Yhteistyö ja toimintatapojen kehittäminen muutoksen ytimessä valtionhallinnossa
Olen saanut olla mukana erilaisissa valtionhallinnon muutosprosesseissa viimeisimmän parinkymmenen vuoden ajan. Muutosten keskiössä on aina jollakin tavalla ollut uuden, joustavamman toimintatapakulttuurin rakentaminen, jonka puskurina ovat olleet muun muassa prosessien digitalisoituminen, yhteistyö- ja viestintäympäristöt (VYVIn) ja monitilakonsepti. On ollut hienoa huomata, miten digitaalinen fasilitointi ja Howspace – sekä sen edeltäjät – ovat täydentäneet omalta osaltaan prosessimaisen toimintakulttuurin rakentumista jo vuosien ajan.
Kysyessäni asiakkailtani, mikä muuttuu ja mikä muutoksessa on tärkeää, kuulen usein sanottavan, että perustehtävä pysyy, mutta toimintatapoja tulee kehittää ja rajat ylittävää yhteistyötä lisätä. Yhteistyön lisäämisen haasteena pidetään sitä, että kalenterit ovat täynnä pitkiä palavereja, joista moni aikavaraus kohdentuu oman osaston, yksikön tai vastuualueen sisälle. Yhteistyö ei tunnu generoivan uutta tekemistä. Samalla osaajat ovat kiireisiä, koska työ on määritelty henkilökohtaisiksi työn kuviksi ja suoriutumista mitataan ajalla.
Työn sisältö määrittelee yhteistyön tavoitteita
Valtionhallinnon eri organisaatioissa tunnistetaan hyvin sekä toimintaympäristön että työn muutoksen tuomat ongelmat ja mahdollisuudet. Jokainen organisaatio tekee niihin vielä omia ratkaisujaan, jotka eivät välttämättä tue parhaalla mahdollisella tavalla toisiaan. Kun pyritään löytämään keinoja, joilla työ voi tapahtua yhä enenevässä määrin organisaatioiden välillä, on toimintatapojen kehittämisen lähdettävä työn kohteesta ja sisällöstä käsin. Sen kautta yhteistyön tarkoitus hahmottuu konkreettisemmin tekemisen tasolla.
Olemme käyttäneet työn kohteen ja sisällön määrittelyyn kehityskarttoja. Niistä tulee ilmi, että perustehtävää on nykyisin enää vaikea määritellä yhden viraston kokoiseksi. Yhden organisaation tilalle on syntymässä verkostoja ja ekosysteemejä, yhteisiä tavoitteita ja tekemisiä. Tehtyjen kehityskarttojen mukaan työ on myös hankalaa saada valmiiksi siiloisissa rakenteissa, koska niin sanotusti omalle tontille osuvat työt ovat yhä laajempia ja monimutkaisempia. Asiantuntijan perustehtävän näkökulmasta sekä työn kohde että sisältö muuttuu suuresti, vaikka usein toisin ajatellaan.
Tilahankkeista apua joustavaan toimintakulttuuriin
Olemme valtionhallinnon tilahankkeissa Senaatin muutosjohtamisen kumppani. Olen saanut olla mukana purkamassa vanhoja, kankeita yhteistyön rakenteita ja luomassa uusia, joustavampia toimintatapoja joustavamman toimintakulttuurin mahdollistamiseksi. Poikittainen yhteistyö organisaation sisällä ja organisaatioiden välillä on rakennettu Howspacea hyödyntäen prosesseiksi, joissa digitaalisten työympäristöjen samanaikainen käyttö on nostettu keskiöön. Näiden fasilitointi ja konsultointi on realisoinut yhteistyön uuteen muotoonsa.
Ihmisten vuorovaikutus, ymmärrys ja oppiminen ei ole ainakaan vielä digitalisoitavissa. Sen sijaan ihmisten vuorovaikutukselle, tiedon prosessoinnille, systeemin ymmärtämiselle ja hyville päätöksille on pystytty luomaan hyviä edellytyksiä digitaalisuutta hyödyntäen. Howspace on ollut meille joustavin mahdollinen väline vuorovaikutuksen synnyttämiseen ja tukemiseen, joka on täydentänyt VYVI-kokonaisuutta uuden, joustavamman yhteistyötoimintakulttuurin syntymiseksi.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Organisaatiokulttuurin muutos: 3 tärkeintä asiaa
Miten kehittää organisaatiokulttuuria? Pyydä kaikkia osallistumaan ja rakenna kestävää muutosta olemassa olevien vahvuuksien varaan.
Ihmiskeskeinen transformaatio: Mitä se tarkoittaa ja miksi sillä on väliä?
Ihmiskeskeisen transformaation johtaminen on tulevaisuuden taito. Mitä se oikeastaan tarkoittaa ja miksi ihmiskeskeinen uudistuminen on niin tärkeää? Mitä eroa on transformaatiolla ja muutoksella?
Ghost Community & Fortum IT: “Kulttuuria muutetaan yhdessä”
Videolla Fortumin Marjo Kivistö avaa, miten Ghost Community ja Fortumin IT-organisaation 400 työntekijää muotoilivat kulttuuria Howspace-alustalla menestyksekkäästi.