Senaatti
Senaatti saa kuukausittain jopa 75% henkilöstöstä mukaan yhteiskehittämiseen
Haaste
Senaatti on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani, joka luo asiakkaidensa kanssa heidän toimintaansa tukevia työympäristöjä ja vastaa niiden ylläpidosta.
Valtion virastoilta puuttui aiemmin keskitetty järjestelmä, jonka avulla voitaisiin tukea yhteistyötä isoissa prosesseissa. Senaatin pyörittämissä kokonaisuuksissa on usein mukana osallistujia eri organisaatioista, jolloin valtion sisäiset järjestelmät eivät yksin riitä tukemaan kommunikointia.
Ratkaisu
Senaatti otti Howspacen laajaan käyttöön tehostaakseen yhteistyötä ja tukeakseen toimintaa digitaalisesti. Howspace-alustalla pyöritetään toimitilauudistuksia, esimiesvalmennuksia, johtajuusinfoja, asiakassuhdetyötä, työpajoja ja ylimmän johdon kokoontumisia. Howspace tukee myös yhteistä työ- ja toimitilastrategiaa sekä suurinta osaa HR:n vetämistä koulutuksista.
Tulokset
Suomen valtion 65 000 työntekijästä 25% käyttää yhteistyön tehostamiseen ja osallistamisen tukemiseen rakennettua Howspace-alustaa Senaatin luotsaamien toimitilauudistusten, esimiesvalmennusten ja johtamisinfojen kautta. Asiantuntijatyötä tekevistä vastaava osuus on jopa yksi kolmasosa.
Senaatti on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani, joka luo asiakkaidensa kanssa heidän toimintaansa tukevia työympäristöjä ja vastaa niiden ylläpidosta. Kun tavoitteena on tarjota parhaat mahdolliset olosuhteet ja edellytykset tehdä työtä, joka tekee Suomesta maailman toimivimman ja turvallisimman maan asua ja elää, on jokaisen ammattilaisen osaaminen ja energia saatava mukaan yhteiskehittämiseen.
“Pystymme tavoittamaan Howspacen kautta valtavan määrän ihmisiä ja vaikuttavuus on huomattavaa. Edelläkävijyys ja muutospaine koskettavat todella isoa määrää valtionhallinnon työntekijöistä. Työtämme helpottaa, kun voimme koota ihmiset yhteen tärkeiden teemojen äärelle. Howspacen avulla kaikki tieto, vuoropuhelu ja kokonaiskuva on kaikkien nähtävillä samanaikaisesti,” valottaa Senaatin muutosjohtamisen erityisasiantuntija Pertti Siekkinen.
Ennen Howspacea valtion virastoilla ei ollut Siekkisen mukaan mitään keskitettyä järjestelmää yhteistyön tukemiseen. Senaatin pyörittämissä prosesseissa on usein mukana myös valtionhallinnon ja yksittäisten virastojen ulkopuolisia yhteistyökumppaneita, jolloin valtion omat, sisäiset järjestelmätkään eivät riittäisi yhteiseen kommunikointiin.
“Hankkeemme kestävät minimissään kolme vuotta, ja tuona aikana kokonaisuuksissa on välillä pitkiäkin taukoja. Howspacen avulla osallistaminen on kuitenkin aina helppoa ja voimme kutsua ihmiset mukaan silloin, kun joitakin tuloksia on tullut, päätöksiä on tehty tai seuraavat työpajat lähestyvät,” Siekkinen avaa.
Digitaalisuus tuo säästöjä ja tukee yhteistyötä
Alun perin Siekkinen ja hänen aisaparinsa, erityisasiantuntija Santeri Paakko ottivat Howspacen käyttöönsä, koska he halusivat digitalisoida oman työnsä. Tuohon tarpeeseen Howspace vaikutti “oivalta valinnalta”. Nyt arvo kuuluu osoittautuneen oletettua suuremmaksi.
“Uusi tekemisen tapa on selkeästi helpottanut työmme etenemistä. Kun voimme koota kaikki osallistujat helposti yhteen paikkaan, keskustelun ylläpito ja yhteistyö on yksinkertaista ja osallistavaa,” Paakko selvittää.
Tällä hetkellä Senaatti pyörittää Howspacen tukemana toimitilauudistuksia, esimiesvalmennuksia, johtajuusinfoja, asiakassuhdetyötä, työpajoja, ylimmän johdon kokoontumisia sekä tukee yhteistä työtila- ja toimitilastrategiaa. Myös HR on ottanut työkalun omakseen ja tekee suurimman osan koulutuksistaan sen avulla.
Yksi syy tähän piilee Siekkisen ja Paakon mukaan rahallisissa ja ajallisissa säästöissä, joita digitaalisuus on tuonut. Matka-, tila- ja majoituskustannuksilta vältytään ja aikaa säästyy, kun ihmisten ei enää tarvitse liikkua samaan fyysiseen paikkaan kohdatakseen yhdessä.
“Howspacen käyttö on tuonut meille selkeää taloudellista hyötyä. Jos olisimme koonneet viime vuosina kaikki 170 esimiestämme ympäri Suomea fyysisesti samaan paikkaan yhteisille esimiespäiville, kustannukset olisivat olleet moninkertaiset verrattuna siihen, että nyt meillä on striimauspalvelu paikan päällä ja Howspace tukemassa yhteistyötä. Näin olemme saaneet esimiespäivät järjestetyiksi reilusti alle kymmenesosan hinnalla alkuperäisiin, kasvokkaispäiviin verrattuna,” kaksikko valottaa.
Siekkinen ynnää samaan laskelmaan vielä kaikki muutkin asiakastilaisuudet, joissa yhteen on perinteisesti tuotu kaikki samalta alueelta tuleva henkilöstö sekä muuualla työskentelevät asiantuntijat. Virtuaalisten yhteistyömuotojen avulla voidaan nyt kutsua koolle eri alojen asiantuntijat ja paras osaaminen koko Suomesta.
“En lähtisi enää vetämään kasvokkaistilaisuuttakaan ilman Howspacea. Nyt meillä on alustalla aina koko prosessin, työpajan ja hankkeen rakenne valmiina, ja kokonaisuus voidaan kuljettaa Howspacen avulla läpi alusta loppuun.”
“Viestinnän näkökulmasta Howspace eroaa valtavasti muista työkaluista, sillä se tarjoaa yksisuuntaisen tiedottamiskanavan sijaan paikan ja ajan kokoontua ja työskennellä yhdessä. Yhteisellä tekemisellä on joka kerta jokin tarkoitus, minkä vuoksi olemme koolla.”
Strategia- ja muutosprosessit tarvitsevat onnistuakseen asianmukaiset työkalut ja toimintatavat
Esimerkiksi isommasta, onnistuneesta, asynkronisesta muutoksesta Siekkinen nostaa taannoisen Puolustusvoimien rakennuslaitoksen ja Senaatti-kiinteistöjen fuusion. Ison uudistumisprosessin keskellä yhteistyö ja erilaiset osallistamisen keinot punnittiin.
“Uuden organisaatiomme muutosviestintä sekä ensimmäinen yhteinen strategiaprosessimme toteutettiin onnistuneesti Howspacea hyödyntäen. Tämän kokoinen yhdistyminen olisi ennen kaikkea pandemia-aikana jäänyt tekemättä ilman asianmukaisia työkaluja. Ainoastaan Yammerin ja Sharepointin avulla dokkareita jakamalla kokonaisuus ei olisi onnistunut,” Siekkinen kertoo.
“Viestinnän näkökulmasta Howspace eroaa valtavasti muista työkaluista, sillä se tarjoaa yksisuuntaisen tiedottamiskanavan sijaan paikan ja ajan kokoontua ja työskennellä yhdessä. Yhteisellä tekemisellä on joka kerta jokin tarkoitus, minkä vuoksi olemme koolla.”
Lisäksi Siekkinen ja Paakko kertovat digitaalisesti tuetun strategiatyön juurtuvan arkeen heti alusta alkaen.
“Howspacella voimme tukea myös parikeskusteluja ja saada koko strategian ja sen painopisteet rakenneltua vaiheittain pienissä ryhmissä. Kaikkia on voitu kuulla, ja yhteisestä keskustelusta saadaan vielä aikaan järkevää koontia nopeasti erilaisten kyselyiden ja tekoälyominaisuuksien avulla.”
”On huimaa, että samalla, kun ihmiset sysättiin pariksi vuodeksi kotitoimistoihin, meillä tapahtumissa käyvien ihmisten määrä vain lisääntyi!”
Jopa 75% henkilöstöstä mukana kuukausittaisissa kohtaamisissa – innostus ja tieto välittyy liki jokaiselle
Ennen pandemian alkua Paakko ja Siekkinen eivät osanneet odottaa, että digitaalisesti tuetun yhteistyön arvo ja sen myötä Howspacen käyttäjämäärät nousisivat nykyisiin, huimiin lukemiin. Senaatilla työkalun käyttö ehti “räjähtää käsiin” jo ennen koronan alkua.
“Tajusimme heti, miten tämä todella tehostaa työtämme ja miten voimme osallistaa kaikki mukaan työympäristöhankkeisiimme verkon kautta,” Paakko muistelee.
“Nyt meillä pyörii jatkuvasti valtava määrä hankkeita, ja viimeistään korona-aikana uusi tekemisen tapa on ollut meille pelastus. On huimaa, että samalla, kun ihmiset sysättiin pariksi vuodeksi kotitoimistoihin, meillä tapahtumissa käyvien ihmisten määrä vain lisääntyi!”
Organisaation sisäisiin, kuukausittaisiin johtajuusinfoihin saadaan Senaatilla parhaimmillaan mukaan jopa 75% koko henkilöstöstä. Ennen pandemiaa fyysisiin työpajoihin kokoontui maksimissaan puolet henkilökunnasta.
“Millä muulla keinoin voisimme tavoittaa tuon osallistujajoukon? Lisäksi porukat ovat myös todella innostuneita! Striimattu info, joka tehdään tallenteeksi jo ennakkoon ja jota kaikki voivat seurata ja saada vastauksia kysymyksiinsä, on meidän tapamme huolehtia, että kaikki ajankohtainen tieto on jokaisen saatavilla. Johtajat voivat koska tahansa viedä oman videonsa Howspaceen, jolloin kynnys tiedon jakamiselle ja keskustelun avaamiselle madaltuu.”
“Kaikki yksittäiset asiat voidaan tehdä melko näppärästi jollakin toisellakin työkalulla, mutta kokonaisuuden rakentamisessa ja kannattelussa Howspace on ylivoimainen.”
Helppokäyttöisyys ja sopivankokoisiin paloihin pilkottu prosessi tuovat osallistujille onnistumisen tunteen
Senaatilla kokoonnutaan yhteisiin Howspace-työtiloihin liki jokaisen yhteisen prosessin yhteydessä. Paakon mukaan syy tähän on se, että Howspacen avulla kaikki saavat työssään onnistumisen elämyksen. Sekä hallinnoijan että osallistujan näkökulmasta työkalun käyttö on yksinkertaista, ja jokainen osallistuja kutsutaan mukaan alustalle aina, kun heidän panostaan odotetaan.
“Dialogin rakenne muodostuu Howspacessa hyvin erilaiseksi kuin muualla. Howspacessa vaikuttavaa on, että osallistujat kutsutaan mukaan juuri siihen paikkaan, jossa ollaan menossa, tekemään juuri se asia, joka on nyt keskeistä. Kaikki on osallistujalle näkyvissä yhdellä tarjottimella, ja kokonaisuus on rakennettu valmiiksi pieniksi suupaloiksi,“ Siekkinen jatkaa.
Paakko kiittelee myös, että noin 1200 hengen organisaatiossa työkalun hallinnointiin riittää kaksi pääkäyttäjää.
“En ole koskaan ennen törmännyt siihen, että joku ohjelma on niin yksinkertainen käyttää, että jokainen pystyy heti tuottamaan oman työpajan ja tukemaan työskentelyä sen avulla.”
“Suurin eroavaisuus muihin ohjelmistoihin on se, että esimerkiksi Teamsin tai PowerPointin tukemana en voi mitenkään tehdä ja tukea asynkronista työtä. Tähän tarvittaisiin noiden ohjelmien lisäksi monta erillistä työkalua: kyselyt Webropolilla, materiaalien hallintaa Sharepointissa… Kaikki yksittäiset asiat voidaan tehdä melko näppärästi jollakin toisellakin työkalulla, mutta kokonaisuuden rakentamisessa ja kannattelussa Howspace on ylivoimainen.”
Valtionhallinnossa myös tietoturvakysymykset ovat nousseet keskiöön. Siekkisen huomauttaa, että on tärkeää muistaa, että kaikille alustoille ja toiminnalle on oltava omat, niille sovitut ja soveltuvat paikkansa.
“Toivottavasti tulevaisuudessa valtionhallintoon saadaan linjauksia siitä, miten pilvipalveluissa voitaisiin käyttää turvaluokiteltua aineistoa. Tällä hetkellä turvaluokitellun aineiston käyttö pilvipalveluissa ei ole mahdollista. Tästä syystä emme tuo herkimpiä aineistoja Howspaceen, vaan keskitymme siellä yhteistyöhön ja vuoropuheluun kaikkien osallistujien kesken. Meidän pitää todella harvoin käsitellä luokiteltua aineistoja, ja tällöin turvaudumme muihin työkaluihin,” Siekkinen tiivistää.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Howspace vahvistaa Coronarian asemaa digitaalisen kuntoutuksen edelläkävijänä
Coronaria luo vuosittain kaikille 7000 kuntoutusasiakkaalleen räätälöidyn, vuorovaikutteisen kuntoutuspolun Howspace-alustalle.
JAMK Biotalouden yrityskiihdyttämössä yhteiskehitetään uusia innovaatioita
Jyväskylän ammattikorkeakoulun Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita ja kestävää liiketoimintaa Howspace-alustalla.
Kajaanin kaupunki osallistaa asukkaat budjetointiin Howspacella
Kajaanin kaupunki toteutti osallistuvan budjetoinnin kokonaisuudessaan Howspacella. Ideoiden keräämisen ja äänestämisen lisäksi myös sisäinen yhteistyö tapahtui samalla alustalla.