Miten yhteiskehittäminen on muuttunut vuonna 2021 – ja miten se muuttuu tulevaisuudessa
Käsillä oleva pandemia on paineistanut yrityksiä ja työelämää valtavalla volyymilla. Monet uskovat teknologisten innovaatioiden käyttöönoton kiihtyneen jopa vuosikymmenellä aiemmin arvioidusta. Tämä on vaikuttanut suuresti myös organisaatioiden kehitysprojekteihin, kuten yhteiskehittämiseen, jonka toteutustavat ovat muuttuneet merkittävästi.
Yhteiskehittäminen tarkoittaa organisaation kehittämistä, jossa prosessiin osallistuu laaja joukko ihmisiä, myös organisaation ulkopuolelta. Nämä ulkopuoliset ovat yleensä organisaation asiakkaita, mutta yhteiskehittäminen voi tarkoittaa myös muun tyyppisten kumppanien tai konsulttien osallistumista prosessiin.
Antti Pitkänen on työympäristömuutokseen erikoistuneen Agile Workin hallituksen puheenjohtaja ja Chief Experience Officer (CXO). Keskeinen osa Agile Workin työtä on suunnitella yhdessä asiakkaiden kanssa parempia työympäristöjä. Antti onkin päässyt seuraamaan aitiopaikalta, miten työympäristöt muuttuivat dramaattisesti vuonna 2020 ja miten se on vaikuttanut yhteiskehittämiseen.
”Ennen vuotta 2020 kaikki yhteiskehittäminen tapahtui kasvotusten. Tällä hetkellä hoidamme kuitenkin kaiken etänä käyttämällä digitaalisia työkaluja,” Pitkänen kertoo.
Tässä artikkelissa yhteiskehittämisen moniottelija kuvailee, miten yhteiskehittäminen muuttui vuonna 2020 ja miten se on muuttunut edelleen vuonna 2021. Hän jakaa myös näkemyksiään yhteiskehittämisen tulevaisuudesta sekä vinkkejä siihen, miten muutoksen aallonharjalla voi pysyä.
Tasa-arvo ja avoimuus keskiössä
Yhteiskehittämisellä kasvokkain ja virtuaaliympäristössä on molemmilla omat hyvät ja huonot puolensa.
Kasvokkain tapahtuvan yhteiskehittämisen tärkein vahvuus liittyy sosiaaliseen vuorovaikutukseen. Fasilitoija pystyy yleensä aistimaan huoneessa vallitsevan ilmapiirin ja energian sekä viemään yhteistyötä eteenpäin niitä hyödyntäen. Lisäksi uusiin ihmisiin tutustuminen tapahtuu yleensä luonnollisemmin kasvotusten.
”Yleensä kuitenkin eri yksilöiden osallistumisaste vaihtelee suuresti ryhmässä kuin ryhmässä. Kovaäänisimmät ihmiset vievät tyypillisesti 80 prosenttia kaikesta yhteisestä ajasta,” Pitkänen kuvailee.
Hänen mukaansa kulunut vuosi onkin osoittanut digitaalisten työskentelytapojen monet edut.
”Viime aikoina osallistumisaste on noussut jopa 97 prosenttiin. Käytännössä siis lähes kaikki ryhmässä ovat osallistuneet tavalla tai toisella.”
”Koko ryhmän osallistaminen on mahdollista täysin uudella tavalla – monet niistä, jotka eivät puhuisi luokkahuoneessa, ovat valmiita jakamaan ajatuksiaan verkossa. Viime aikoina osallistumisaste on noussut jopa 97 prosenttiin. Käytännössä siis lähes kaikki ryhmässä ovat osallistuneet tavalla tai toisella.”
Myös osallistujien näkemysten käsittely ja koko prosessin dokumentointi käyvät digitaalisilla työkaluilla kätevästi:
”Howspacen tekoäly kehittyy jatkuvasti tunnetilojen tunnistamisessa ja tiivistelmien luomisessa. Mahdollisuus järjestää ja koota yhteen kaikki osallistujien luoma sisältö tuo avoimuutta, mikä puolestaan lisää luottamusta. Asiakas ja osallistujat pääsevät näkemään konkreettisesti, kuinka paljon he ovat luoneet ja kuinka paljon näkemystä organisaatiosta löytyy.”
8 vinkkiä taitavaan yhteiskehittämiseen
Pitkänen tiivistää neuvonsa yhteiskehittämisestä – oli kyseessä sitten digitaalinen tai fyysinen toteutus – kahdeksaan keskeiseen vinkkiin:
- Määritä, kuka on kohteena. Keitä tarvitaan prosessissa ja keitä varten se on luotu?
- Määritä tavoitteet. Kaikille asianosaisille on oltava selvää, mihin ollaan pyrkimässä.
- Osallista osallistujat. Tämä tapahtuu auttamalla heitä tekemään asiasta henkilökohtaisesti merkittävän itselleen.
- Kommunikoi tehokkaasti ja johdonmukaisesti. Aktiivinen viestintä tukee yhteiskehittämistä ja pitää aiheen ihmisten mielessä.
- Huolehdi toteutuksen laadusta. Kannattaa käyttää apuna asiantuntijoita ja parhaita mahdollisia työkaluja.
- Dokumentoi ja tee yhteenveto. Tärkeimmät tulokset ja ideat kannattaa dokumentoida reaaliaikaisesti.
- Jatka kehittämistä. Tuloksia on työstettävä edelleen, kunnes niistä tulee konkreettisia suunnitelmia, palveluja, ratkaisuja jne.
- Osoita arvostusta. Kun osallistujat tuntevat olevansa arvostettuja ja tulevansa kuulluksi, maaperä on hedelmällinen yhteiskehittämiselle.
Antin mukaan osa näistä kohdista on tullut tärkeämmiksi nyt, kun kaikki toiminta on siirtynyt digitaaliseen ympäristöön.
”Esimerkiksi oikeiden työkalujen valitseminen on paljon tärkeämpää, kun yhteiskehittäminen tapahtuu ainoastaan etäyhteyden kautta. Dokumentointi reaaliajassa on myös tärkeää, koska se luo jaettua ymmärrystä. Lisäksi ammattitaitoisen viestinnän merkitys korostuu, koska non-verbaalista kommunikaatiota ei tapahdu samalla tavalla kuin luokkahuoneessa.”
Tulevaisuudessa molempien mallien vahvuudet yhdistyvät
Kukaan ei tiedä varmuudella, miltä työelämämme näyttää ja millaiseksi se muodostuu hybridiaikana. On kuitenkin todennäköistä, että paluu normaaliin tai ainakin lähemmäs entistä normaalia tapahtuu muutaman seuraavan vuoden aikana. Etä- ja läsnätyö tulevat todennäköisesti vuorottelemaan arjessamme kuitenkin jatkossakin entistä luonnollisemmin.
Pitkänen uskoo, että tulevaisuuden yhteiskehittämisessä yhdistetään sekä fyysisen että virtuaalimaailman parhaat puolet. Ihmiset tapaavat toisinaan kasvokkain, mutta he eivät ole enää valmiita elämään ilman virtuaaliympäristön tarjoamia etuja.
”Esineiden internetin (IoT) kehitys voi tuoda markkinoille erittäin mielenkiintoisia ratkaisuja, joiden avulla luokkahuoneen ja digitaalisen työkalun välinen rajapinta hämärtyy. Näihin voivat lukeutua esimerkiksi itsetallentavat kirjoitustaulut ja post-it-lappujen sisällön tekstiksi muuntava kamera. Tämänkaltaiset ratkaisut voitaisiin liittää suoraan esimerkiksi Howspacen kaltaiseen työkaluun.”
Agile Work on myös Howspace-kumppani ja osa globaalia kumppaniverkostoamme! Lue lisää kumppanuusohjelmistamme täältä.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita yhteiskehittämisen keinoin
Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita ja kestävää liiketoimintaa yhteiskehittämisen keinoin. Howspace on BioPaavo-projektin mahdollistaja.
Yhteiskehittäminen matkailualueiden kasvun vauhdittajana
Webinaarissa matkailun asiantuntijatalo FlowHouse kertoo asiakastarinoiden kautta organisaatiorajat ylittävän yhteistyön uudistamisesta eri matkailualueilla – Howspace-alustaa hyödyntäen.
Osallistava strategiatyö lisää muutosvoimaa
Howspacen ja Talentreen webinaarissa kuulimme ”Pelastetaan Strategia” -kirjan tekijän, strategiakonsultti Antti Haapakorvan parhaita oppeja osallistavasta strategiatyöstä käytännön esimerkkien kautta.