brändiuudistuksen nykytilaa ja muutoksen suuntaa oli helppo analysoida alustalle kertyneen tiedon perusteella, tekoälyn avustamana.
PAM uudistaa toimintaansa Howpacen avulla
Howspace tarjoaa helppokäyttöisen ja monipuolisen alustan liittokokouksen valmisteluun, yhteiskehittämiseen ja kokoukseen liittyvän viestinnän keskittämiseen.
Basware tehosti yhteiskehittämistä satojen asiakkaidensa kanssa Howspacen avulla
Basware etsi kattavaa ratkaisua, joka mahdollistaisi tehokkaan yhteiskehittämisen ja osallistamisen yli organisaatiorajojen.