JHL: “Virtuaalinen kohtaamispaikka mullisti jäsenten osallistamisen ja kokoushallinnan pysyvästi”
Haaste
Syksyllä 2022 Suomen suurin hyvinvointialojen ammattiliitto JHL tarvitsi tehokkaan tavan tavoittaa ja osallistaa kasvatus- ja ohjausalan jäsenistöä ympäri Suomen. Myös jäsenten välisen yhteistyön tiivistämiselle ja verkostoitumisen edistämiselle oli selkeä tarve.
Jo pari vuotta aiemmin, alkuvuodesta 2020, JHL:n kokoushallinta ja -käytänteet vaativat päivitystä 2020-luvulle. Nopeasti muuttunut toimintaympäristö toi omat haasteensa muutosta vauhdittaen.
Ratkaisu
Howspace otettiin käyttöön, kun JHL:llä siirryttiin etäkokouskäytänteisiin alkuvuodesta 2020. Howspace sujuvoitti kokouksia ja mahdollisti ihmisten osallistamisen aivan uudella tavalla. Nykyään Howspace on keskeisessä roolissa sujuvoittamassa lähi- ja hybridikokouksia.
Kasvatus- ja ohjausalan jäsenistölle avattiin alueelliset foorumit Howspace-alustalle. Foorumeiden avulla jäsenet voivat kohdata toisensa ja jakaa parhaita oppejaan. Lisäksi foorumit mahdollistavat jäsenistön tavoittamisen ja näkymän kentälle.
“Ilman kentän ääntä minun työlläni ei olisi pohjaa,” toteaa ohjausalan ammattialatoiminnan asiantuntijana työskentelevä Sanna Pihakivi.
Tulokset
Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL on Suomen suurin hyvinvointialojen ammattiliitto, johon kuuluu noin 165 000 jäsentä ympäri Suomen. JHL:n toiminnan keskiössä on parantaa sen jäsenten asemaa työelämässä ja yhteiskunnassa sekä yhdistää kunnissa, valtiolla, seurakunnilla sekä julkisissa ja yksityisissä hyvinvointipalveluissa työskentelevät ammattilaiset sekä näille aloille opiskelevat.
Suuressa ammattiliitossa, jossa jäsenistö, aktiivit ja edustajat vaikuttavat ympäri Suomen, oikeanlaiset toimintatavat ja ratkaisut ovat toiminnan edellytys. JHL:ssä hyödynnetään Howspace-alustaa jäsenistön tavoittamiseen, verkostoitumiseen, koulutukseen sekä kokoushallintaan.
Tavoitteena yhteisöllisyyden edistäminen ja näkymä kentälle
Syksyllä 2022 JHL:n kasvatus- ja ohjausalan ammattialatoiminnan asiantuntijana työskentelevä Sanna Pihakivi etsi tehokasta tapaa tavoittaa kasvatus- ja ohjausalan jäsenistöä ympäri Suomen. Myös jäsenten välisen yhteistyön tiivistämiselle ja verkostoitumisen edistämiselle oli selkeä tarve. Kaikille kahdeksalle kasvatus- ja ohjausalan aluefoorumille avattiin oma kohtaamispaikkansa Howspace-alustalle.
“Se on jäsentemme oma verkosto ja vertaistuen paikka. Jäsenet käyttävät sitä niin edunvalvonta- ja työhyvinvointikysymyksien selvittelyyn kuin arjen työtä tehostavien käytänteiden jakamiseen,” Pihakivi avaa.
Sen lisäksi, että Howspace mahdollistaa jäsenten välisen vuorovaikutuksen, on alusta kriittisessä roolissa myös Pihakiven oman työn kannalta.
“Se, että pystyn tavoittamaan jäseniä ympäri Suomen ja kuulen, mitä alalla tapahtuu on ihan ehdoton edellytys työni hoitamiselle. Tarvitsen toimintaympäristön, jossa pystyn kohtaamaan jäsenet etänä ja viestimään heille. Asynkronisuus on myös erittäin tärkeää, eli että meidän ei tarvitse olla linjoilla yhtäaikaa, mutta informaatio kulkee ja säilyy. Yksinkertaisuudessaan, ilman Howspacea en tavoittaisi jäseniä ja aktiiveja ympäri Suomen. Tämä on minulle kriittinen väline, sillä en voi juosta ympäri Suomea tapaamassa ihmisiä,” Pihakivi lisää.
Arvokkaita kohtaamisia ja uudenlaista osallistamista
Pihakiven mukaan jäsenet ovat olleet erittäin innoissaan siitä, ettei heidän tarvitse lähteä kotoa tavatakseen muita. Samankaltaisia foorumeita on JHL:ssä kokeiltu aiemminkin, mutta silloin tapaamiset olivat aina lähitapaamisia, mikä karsi Pihakiven mukaan huomattavasti osallistujia.
“Ei kaikilla riitä voimavarat tai aika lähteä töiden jälkeen illaksi kokoustamaan. Tällainen järjestely ei vain yksinkertaisesti toiminut. Meillä on alueena esimerkiksi Lappi, jossa etäisyydet ovat valtavia – ei ihmisillä ollut mahdollisuutta matkustaa satoja kilometrejä näihin tapaamisiin. Howspace on mahdollistanut meille toimivat verkostot ympäri Suomen,” Pihakivi kertoo.
Pihakivelle merkittävää on myös se, että nyt hänen on mahdollista kohdata kaikki jäsenet Howspacessa ja saada arvokasta informaatiota kentältä. Toinen selkeä hyöty on, ettei Pihakiven itse tarvitse olla aina paikalla etäkokouksissa, vaan hän voi jälkikäteen lukea alustalta, mitä keskusteluja on käyty.
Yhteiset oivallukset ja parhaat käytänteet työn perustana
Pihakiven mukaan on äärimmäisen tärkeää, että saman alan ihmiset ympäri Suomen kohtaavat toisensa ja pystyvät jakamaan parhaita oppejaan ja käytänteitään
“Miten muuten esimerkiksi lastentarhanopettaja Kuusamosta löytäisi kollegansa vaikka Raahesta ja voisi jakaa tämän kanssa kokemuksiaan? On erittäin tarpeellista oppia toisilta, pohtia yhdessä ja saada sitä kautta niitä oivalluksia,” Pihakivi kertoo.
Howspacen ansiosta Pihakivellä on näkyvyys kentälle ja hän pysyy ajan tasalla siitä, millaisten haasteiden kanssa mikäkin alue painii, ja toisaalta millaisia ratkaisuja toisilta alueilta voi löytyä.
“Monesti näissä alustalla käydyissä keskusteluissa käy ilmi, että jokin haaste koskettaa useampaa aluetta ja sitten voidaan porukalla miettiä eri työkaluja haasteiden ratkaisemiseksi,” Pihakivi jatkaa.
“Ilman kentän ääntä minun työlläni ei olisi pohjaa,” hän summaa.
Alueellisten foorumeiden lisäksi Pihakivi hyödyntää Howspacea koulutusten järjestämiseen.
“Howspace on minulle kriittinen työväline kun järjestän ammattialan koulutuksia. Vaikka varsinainen koulutus tapahtuu lähiopetuksena, on Howspacella valtavan iso rooli osallistujen sitouttamisessa ja aktivoinnissa sekä ihan materiaalien jakamisessa,” Pihakivi kertoo.
Edustajiston kokoukset 2020-luvulle
Raisa Musakka työskentelee JHL:ssä johdon ja hallinnon asiantuntijana, jossa hänen työnsä koostuu pääosin hallinnon kokousten ja tapahtumien järjestämisestä. Jäseniä liiton edustajistossa on 120, jonka lisäksi liitolla on neljä yhteisöjäsenliittoa, joista kustakin on yksi edustaja liiton edustajistossa. Edustajiston kokouksiin osallistuu näiden lisäksi liiton hallitus sekä suuri määrä liiton työntekijöitä.
Aiemmin edustajiston kokoukset järjestettiin poikkeuksetta lähikokouksina, mutta nopeasti muuttunut toimintaympäristö pakotti JHL:n siirtymään etäkokousmaailmaan tiukalla aikataululla vuoden 2020 alussa. Toiveena oli löytää ratkaisu, joka mahdollistaisi myös materiaalien helpon jakamisen edustajiston jäsenille.
“Tarve Howspacen kaltaiselle alustalle on ollut olemassa jo ennen koronapandemiaa. Olimme miettineet, miten prosesseja voitaisiin järkevöittää ja miten erilaiset green office -näkökulmat saataisiin vietyä ideoista käytäntöön. Howspacen myötä voimme tarvittaessa tehdä materiaaleihin päivityksiä ihan viime tipassakin,” Musakka kertoo.
“Lähikokousten puheenvuoropyynnötkin tehdään nykyään alustan kautta. Ennen Howspacea puheenvuoropyynnöt tehtiin paperilapuilla kokouksen aikana ja kokoussihteerin vastuulla oli niiden läpikäynti, puhtaaksi kirjoittaminen ja esityslistalle asettaminen. Työmme on helpottunut ihan älyttömästi,” Musakka iloitsee.
Parhaat etäkäytänteet tulivat jäädäkseen
Vaikka liitossa on siirrytty takaisin lähi- ja hybridikokouksiin, on Howspace edelleen tärkeässä osassa kokouksien sujuvuuden kannalta. Kokousmateraalien jakaminen, ilmoittautumiset, puheenvuoropyynnöt ja niiden eteneminen sekä äänestykset hoituvat kaikki alustan kautta.
“Ennen etäkäytäntöihin siirtymistä monen oli vaikea edes kuvitella kokouksien sujuvan täysin virtuaalisesti, mutta toiveita vanhaan palaamisesta ei ole tullut. Howspace on ehdottomasti tullut jäädäkseen,” Musakka toteaa.
Howspace on tuonut liitolle kokouksien sujuvuuden lisäksi useita muitakin hyötyjä. Yhtenä suurimpana niistä Musakka mainitsee paperittomuuteen pääsyn, joka on JHL:lle todella merkittävä askel eteenpäin.
Howspace on tuonut kaivattua muutosta myös ihmisten osallistamiseen. Alustan kautta esimerkiksi pienten lasten vanhemmat ja liikuntarajoitteiset pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan kotoa käsin.
“Merkittävimmät hyödyt alustan käyttöönotosta ovat olleet ehdottomasti ihmisten osallistaminen, materiaalien jakamisen helppous, ympäristöaspektit (paperittomuus) sekä työresurssien vapautuminen muualle,” Musakka summaa.
“On mahtavaa nähdä, että kaikki ovat suhtautuneet uusiin toimintatapoihin ja työkaluihin positiivisesti. Howspace ei sujuvoita pelkästään kokoussihteerin työtä, vaan myös kaikkien osallistujien kokousta.”
Sujuva muutosprosessi pohjana tulevaisuudelle
Uusien teknologioiden ja toimintatapojen omaksuminen isossa mittakaavassa tuo aina omat haasteensa, mutta sekä Pihakivi että Musakka kokevat, että muutos on ollut sujuvaa ja palaute positiivista.
“Kun tehdään töitä valtavan ison ihmisjoukon kanssa, niin onhan se aina oma prosessinsa viedä muutokset läpi, mutta mitään isompia haasteita ei ole ainakaan itselläni tullut vastaan,” Pihakivi kuvailee.
“On mahtavaa nähdä, että kaikki ovat suhtautuneet uusiin toimintatapoihin ja työkaluihin positiivisesti. Howspace ei sujuvoita pelkästään kokoussihteerin työtä, vaan myös kaikkien osallistujien kokousta,” Musakka kertoo.
JHL:ssä Howspacea käytetään tällä hetkellä alueellisten foorumeiden ja kokoushallinan lisäksi esimerkiksi kouluttamiseen ja sisäiseen strategiatyöhön. Musakka kuitenkin näkee, että tulevaisuudessa Howspacea tullaan hyödyntämään entistä enemmän osallistamiseen.
Myös Pihakiven mukaan heillä on paljon ideoita, miten Howspacea voisi hyödyntää eri osa-alueilla. Jäseniä on paljon ja he ovat ripoteltuina ympäri maan, joten tarve alustalle on todellinen.
“Asetelma tulee aina olemaan se, että olen itse fyysisesti täällä ja jäsenet ympäri Suomen. Työni onnistumisen kannalta keskeisintä tulee aina olemaan, että miten saan a) tiedon kulkemaan ja b) ihmiset verkostoitumaan. Howspace on meillä ollut tähän se vastaus,” Pihakivi kertoo.
“Aina kun me tehdään jotain uutta niin mietin ensimmäisenä, miten Howspacea voisi tässä hyödyntää,” Pihakivi sanoo lopuksi.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Kajaanin kaupunki osallistaa asukkaat budjetointiin Howspacella
Kajaanin kaupunki toteutti osallistuvan budjetoinnin kokonaisuudessaan Howspacella. Ideoiden keräämisen ja äänestämisen lisäksi myös sisäinen yhteistyö tapahtui samalla alustalla.
PAM uudistaa toimintaansa Howpacen avulla
Howspace tarjoaa helppokäyttöisen ja monipuolisen alustan liittokokouksen valmisteluun, yhteiskehittämiseen ja kokoukseen liittyvän viestinnän keskittämiseen.
Basware tehosti yhteiskehittämistä satojen asiakkaidensa kanssa Howspacen avulla
Basware etsi kattavaa ratkaisua, joka mahdollistaisi tehokkaan yhteiskehittämisen ja osallistamisen yli organisaatiorajojen.