7 vinkkiä organisaatiomuutoksen onnistumiseen digitaalisesti: Älä kontrolloi vaan koordinoi
Etsitkö käytännöllisiä ja tehokkaita tapoja koordinoida organisaation muutos- ja kehitysprosesseja digitaalisessa ympäristössä? Olemme koonneet yhteen parhaat strategiat organisaatiokehittämisen ammattilaisilta ja alan toimijoilta, jotta voisimme auttaa jokaista koordinoimaan omaa muutostyötään uudella, energisoivalla ja tehokkaalla tavalla, vanhanaikaisen kontrolloinnin sijaan. Voit ladata kattavan, ilmaisen organisaatiomuutoksen oppaan täältä, mutta tähän kirjoitukseen olemme kiteyttäneet seitsemän askelta, joiden avulla pääset liikkeelle:
1. Aloita miettimällä syitä
Ennen kuin voimme odottaa työntekijöiden sitoutuvan organisaation muutosaloitteeseen, olisi ihmisiä autettava ymmärtämään, miksi muutostyötä ollaan tekemässä ja miksi asiaa lähestytään juuri valitulla tavalla. Taustalla olevan syyn tulisi edustaa strategista kokonaiskuvaa ja tavoitteita.
Kaikkein tehokkaimmillaan muutoksen taustalla oleva syy tukee organisaation tarkoitusta. Pelkästään järkevä ja tosiasioihin perustuva selitys ei aina riitä, vaan kokonaisuus olisi hyvä kytkeä ihmisyyden perusolemukseen. Tarinankerronta on hyvä keino kertoa syystä ja tarkoituksesta ihmisille.
On tärkeää kertoa selkeästi ”mikä muuttuu”. Näin ihmisten tietoisuus ja ymmärrys asiasta lisääntyy. Tämä voi olla hankalaa toteuttaa etäyhteyden välityksellä, koska virtuaalisesti ei välttämättä saa luotua samanlaista yhteyttä kuin kasvokkain. Käyttämällä apuna digitaalisia työkaluja, säännöllistä kahdensuuntaista viestintää ja muita alla mainittuja strategioita voidaan luoda myönteinen käyttökokemus virtuaalisessa ympäristössä.
Ei myöskään kannata jämähtää vain yhteen syyhyn. On tärkeää auttaa ihmisiä löytämään omia syitä asioille. Yhdellä muutosprosessilla on todennäköisesti erilaisia lopputuloksia, joten parhaimmillaan kaikki voivat keskittyä niihin syihin, joilla on juuri heille eniten merkitystä.
Vaikka ylin johto välittäisi muutoksen taustalla olevan syyn työntekijöille, kannattaa kuitenkin antaa ihmisille mahdollisuus esittää erilaisia näkökulmia ja henkilökohtaisia näkemyksiä asiaan. Jos esitämme syyn ”ainoana lopullisena totuutena”, ihmiset alkavat helposti vastustaa sitä.
Siksi on tärkeää kertoa työntekijöille, miten he hyötyvät aloitteesta, miten se helpottaa heidän työtään tai auttaa urakehityksessä ja miten se vie organisaation uudelle tasolle.
2. Pyydä kaikkia sidosryhmiä auttamaan strategian rakentamisessa
Jos organisaatiomuutoksen strategiaa ja toteutusta pyritään hallitsemaan kahtena erillisenä kokonaisuutena, muutosvastarinta voi piillä aivan nurkan takana. Tältä sudenkuopalta voi välttyä pyytämällä kaikki sidosryhmät jakamaan ajatuksiaan, toiveitaan ja haaveitaan jo ennen strategian laatimisen aloittamista. Muista, että myös asiakkaita ja muita ulkoisia sidosryhmiä voi kutsua mukaan kehittämiseen.
Jotta muutostyö onnistuu etänä, se tarvitsee tuekseen oman, digitaalisen työtilan. Virtuaalinen työskentelypaikka voi poistaa prosessin ympäriltä ylimääräisen hälyn ja helpottaa muutosaloitteeseen keskittymistä. Suosittelemme käyttämään Howspacen kaltaista muutoksen fasilitoinnin yhteistyöalustaa, joka on suunniteltu erityisesti organisaation muutos- ja kehitysohjelmia varten.
3. Luota yhteiskehittämiseen
Sidosryhmien kuuleminen tuokin meidät sulavasti yhteiskehittämisen maailmaan. Yksi oleellisimmista muistettavista asioista, organisaation kehittämisen ja sitoutumisen näkökulmasta, on yhdessä tekemisen merkitys. Yhteiskehittäminen on strategia, jossa käytännössä koko organisaatio ja sidosryhmät voivat yhdessä päästä molempia osapuolia hyödyttävään lopputulokseen porukalla.
Kuten edellisen vinkin kohdalla, myös yhteiskehittelyssä yhteistyö on aloitettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, ei vasta muutoksen toteutus- tai jalkauttamisosiossa.
Perinteisissä muutoksenhallintamalleissa muutosstrategian laatiminen on varattu johtoryhmälle ja joskus myös ulkopuolisille konsulteille, kun taas muita työntekijöitä ei näiden mallien mukaan juuri kutsuta saman pöydän ääreen. Tämän seurauksena monet arvokkaat ajatukset jäävät kuulematta.
Yhteiskehittämistä tukee osallistavan johtajuuden periaate, jossa kaikki organisaation jäsenet tekevät päätöksiä yhdessä. Yhteistyön ansiosta työntekijät voivat vaikuttaa omaan työympäristöönsä ja olla mukana tekemässä merkityksellisiä muutoksia omassa yhteisössään. Nämä kokemukset vahvistavat työntekijöiden omaa ja kollektiivista tehokkuutta muutosagentteina, mikä on vahva merkki tulevaisuuden positiivisesta suorituskyvystä.
On tärkeää pitää jokainen osallistuja mukana työssä koko muutosmatkan ajan. Tämä ei tarkoita sitä, että matkan varrelle tarvitaan kokouksia tai lukuisia tunteja synkronista yhteistyötä, vaan ihmiset voivat osallistua muutosmatkaan oma-aloitteisesti muutaman minuutin paloissa aina silloin tällöin. Kunhan vain muistamme antaa selkeät ohjeet siitä, millä tavalla osallistujien voivotaan osallistuvan yhteiskehittelyyn ja milloin. Kun ihmiset saavat kokea olevansa osa muutosta, he todella sitoutuvat siihen eivätkä koe tarvetta jättäytyä prosessista kesken kaiken pois.
Yhteistyön ei tarvitse myöskään koskea vain omaa organisaatiota. Tuotteiden ideointia, tuotantoa ja markkinointia ajatellen yhteiskehittämistä voidaan laajentaa koskemaan myös asiakkaita. Applen, Ikean, Niken, Unileverin ja Heinekenin kaltaiset yritykset ovat onnistuneesti osallistaneet sidosryhmänsä (pääasiassa asiakkaat) yhteiskehittämisen matkalleen.
Digitaaliset yhteistyötyökalut, kuten Slack, Zoom, Trello ja Howspace, tekevät yhteistyöstä ja yhteiskehittämisestä kiinnostavaa ja helppoa. Lue lisää digitaalisista yhteistyö- ja fasilitointityökaluista blogiartikkelistamme Top 25 Digital Facilitation Tools.
4. Anna jokaisen tuoda äänensä kuuluviin
Yksi parhaista asioista digitaalisessa ympäristössä on se, että rajaton määrä ihmisiä voi osallistua toimintaan, eikä ole väliä missä ja milloin he sen tekevät. Ymmärrämme kuitenkin, kuinka vaikeaa on saada kaikki suuren ja monimuotoisen organisaation jäsenet mukaan mihin tahansa prosessiin. Eikä tilanne helpotu, kun ihmiset on saatava mutkikkaan ja strategisen prosessin äärelle, johon sisältyy organisaation muutosta ja kehitystä.
Tässä tilanteessa digitaalinen ympäristö voi todella olla paikallaan ja saada muutostyön kukoistamaan. Tehokkaiden viestintä- ja yhteistyöalustojen käyttö antaa kaikille mahdollisuuden osallistua ja ilmaista mielipiteitään ja ideoitaan. Osa saa parhaat ideat ja ajatukset vasta yhteisen kokouksen päättymisen jälkeen, kun asiat ovat hautuneet päässä hetken aikaa. Kun ajatusten jakamiselle on olemassa selkeä paikka, voi mieleen tulleet asiat esittää milloin tahansa ja mistä tahansa – jopa suoraan puhelimesta.
Ihmisillä on erilaisia tapoja, miten he tykkäävät tehdä yhteistyötä ja oppia. Jotta kaikki ihmiset saadaan todella mukaan suureen ja monipuoliseen ryhmään, heidän on voitava osallistua eri tavoin. On tärkeää antaa osallistujille mahdollisuus kertoa asiansa paitsi kasvokkain, myös kirjoittamalla, kuvien avulla tai jopa videolla. Näin saamme varmemmin kaikkien näkökulmat mukaan.
Digitaalisella fasilitointialustalla pienen tiimin tai tilapäisen työryhmän on helppo käydä keskusteluja, mutta todellinen voimavara on hyödyntää virtuaalista alustaa koko organisaation osallistamisessa. Digitaalisen fasilitaattorin ansiosta prosessi voidaan rakentaa osallistujille todella helpoksi, sillä fsasilitaattori kannattelee kokonaisuutta ja kannustaa jokaista tuomaan äänensä kuuluviin.
Hyvä esimerkki tästä on vaikkapa Kasvu Open -kokonaisuuden vieminen virtuaaliseksi. Yksisuuntaisten esitysten, tapaamisten, kalvosulkeisten ja erillisten kohtaamisten sijaan kaikki valmennus- ja koulutustyö, sparrauskohtaamiset ja itse Kasvun karnevaalikin on viety onnistuneesti digitaaliseksi.
5. Älä kontrolloi vaan koordinoi
Muutosta ei voi kontrolloida, mutta sitä voi – ja täytyy – koordinoida. Organisaatiokehittämisen fasilitaattorin ehkä tärkein kyky on antaa kaikkien tulla kuulluksi (ks. vinkki nro 4). Toisin sanoen keskustelua kannattaa ohjata ja antaa ihmisille mahdollisuus käyttää valittua digitaalista organisaation kehittämisalustaa perusteellisen muutoksen aikaansaamiseksi.
Virtuaalisessa kokouksessa voi olla vaikeaa saada aikaan luonnollista vuoropuhelua. Siksi on tärkeää, että valittu digitaalinen alusta tarjoaa edellytykset luoda osallistujien välistä vuoropuhelua yksinkertaisella ja selkeällä tavalla. Aiheet on pidettävä erillään, jotta ne eivät sekoitu, tai jotta mikään sisältö ei häviä pitkään keskusteluketjuun.
Kun keskustelut käyvät runsaiksi ja niiden pikainen analysoiminen alkaa olla ylivoimaista, voidaan digitaalisessa maailmassa hyödyntää reaaliaikaista tekoälyä, jonka avulla löydetään nopeasti tärkeimmät sisällöt valtavasta määrästä muutosprosessiin liittyvää keskustelua.
Tuottava ja yhteiskehittävä vuorovaikutus edellyttää fasilitaattoreilta ja osallistujilta perustaitoja, mutta ne ovat helposti opittavissa. Organisaatioiden on vain oltava valmiita antamaan työntekijöille koulutusta ja harjoittelua fasilitointitaidoissa.
Erinomainen tapa kehittää jatkuvasti fasilitointitaitoja on kerätä kaikki johtajat, jotka vetävät kokouksia ja työpajoja, säännöllisesti yhteen. Näin he voivat rakentaa yhteistä fasilitoinnin tietopankkia.
6. Ole läpinäkyvä ja ketterä
Viestintä ja avoimuus ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta muutosohjelma voidaan toteuttaa onnistuneesti. Samalla viestintä ja avoimuus ovat organisaatioiden yleisimpiä kompastuskiviä.
Kun luottaa ensin ihmisiin, myös organisaatioon luottaminen paranee. Ja kun organisaatio uskaltaa olla läpinäkyvä, sekin rakentaa luottamusta.
Toinen virtuaalisen ympäristön etu onkin mahdollisuus tehdä viestinnästä, prosesseista ja päätöksistä läpinäkyviä. Kun organisaation kehitysaloitteisiin käytetään yhtä alustaa, kaikki keskustelut, ideat ja ratkaisut voidaan koota yhteen paikkaan. Tällöin analysointi, seuranta ja johtopäätösten teko on helppoa, ketterää ja avointa.
Jokaisen organisaation prosessi on erilainen, minkä vuoksi on tärkeää pysyä avoimena palautteelle ja jatkaa iterointia sitä mukaa, kun palautetta tulee. Tärkeintä on pysyä ketteränä. Erittäin yhteistyökykyiset organisaatiot tunnustavat, että muutos on jatkuvaa, ja ne mukautuvat ja kehittyvät sen mukaan.
7. Hyödynnä oikeita digitaalisia työkaluja
Menestyneimmät organisaatiot laativat strategian (organisaation muutoksen syyt ja toteutustavat) ennen kuin kiirehtivät ostamaan uusimman digitaalisen alustan. Teknologian pitää tukea strategiaa. Kun päätät organisaatiokehityksen työkaluista ja teknisistä välineistä, ota organisaatiomuutokset mukaan suunnitteluun – ja tee se aina työntekijän kokemuksen näkökulmasta. Kun olet valmis tekemään päätöksen, etsi oikeat työkalut, joita on helppo käyttää, ja luo hälytön tila, jossa voi keskittyä kyseiseen ohjelmaan tai muutokseen yksi kohta ja teema kerrallaan.
Muutoksen viimeistely
Ennen kuin testaat näitä strategioita, haluan esittää sinulle vielä muutaman kysymyksen. Kehotinhan jo alussakin miettimään muutosprosessisi syitä.
Toimiiko johtonne – ja toimitko sinä itse – esimerkkinä muille?
Kun ajattelet lopputulosta, jonka haluat saavuttaa, muutosprosessiin pitäisi soveltaa johtamistapaasi ja tapaa, jolla saavutat muutoksen. Jos esimerkiksi haluat lisätä organisaatiossa yhteistyötä, et voi olettaa saavasi muutosideoita, jos kutsut mukaan vain osan ihmisistä.
Tukevatko käyttämänne digitaaliset työkalut muutosstrategiaa?
Usein yritykset käyttävät lukuisia työkaluja, jotka luovat siiloja tiimien ja yksilöiden välille. Jos haluat lisätä läpinäkyvyyttä, luoda yhteistyömahdollisuuksia ja helpottaa työntekijöiden välistä vuoropuhelua, on tärkeää, että käytössä on yksi digitaalinen alusta, joka tukee tätä.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Miksi yhteistyön tapojen uudistaminen on välttämätön edellytys organisaatioiden menestykselle?
Millaisia valmiuksia työntekijät ja organisaatiot tarvitsevat onnistuakseen tulevaisuuden työelämässä? Yhteistyön tekemisen tapoja tulee muuttaa radikaalisti.
Miten rakentaa organisaatiomuutosta tehokkaasti digitaalisessa ympäristössä
Lataa ilmainen oppaamme saadaksesi käytännön ideoita organisaatiokehittämisen prosessien toteuttamiseen digitaalisten välineiden avulla. Oppaastamme löydät myös tietoa muutosjohtamisen trendeistä ja esimerkkejä virtuaalisten työtapojen vaikutuksista organisaation kehittämiseen.
Henkilöstön sitoutuminen keskiössä: Wärtsilä Energy osallisti kaikki mukaan strategiatyöhön
Wärtsilä Energy päätti osallistaa koko organisaationsa strategiatyöhön ja ottaa käyttöönsä entistä ketterämmät työskentelytavat mukautuakseen energiateollisuuden muuttuneisiin vaatimuksiin.