TOP7: Miten digitaalinen fasilitointi tukee moderneja työskentelytapoja?
Etsitkö entistä nopeampia ja tehokkaampia tapoja innovoinnin, innostuksen ja sitoutumisen tukemiseen tai organisaatiosi kehittämiseen? Digitaalinen fasilitointi on viime aikoina noussut kiinteäksi osaksi arkeamme, ja myös sinä voisit hyötyä siitä kehittäessäsi organisaatioosi tai tiimiisi uusia, moderneja työskentelytapoja.
Tässä kirjoituksessa perehdymme tarkemmin seitsemään tapaan hyötyä digitaalisen fasilitoinnin tarjoamista mahdollisuuksista koko organisaatiossa.
1. Luo kuulluksi tulemisen kokemusta
Ei ole salaisuus, että ihmisillä on sisäsyntyinen kuulluksi ja ymmärretyksi tulemisen tarve. Me kaikki kuitenkin ymmärrämme myös, miten vaikeaa on saada suuren ja monimuotoisen organisaation jokainen jäsen mukaan erilaisiin kehittämiskokonaisuuksiin – mutkikkaista ja strategisista prosessista puhumattakaan. Kun kokonaisuus vaatii paljon uuden oppimista ja yhteiskehittämistä, on ihmisten mukaan saaminen entistäkin tärkeämpää.
Vaikka digitaalinen fasilitointi ei ole taianomainen patenttiratkaisu kaikkiin organisaation kehittämishankkeisiin liittyviin haasteisiin, se auttaa selvittämään monia ihmisiin ja heidän osallistumiseen liittyviä pulmia.
Kun kutsumme kaikki koolle yhteisen, tärkeän teeman äärelle, voimme rakentaa ilmapiiriä, jossa jokaisen mielipiteellä on merkitystä ja kaikilla on oikeus tulla kuulluksi. Kutsumalla kaikki yhteen, yhteiseen työtilaan, voimme paitsi osallistaa mukanaolijoita ja kysyä mielipidettä keskeisiin kysymyksiin, myös tukea ja oppia toisilta. Vaikka yhteistyössä ei aina olekaan mahdollista saavuttaa jokaista miellyttävää kompromissia, on jokainen ainakin pysynyt kärryillä puheenaiheista ja voinut antaa oman panoksensa kokonaisuudelle. Myös prosessin vetäjänä pystyt reagoimaan palautteeseen ja osallistumaan keskusteluun nopeammin, kun kaikki tieto on koottu yhteen paikkaan.
2. Rakenna turvallinen ympäristö erilaisille ihmisille ja tarpeille
Kasvokkaisessa työpajaympäristössä on tavallista, että muutamat harvat hallitsevat keskustelua toisten istuessa tuppisuina. Koska useimmat yritykset eivät koostu ainoastaan nopeasti ajattelevista papupadoista, on tärkeää tarjota ihmisille monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia ja osallistumisen paikkoja.
Antamalla ihmisille mahdollisuuden kommunikoida paitsi kasvokkain, myös kirjallisesti, kuvallisesti ja jopa videoiden välityksellä, voit saada entistä tehokkaammin jokaisen näkökulman kuuluviin.
3. Vältä tarpeettomia keskeytyksiä
Digitaaliset työtilat antavat tiimisi jäsenten osallistua muutosprosesseihin ja oppimisohjelmiin omilla ehdoillaan. Sen sijaan, että kaikki yhteistyötä vaativat tehtävät tehtäisiin kasvokkain, voit siirtää osan keskusteluista ja tehtävistä verkkoon.
Tällä tavoin osallistujat voivat vapaasti valita, milloin ja missä he osallistuvat keskusteluun. Lopputuloksena tiimin jäsenten sitoutuneisuus todennäköisesti kasvaa, koska he tietävät, että heidän päivittäistä työtään arvostetaan ja turhia, jatkuvia keskeytyksiä voidaan välttää. Asynkronisessa työskentelyssä jokainen voi valita, milloin asiaan paneutumiselle on paras aika, jolloin motivaatiokin on usein kohdillaan.
Kasvokkaisille, virtuaalisille tai hybridi-tapaamisille ja työpajoille on toki myös syytä olla omat aikansa ja paikkansa. Etäpalaverit ja kasvokkaiset kohtaamiset ovat prosessin kannalta hyödyllisiä, kun niiden fokus ja tavoite on selvillä.
4. Yhteiskehittely tukee liiketoimintaa
Keskeinen selitys tälle on, että yhdelläkään yksittäisellä henkilöllä ei voi olla isossa organisaatiossa yhtä laajaa, monipuolista ja moninäkökulmaista ymmärrystä organisaation toiminnasta kuin yhteisöllä yhdessä. Kollektiivinen älykkyys on yksi modernin organisaation menestystekijöistä. Löytämällä keinot eri alojen asiantuntijoiden kuuntelemiseen voit valjastaa jokaisen organisaation jäsenen tiedot, taidot ja kokemukset yhteisen potentiaalinne saavuttamiseksi.
Lyhyesti: Jos organisaatio pystyy korvaamaan perinteisen ylhäältä–alas-johtamisen yhteistyön kulttuurilla, liiketoiminnan tulos on nousujohteista.
5. Automatisoi muistutukset ja käytä aikasi tärkeimpiin asioihin
Jotta voimme varmistaa, että asiat etenevät organisaatiossa sovitussa aikataulussa, on osallistujia usein muistutettava kokonaisuuden välietapeista ja määräajoista. Projektinhallintatyö voi kuitenkin usein hukata leijonanosan asiantuntijan ajasta.
Automatisoimalla kaikki tärkeät muistutukset voimme käyttää enemmän aikaa niihin asioihin, joita koneet eivät voi tehdä puolestamme – kuten tärkeisiin kysymyksiin vastaamiseen ja keskustelujen fasilitointiin.
6. Jaa vastuu dokumentoinnista
Normaalisti fasilitaattorille lankeaa työpajan jälkeisen dokumentoinnin epäkiitollinen työsarka. Yhteinen digitaalinen työtila, jonne koko yhdessä kuljettava matka rakentuu, antaa kuitenkin mahdollisuuden delegoida dokumentaatiota osallistujille ja leipoa se osaksi työpajaa.
Osallistujia voidaan myös rohkaista kokonaan uudenlaiseen dokumentointiin: jakamaan videoita, kuvia ja kaavioita sovituista asioista ja käsitellyistä puheenaiheista. Näin työpaja jää paremmin jokaisen osallistujan mieleen, ja myös ne, jotka eivät päässeet mukaan, saavat asioista helposti kiinni jatkoa varten.
7. Pyydä palautetta ja kertaa
Jokainen organisaation muutosprosessi on hieman erilainen kuin sen edeltäjät. Tämän vuoksi on tärkeää pysyä avoimena palautteelle ja kerrata asioita prosessin kuluessa.
Howspacen kaltainen digitaalinen fasilitointialusta tekee erillisistä palautelomakkeista tarpeettomia ja antaa sen sijaan mahdollisuuden rakentaa “palautepostilaatikon” suoraan työtilaan. Kun palautetta pyydetään ja yhteistä suuntaa tarkistetaan pitkin matkaa, myös kokonaisuus voi muodostua vastaamaan koko osallistujajoukon tarpeita entistä paremmin. Palautteen luonteesta riippuen voit pyytää kommentteja joko nimellä tai nimettömästi, piilottaa annetut kommentit tai pitää ne kaikkien nähtävillä yhteisen ymmärryksen lisäämiseksi.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Karelia-ammattikorkeakoulu hyödyntää Howspacea strategiatyössä ja osana opetusta
Karelia-ammattikorkeakoulu tarvitsi ketterän alustan tukemaan erilaisia prosesseja, kuten strategiatyötä, tutkimus- ja kehittämishankkeita sekä verkko-opetusta. Haussa oli ratkaisu, joka edistäisi sisäistä tiedon jakamista ja yhteistyötä.
Keskisuomalainen arvioi muutoksen etenemistä Howspacen avulla
Brändiuudistuksen nykytilaa ja muutoksen suuntaa oli helppo analysoida alustalle kertyneen tiedon perusteella, tekoälyn avustamana.
PAM uudistaa toimintaansa Howpacen avulla
Howspace tarjoaa helppokäyttöisen ja monipuolisen alustan liittokokouksen valmisteluun, yhteiskehittämiseen ja kokoukseen liittyvän viestinnän keskittämiseen.