Uusi työntekijä tulossa – siirry digiajan perehdytykseen
Syyskausi on alkamassa ja uudet työntekijät aloittavat. Se tarkoittaa, että jokainen uusi työntekijä pitää perehdyttää tulevaan työhönsä mahdollisimman hyvin.
Uusille työntekijöille ryöpsäytetään infotilaisuuksissa kaikki olennainen asia yrityksestä, niin strategiasta kuin työajanseurantakäytännöistä ja työsuhde-eduistakin. Käteen isketään perehdytyskansio siltä varalta, että jotakin kysyttävää jää. Lisää voi lukea intrasta ja kysyä työkavereilta.
Isossa työyhteisössä perehdyttäjiksi tarvitaan lähiesimies, HR:n edustaja ja monia muitakin. Joskus perehdytystä delegoidaan kummityöntekijöille, ja käytännössä homma on jokaisen työtoverin tehtävä.
Harva organisaatio on kuitenkaan digitalisoinut perehdyttämistä. Se ei tarkoita, että uusi työntekijä hylätään oman laitteensa ääreen tai vastuu hänen työhyvinvoinnistaan siirretään koneille. Päinvastoin: Vastuu tulokkaan sisäänajosta otetaan niin vakavasti, että siihen todella satsataan. Digitaalinen perehdytys vaatii johdolta, HR:ltä ja työtovereilta paneutumista sekä jatkuvaa seurantaa ja osallistumista. Se sitouttaa kaikki osapuolet prosessiin jopa paremmin kuin perinteiset menetelmät.
Omat ja yhteiset tilat
Perehdytyksessä tulija viritetään yrityksen kulttuuriin ja sen lisäksi pienimpiinkin käytännön yksityiskohtiin. Olen saanut seurata muutamissa työyhteisöissä, miten tämä prosessi siirretään digitaaliselle Howspace-alustalle. Alustalla on yksi yhteinen työtila, jossa tiimit, niiden vetäjät ja jäsenet sekä uusi työntekijä pystyvät keskustelemaan ja saavat ajankohtaista, kaikkia koskevaa tietoa. Lisäksi jokaiselle työntekijälle on oma räätälöity osionsa, jonne kootaan myös asiat, jotka tulokkaan pitää tietää.
Tulokas voi tutustua alustalla asioihin rauhassa, lukea muiden kysymyksiä ja vastauksia ja esittää omia kysymyksiään sitä mukaa kun niitä ilmaantuu. Vastaukset kertyvät muidenkin nähtäville, joten samaan asiaan ei tarvitse vastata useaan otteeseen. Uusi työntekijäkin pystyy lisäämään alustalle ideoitaan ja kommenttejaan aina kun niitä tulee mieleen.
Jos tulijan työhön kuuluu esimerkiksi työskentelyä useissa eri asiakasyrityksissä, digialustalle voidaan ladata jokaisen asiakasyrityksen toimintatavat vaikkapa videoina ja tiivistettyinä kirjallisina esityksinä. Howspaceen pystytään myös tekemään testi, joka tulokkaan on kuitattava: olen tutustunut aineistoihin ja ymmärtänyt ne.
Erityisen suuri apu Howspacesta on töissä, joissa käytetään useita eri järjestelmiä. Alustalle on helppo upottaa sisältöä eri sovelluksista, hallinnoida salasanoja ja keskittää IT-tuki. Kaikki löytyy kätevästi, eikä ongelmien tullen tarvitse ihmetellä keneltä saisi neuvoja, kun laskutusohjelma pätkii tai työajanraportointijärjestelmän salasana on hukassa.
Sujuvaa, syvää ja säästävää
Howspaceen pystyt kokoamaan myös kaikki tärkeät kuvat, videot, yhteystiedot, keskustelu- ja ryhmittymismahdollisuudet sekä palautekeskustelut. Siellä esimies voi antaa spontaanisti palautteen uuden tekijän ensimmäisen työvuoron sujumisesta, jos hän ei satu olemaan fyysisesti paikalla, kun on palautteenannon aika.
Eri tehtäviä varten on mahdollista räätälöidä alustalle omat perehdytyspakettinsa. Esimerkiksi yrityksen koodareille voi olla Howspacessa omat sivunsa, myyjille omansa. Lisäksi tarvitaan yhteisiä keskustelutiloja ja infoalueita – ja vaikkapa yhteinen tila kaikille eri yksiköihin tulleille uusille työntekijöille. Heitä yhdistää alussa se, että jokainen tietää talon tavoista yhtä vähän, joten ryhmässä he voivat tsempata toisiaan.
Digialustaperehdytys ei siis ole linkkien ja tekstimassojen yksinäistä lukemista vaan vahvasti osallistavaa. Alustan kautta saa helposti yhteyden niin esimieheen kuin kiireisimpiin kollegoihinkin. Näin perehdytys hoituu entistä sujuvammin ja moniulotteisemmin – ja samalla säästää monen ihmisen aikaa.
Tiedonkaatojuna meni jo
Hyvä perehdytys ajaa uuden työntekijän sisälle työkulttuuriin ja -yhteisöön. Perinteiset luento-, kansio- ja intramenetelmät ovat tähän tarkoitukseen kömpelöitä ja tieto vanhenee niissä nopeasti. Howspace ei sulje pois kasvokkain tapaamista ja kommunikointia. Se tuo ihmisten kanssakäymiseen uuden tason, jonka avoimuus helpottaa työyhteisöön sujahtamista sekä uusien työtehtävien omaksumista.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Organisaatiokulttuurin muutos: 3 tärkeintä asiaa
Miten kehittää organisaatiokulttuuria? Pyydä kaikkia osallistumaan ja rakenna kestävää muutosta olemassa olevien vahvuuksien varaan.
Ihmiskeskeinen transformaatio: Mitä se tarkoittaa ja miksi sillä on väliä?
Ihmiskeskeisen transformaation johtaminen on tulevaisuuden taito. Mitä se oikeastaan tarkoittaa ja miksi ihmiskeskeinen uudistuminen on niin tärkeää? Mitä eroa on transformaatiolla ja muutoksella?
Ghost Community & Fortum IT: “Kulttuuria muutetaan yhdessä”
Videolla Fortumin Marjo Kivistö avaa, miten Ghost Community ja Fortumin IT-organisaation 400 työntekijää muotoilivat kulttuuria Howspace-alustalla menestyksekkäästi.