10 vinkkiä parempiin kokouksiin – Wenche Strømsnes

Kokoukset ovat hyvä renki mutta huono isäntä. Parhaimmillaan niissä tehdään päätöksiä ja asiat kehittyvät haluttuun suuntaan, mutta jos ne ovat itsetarkoitus, ne häiritsevät työntekoa. 

Tanskalainen Wenche Strømsnes ei enää edes uskalla laskea kuinka monessa kokouksessa hän on pitkän uransa aikana ollut. Hyvistä ja huonoista kokemuksistaan hän on kuitenkin oppinut, että kokouskulttuurin muuttaminen on tuloksellisin tapa kehittää organisaatioita sekä säästää aikaa ja rahaa.

Tutkimukset osoittavat, että vähintään 15 prosenttia yritysten henkilöstökuluista syntyy kokouksista. Keskijohto viettää puolet työpäivästään palavereissa, ylin johto pahimmillaan jopa 80 prosenttia. Mitä enemmän yrityksessäsi on johtoa tai tietotyöläisiä, sitä enemmän on myös kokouksia. Nämä kulut ovat näkymättömiä mutta todellisia. Jos siis haluat säästää rahaa, olisiko muutoksen aika?

Nyt Wenche Strømsnes kertoo 10 vinkkiään, joiden avulla voit käynnistää muutoksen vaikka heti.

1. Kokouksella pitää olla agenda

Kokous ilman agendaa sujuu harvoin mallikkaasti. Tunnelma voi olla hyvä ja keskusteleva, mutta todellisuudessa aiheet vellovat laidasta toiseen, ja pahimmillaan lopputuloksena syntyy huonoja päätöksiä. Agenda varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla kartalla ja jokainen pystyy valmistautumaan etukäteen.

2. Kokousten laatu ratkaisee, ei niiden määrä

Keskimäärin 25–50 prosenttia palavereista järjestetään sen takia, että niillä yritetään paikata aiempien kokousten tehottomuutta. Jokainen palaveri keskeyttää työnteon, ja mitä enemmän keskeytyksiä on, sitä vähemmän asiat edistyvät. Kiinnitä huomiota yksittäisten kokousten laatuun, sillä niin saat niiden määrää vähennettyä ja voit käyttää kallisarvoisen aikasi tuottaviin asioihin.

3. Eriävät näkemykset parantavat lopputulosta

Tutkimukset osoittavat, että kokoukseen osallistujat sitoutuvat päätökseen sitä paremmin, mitä aktiivisempaa keskustelua tai jopa ristiriitoja päätöksentekoprosessiin on sisältynyt – vaikka osallistujat itse olisivatkin tehneet toisenlaisen päätöksen.

Kokouksen vetäjänä voit rohkaista osallistujia kertomaan oman kantansa monella eri tavalla: Kysy suoraan eri näkökulmia, haasta osallistujia tai pyydä heitä keskustelemaan pareittain. Mieti myös tarkkaan, kenelle annat kokouksen ensimmäisen puheenvuoron, sillä se määrittää keskustelun suunnan.

4. Tarkoituksen täytyy olla kirkas

Ennen kuin klikkaat lähetä kutsu, mieti kahdesti, onko tapaaminen hyödyllinen vai voisiko asian hoitaa jotenkin muuten. Just For Your Information -kokoukset, joissa on tarkoitus vain tiedottaa asioista, ovat harvoin hyvä idea. Ehkä tiedottamisen voisi hoitaa sähköpostitse tai intrassa?

5. Kokouskulttuurin kehittäminen on jokaisen vastuulla

Jos et ole vastuussa palaverin järjestämisestä, voit silti kantaa vastuusi sen laadusta. Kun saat kutsun, valmistaudu ja varmista, että oma panoksesi on 110 prosenttia. Jos saat kutsun ilman agendaa, pyydä se. Suosittelen lukemaan Patrick Lencionin kirjan Death by meeting, joka antaa lisää käytännön neuvoja kokousten laadun nostamiseksi.

6. Anna keskustelulle aika ja paikka

Edellisessä työpaikassani jokaisen piti olla toimistolla yhtenä tiettynä päivänä kuukaudessa. Silloin ei saanut olla asiakastapaamisia. Se päivä oli tarkoitettu toistemme kanssa keskustelemiseen.

Puhuminen on monille tapa työstää ajatuksia. Usein emme edes oleta tai toivo saavamme vastakaikua. On tärkeää luoda työyhteisölle areenoja, joissa voi vain keskustella. Joskus pelkkä keskustelu voi olla jopa ainoa asia kokouksen agendalla?

7. Teknologia on tehokas ja luotettava apuri

Milloin tämän tehtävän pitää olla valmis ja kuka sen tekee? Hei, nyt sinun kannattaa aloittaa valmistautuminen tulevaan kokoukseen. Olen kehittänyt WhatGoesUp-ohjelman, joka lähettää kysymyksiä, ohjaa tehtäviä, kertoo kun sinun pitää aloittaa valmistautuminen ja luo seuraavan kokouksen agendan edellisen kokouksen perusteella.

Kun digitalisoit hyvät palaveritavat, sinun ei tarvitse muistaa kaikkea.

Teknologian ansiosta yhä useampi ihminen voi myös antaa panoksensa kehitysprosesseissa. Olen käyttänyt Howspace-alustaa jo vuosia. Pidän siitä valtavasti, koska sen ansiosta nekin, jotka eivät pääse paikalle työpajaan  pystyvät vaikuttamaan asioihin. Yhdessä työskentely eri paikassa ja eri aikaan on todella tehokasta Howspacen avulla.

8. Ad hoc -kokoukset minimiin

Laske, kuinka paljon sinulla ja kollegoillasi on ad hoc -palavereja. Määrä kertoo paljon kokouskulttuuristanne. Jos teillä on usein yhtäkkinen tarve järjestää palaveri, on kokouskäytäntönne tehoton. Ad hoceissa yleensä koordinoidaan asioita, jotka ratkeaisivat vain antamalla tiimin jäsenille enemmän valtuuksia. Hyvä nyrkkisääntö on, että alle 5 prosenttia ajastasi saa kulua ad hoc -kokouksiin.

9. Virtuaalikokouksiin simppeli agenda

Etätyö on huippua! Matkustamiseen ei kulu aikaa ja virtuaalitapaamisissa päätöksiä syntyy tehokkaasti. Muista kuitenkin, että agenda kannattaa pitää todella yksinkertaisena: valitse vain muutama tärkeä asia käsiteltäväksi.

10. Valitse osallistujat huolellisesti

Älä tuijota organisaatiokaaviota tai titteleitä, kun valitset kokousten osallistujat. Mieti, kenellä on oikeasti osuutta asiaan. Kenet tarvitset mukaan, jotta päätöksiä voidaan tehdä? Voisiko jollakulla olla vastalause? Kutsu myös hänet. Ihmiset väittävät vihaavansa kokouksia, mutta jos heitä ei kutsuta, he suuttuvat. Siinä tapauksessa kannattaa vastata, että halusit säästää heidän arvokasta työaikaansa.

Kokemukseni mukaan kahdeksan henkilöä on maksimimäärä, jotta kokoukset pysyvät tehokkaina. Jos suunnittelet agendan todella hyvin ja teetät esimerkiksi pienryhmätöitä, saattaa myös suurempi joukko tulla kyseeseen. Projektin muissa vaiheissa kannustan tietenkin osallistamaan suuremman joukon ihmisiä, jotta parviälyä voidaan hyödyntää tehokkaasti.

Wenche Strømsnes
Toimitusjohtaja, Better Meetings