Kasvun fasilitointi etänä: Kasvu Openin 5 vinkkiä digitaaliseen fasilitointiin
Mennyt vuosi kiihdytti organisaatioiden digiloikkaa. Yksi vauhtia saaneista organisaatioista on jyväskyläläinen Kasvu Open, joka ennen pandemiaa järjesti satoja livetapahtumia vuodessa. Kasvu Open oli aloittanut digitaalisten toteutustapojen ja konseptien suunnittelun jo ennen pandemiaa, mutta poikkeusolot sysäsivät suunnitelmat odotettua nopeammin käytäntöön.
“Viime vuosi meni kaikesta huolimatta tosi hyvin. Suurin onnistuminen oli, ettei mitään tarvinnut perua,” iloitsee Kasvu Openin kehitysjohtaja Leena Räisänen. Kasvu Open siirsi kaikki yritystapahtumansa verkkoon Howspacen avulla. Hyvän palautteen ja onnistumisten ohella kulunutta vuotta väritti jatkuva kehittäminen ja uuden oppiminen. Kokosimme näistä opeista Leena Räisäsen ja Kasvu Openin yhteisömanagerin Vivi Pöntiön kanssa viisi vinkkiä digitaaliseen fasilitointiin.
1. Ota aikaa koko prosessin suunnitteluun
Kun Kasvu Open alkoi siirtää yritystapahtumiaan digiin, suunnitelmia tehtiin aluksi useita. Tämän kautta tiimi sai arvokasta oppia ja oivalluksia siitä, miten eri tavoin asioita voi järjestellä ja pilkkoa digitaalisessa työtilassa ja mitä kaikkea asiakkaiden matkan suunnittelussa tulee ottaa huomioon.
Mitä enemmän osaaminen on karttunut, sitä tärkeämmäksi kokonaisuuden ja asiakkaiden matkan suunnittelu on noussut. Vaikka etukäteisvalmistelu vie aikaa, pitkällä tähtäimellä hyvä valmistautuminen nopeuttaa varsinaista toteutusta.
“Kun olemme suunnitelleet toteutuksen tarpeeksi hyvin, olemme pystyneet säästämään aikaa toteutusvaiheessa,” Pöntiö toteaa.
Howspace on mahdollistanut asiakkaiden matkan jäsentämisen uudella tavalla. Ensimmäisenä on syytä rakentaa kokonaiskuva siitä, miten haluaa prosessin etenevän. Tämän jälkeen kokonaisuuden voi pilkkoa sopiviksi vaiheiksi. Kaikkea tietoa ei tarvitse jakaa kerralla, vaan sisältöä voi jakaa osallistujille ennemminkin asteittain.
2. Nosta asiakaskokemus keskiöön
Kasvu Open tunnetaan positiivisesta hengestä sekä vahvasta yhteenkuuluvuuden tunteesta. Tämän tunnelman synnyttäminen ja ylläpito myös digitaalisessa ympäristössä on ollut merkittävässä roolissa Kasvu Openin prosessien suunnittelussa.
Räisänen kertoo, että heitä on ohjannut ajatus ehjästä ja mielekkäästä kokemuksesta, joka toisi myös vau-elämyksiä osallistujille. Viime vuonna vielä epäiltiin, onnistuvatko kohtaamiset digitaalisessa ympäristössä lainkaan, Kasvu Open yllätti osallistujat positiivisesti. Toki viime vuonna tilanne oli kaikille uusi, eikä aiempaa kokemusta digitaalisista tapahtumista ollut paljoa. Sen vuoksi positiivisen kokemuksen luominen oli Räisäsen mukaan helpompaa.
Tänä vuonna tilanne on toinen. Ihmiset ovat vuoden mittaan tottuneet osallistumaan erilaisiin digitaalisiin tapahtumiin. Tämän myötä osa on jotkut ovat jopa kypsyneet ruudun tuijotteluun. Haasteena onkin tänä vuonna se, kuinka parantaa asiakaskokemusta viime vuodesta. Elämyksellisyys ja sujuva kokemus nousevat Räisäsen mukaan nyt kokonaisuuden keskiöön.
3. Rakenna luottamusta yhteisön sisällä
Kasvu Openin toiminnan ydin on yhteisöissä – vapaaehtoissa sparraajissa, sparrausta kaipaavissa yrittäjissä ja kasvua tukevissa kumppaneissa – ja niiden keskinäisessä yhteistyössä. Howspacen avulla koko kasvun ekosysteemi on voitu koota yhteen samaan paikkaan ja työtilat on rakennettu yhteisön välistä keskustelua varten.
Jotta keskustelua saadaan aikaan, on hyvä kiinnittää huomiota yhteisön sisäiseen luottamukseen ja rakentaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Jos luottamusta ei ole, myöskään keskustelua ei synny. Senpä vuoksi yhteisön fasilitoijan tulisi ensin keskittyä yhteisön jäsenten tutustumiseen ja keskinäisen vuorovaikutuksen rakentamiseen.
“Me olemme oppineet, että on hyvä pitää huolta siitä, että jokainen yhteisön jäsen esittäytyy. Ohjattujen polkujen ja tehtävien kautta fasilitoija voi pitää huolen, että tämä toteutuu,” Räisänen vinkkaa.
Pöntiö on myös huomannut, että ihmiset ovat aktivoituneet koko ajan entistä enemmän keskustelemaan. On hyvä muistaa, että luottamuksen rakentaminen etenkin uusien yhteisöjen sisällä vie aikaa. Fasilitoijan rooli on tässä erittäin tärkeä, sillä fasilitaattori voi omalla esimerkillään näyttää, kuinka tilassa toimitaan. Moni varmasti miettii, miten digitaalisessa ympäristössä tulisi reagoida muiden aloittamaan keskusteluun, millä tavalla vastata muiden kommentteihin tai vastaako kukaan oman viestiketjun aloittamiseen.
“Howspacen avulla sparraajayhteisön toiminnasta on tullut yhteisöllisempää ja läpinäkyvämpää. Samaan aikaan alusta tarjoaa mahdollisuuden viedä yhteisön sisäistä vuoropuhelua eteenpäin,“ Pöntiö kertoo.
4. Opeta ja osallista osallistujia jatkuvaan työskentelyyn
Luottamuksesta päästäänkin pureutumaan paremmin fasilitoijan rooliin. Kasvu Openin malli perustuu jatkuvaan työskentelyyn, ei pelkästään yksittäisiin tapahtumiin. Haasteena onkin ollut, miten hyödyntää Howspacea pitkäkestoisemmin ja sitouttaa osallistujia laajemmin mukaan.
Räisänen ja Pöntiö ovat oppineet, että keskustelu ei synny välttämättä itsestään vaikka alustalle olisi teknisesti luotu paikkoja olla yhteydessä muihin ihmisiin.
“Keskustelun synnyttäminen vaatii vahvaa fasilitointia. Ihmiset on kutsuttava osallistumaan ja ihmisiä pitää ohjata,” Räisänen painottaa.
5. Viesti keskitetysti
“Howspacen avulla olemme voineet viedä sparraajayhteisön sekä kumppaniyhteisömme uudelle tasolle ja samalla olemme voineet myös keskittää omaa tekemistä ja viestintää”, Pöntiö summaa yhteen digialustan plussia.
Digitaalinen toteutustapa on pakottanut Kasvu Openia miettimään viestintää uusiksi. Howspacen avulla viestinnän keskittäminen yhteisön jäsenille heidän aktiivisuuden tai tietyn ajankohdan mukaan on muuttanut Kasvu Openin toimintalogiikkaa.
Pöntiö toteaakin, että oman työn johtaminen on helpottunut, koska viestejä pystyy ajastamaan pitkällekin eteenpäin. Viestien kohdentaminen ja ajastaminen auttavat prosessin eteenpäin viennissä sekä asiakaskokemuksen sujuvuuden ylläpidossa.
Miltä tulevaisuus näyttää Kasvu Openille?
Mennyt vuosi toi valtavasti tietotaitoa ja kokemusta Kasvu Openille, ja sekä Pöntiö että Räisänen ovat luottavaisia tulevaan. Tällä hetkellä suunnittelupöydällä ovat erilaiset hybridimallit ja niiden mahdollistaminen sekä myös täysin digitaaliset kohtaamiset. Räisänen ennustaa, että yksi asia on tullut jäädäkseen: “Onko pakko tulla paikan päälle, voinko osallistua etänä?” Tämä kysymys tulee haastamaan kaikkia ja vaatii omien pelisääntöjen tarkastelua meiltä kaikilta.
Kasvu Open on virallinen Howspace-kumppani. Lue lisää kumppanuusohjelmista ja hae mukaan!
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Johdatus digitaaliseen fasilitointiin
Miten järjestää muutosprosesseja, oppimiskokonaisuuksia tai työpajoja onnistuneesti, kun osallistujat ovat mukana vuoroin hybridinä, etänä ja kasvokkain? Ilmoittaudu mukaan Howspacen järjestämään ilmaiseen digitaalisen fasilitoinnin koulutukseen. Ohjaa yhteistyötä virtuaaliympäristössä.
Miten rakentaa organisaatiomuutosta tehokkaasti digitaalisessa ympäristössä
Lataa ilmainen oppaamme saadaksesi käytännön ideoita organisaatiokehittämisen prosessien toteuttamiseen digitaalisten välineiden avulla. Oppaastamme löydät myös tietoa muutosjohtamisen trendeistä ja esimerkkejä virtuaalisten työtapojen vaikutuksista organisaation kehittämiseen.
Miten onnistua työpajan fasilitoinnissa: 18 helppoa askelta menestykseen!
Kokematonkin fasilitaattori voi saavuttaa erinomaisia tuloksia näiden 18 yksinkertaisen askeleen avulla.