Valtiovarainministeriö
Valtiovarainministeriön kehittämistyö muuttui isoin harppauksin etäaikaan siirryttäessä
Haaste
Koronapandemia pakotti lähityöskentelyyn tottuneet Valtiovarainministeriön työntekijät siirtymään etätyöhön kertaheitolla. Kokousten, koulutusten ja henkilöstöinfojen tueksi tarvittiin virtuaalista yhteistyötä kannatteleva alusta ja uudenlaiset, osallistumista tukevat työtavat.
Ratkaisu
Valtiovarainministeriö oli juuri ottamassa Howspace-ympäristöä testikäyttöön tehostaakseen yhteistyötä kasvokkaistapahtumissaan. Kun pandemia alkoi ja olosuhteet muuttuivat, päätettiin kaikki tapahtumat ja työpajat viedä vauhdilla verkkoon. Tapahtumakäytön lisäksi Howspacen avulla alettiin tukea myös muita yhteistyöprosesseja.
Tulokset
Valtiovarainministeriötä ei hyvällä tahdollakaan voinut aiemmin kutsua etätyön pioneeriksi. Päinvastoin: noin 400 hengen organisaatio oli hyvin tottunut kokoontumaan yhteisiin tiloihin Helsinkiin.
Kaikki muuttui yhdessä päivässä maaliskuussa 2020.
Ministeriön kehittämispäällikkö Pilvi Pellikka istui kotona läppärinsä äärellä uudessa tilanteessa konkreettisesti henkeä haukkoen, kun kalenteri tyhjeni täydellisesti.
– Olen ihminen, joka syttyy kohtaamisista, ihmisten tapaamisesta ja yhdessä tekemisestä samassa tilassa. Nyt aivot piti kääntää uuteen asentoon ja miettiä, mikä kohtaamisissa oikeastaan on tärkeintä ja miten sen voisi tuoda osaksi virtuaalista yhdessä tekemistä.
Digitaalisen fasilitoinnin alusta tuki arkea työnteon muuttuessa
Kehittämispäällikkönä Pellikka kertoo vastaavansa osaamisen, esimiestyön johtamisen ja toiminnan kehittämisestä. Työ on hänen sanojensa mukaan ”parhaimmillaan uudistumisen mahdollistamista”.
– Konkreettisesti siis paneudun siihen, miten meillä töitä tehdään, miten voidaan luoda hyvät edellytykset työn tekemiselle ja mitä se vaatii ihmisiltä ja toisaalta organisaatiolta.
Uudistumisen mahdollistaminen tuli pandemiatilanteen iskiessä kaiken keskiöön. Ministeriössä alettiin siirtyä vaiheittain kohti virtuaalista työtapaa ja täyttää kalenteria uusilla etäpalavereilla.
– Toki etätyö oli meillä mahdollista ennenkin ja välineet siihen oli olemassa, mutta nyt lähes koko henkilöstö siirtyikin kerralla kotiin. Osalle työntekijöistä piti konkreettisesti opettaa, miten Skype toimii. Yhteydetkin kaatuivat aluksi, kun kaistat eivät riittäneet.
Kun etäyhteydet oli saatu organisaatiossa kuntoon, oli seuraavan askeleen vuoro. Sattumalta valtiovarainministeriö oli juuri ottamassa Howspacea testikäyttöön huhtikuussa 2020. Alun perin verkkotyökalun piti tukea yhteistyötä live-tapaamisessa mutta nyt kokoonnuttiinkin etänä. Kyseessä oli ministeriön noin 50 esimiehen infotilaisuus, ja aiheeksi otettiin tietysti uusi poikkeustila.
Pellikka on säilyttänyt Howspacen tekoälyn luomat yhteenvedot tuossa tilaisuudessa käsitellyistä teemoista, ja ne kuvaavat varmasti hyvin monen muunkin organisaation tunnelmia koronakevään keskellä:
- Mikä on tuttua ja turvallista: työkaverit, säännölliset työtehtävät, ihmiset, osaaminen, viikoittaiset kanssakäymiset, huumori
- Mikä on uutta ja innostavaa: voimme tehostaa työn tekemistä, uusia työtapoja on omaksuttu vauhdilla, kaikki käyttävät nyt sujuvasti etäyhteyksiä
- Mikä huolestuttaa: ihmisten jaksaminen, poikkeustilan kesto, työpaineet
Tuo yhteenveto on myös hyvä esimerkki siitä, mitä apuja Howspace on Pellikan työhön vuoden aikana tuonut.
”Yhteistyöalustan käytöstä on tullut ihanaa palautetta. Sen on koettu tuovan tasa-arvoa yhteistyöhön ja yksikin osallistuja sanoi, että Howspace tuo inhimillisyyttä digitaalisuuteen.”
Howspace tuo tasa-arvoa ja inhimillisyyttä digitaalisuuteen
Nyt kun ensimmäisestä Howspace-kokeilusta on jo kulunut aikaa, Pellikka kertoo nauraen muuttuneensa fläppitaulujen ja tarralappujen suurkuluttajasta chat-emännäksi. Howspacen käyttö on nykyään arkipäiväistä ja jatkuvaa.
Ihmiset ja ihmisten välinen yhteys on jopa aiempaa tärkeämpää.
Valtiovarainministeriö alkoi pitää joka viikko etänä henkilöstöinfoja – aiemmin niitä oli parin kuukauden välein. Lisäksi on eri tiimien kehittämistilaisuuksia ja kuukausittaiset VM-Akatemian koulutukset, joissa aiheina on ollut muun muassa tietoturva, tekoäly, some-kuormitus, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma, julkisen hallinnon strategia ja eduskunnan tiedonsaantioikeus.
Eniten Pellikka, joka vastaa Howspace-käytöstä valtiovarainministeriössä, hyödyntää tilaisuuksissa chat-ominaisuutta sekä ajastinta, jonka avulla hän hillitsee omaa haluaan pulista työskentelyn päälle. Chat-widgetissä Pellikka arvostaa erityisesti tekoälyn tuottamia tiivistelmiä, yhteenvetoja ja sanapilviä. Ne ovat puolueettomia ja niistä saa hyvää jatkokeskustelua. Keskustelujen ja tiivistysten pohjalta voi tehdä myös äänestyksiä ja priorisointeja.
– Yhteistyöalustan käytöstä on tullut ihanaa palautetta. Sen on koettu tuovan tasa-arvoa yhteistyöhön ja yksikin osallistuja sanoi, että Howspace tuo inhimillisyyttä digitaalisuuteen, Pellikka iloitsee.
– Koetaan, että kuulluksi ja nähdyksi tulemisen tarve toteutuu paremmin kuin aiemmissa kasvokkaisissa kokouksissa, joissa ehkä vain äänekkäimmät saivat mielipiteensä esille.
Täyskäännöstä vanhaan ei ole enää tulossa
Pellikan mielestä koronapandemian tuoma pakotettu muutos on ollut mahtava tilaisuus ajatella työn tekemistä uudella tavalla. Vaikka poikkeusolot joskus loppuvat, täyskäännöstä takaisin vanhaan ei tule.
– Ennen kaikkea pidän siitä, että Howspacen avulla muodostuu yhteistä ymmärrystä.
Valtiovarainministeriössä on huomattu, että on mahdollista miettiä asioita eri tavalla myös tästä eteenpäin.
– Aiomme itse asiassa seuraavaksi Howspacen avulla hahmotella yhdessä tulevaisuuden hybridityötä: Otetaan parhaat palat tästä etätyömallista käyttöön eikä hukata sitä, mitä on opittu. Toisaalta mietitään, mikä läsnäolossa on hyvää ja säilytettävää. Mitä työpaikalle mennään tekemään ja kenen kanssa?
Työkalupakista löytyvät sekä fläppitaulut ja tarralaput että Howspace ja muut digitaalisen yhteistyön välineet.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Howspace vahvistaa Coronarian asemaa digitaalisen kuntoutuksen edelläkävijänä
Coronaria luo vuosittain kaikille 7000 kuntoutusasiakkaalleen räätälöidyn, vuorovaikutteisen kuntoutuspolun Howspace-alustalle.
JAMK Biotalouden yrityskiihdyttämössä yhteiskehitetään uusia innovaatioita
Jyväskylän ammattikorkeakoulun Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita ja kestävää liiketoimintaa Howspace-alustalla.
Kajaanin kaupunki osallistaa asukkaat budjetointiin Howspacella
Kajaanin kaupunki toteutti osallistuvan budjetoinnin kokonaisuudessaan Howspacella. Ideoiden keräämisen ja äänestämisen lisäksi myös sisäinen yhteistyö tapahtui samalla alustalla.