Pohjois-Savon hyvinvointialue
Howspacen avulla yhteistyötä, osallistamista ja tehokkuutta uudella tavalla
Haaste
Pohjois-Savon hyvinvointialue halusi vahvistaa osallistumista, tiedon jakamista ja yhteistyötä laajassa, yli 13 000 työntekijän organisaatiossa, jossa työntekijät toimivat eri vuoroissa ja eri paikkakunnilla. Yhteisen ajan löytäminen vei liikaa aikaa, osallistuminen jäi usein passiiviseksi ja tärkeää tietoa jäi hyödyntämättä.
”Jos ennen piti saada joku porukka koolle, niin eihän se oikeastaan ollut mahdollista – pelkästään yhteisen kalenteriajan löytäminen voi olla haasteellista ja sen vuoksi asioiden työstäminen yhdessä voi venyä viikkojen päähän,” kuvaa Lean-kouluttaja ja projektiasiantuntija Saija Aarni.
Ratkaisu
Howspace tarjosi yhteisöllisen ja helppokäyttöisen alustan, jossa osallistuminen onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta. Alustan rakenteelliset toiminnot, kuten anonyymi osallistuminen ja tekoälytoiminnot tukivat tehokasta ja turvallista yhteiskehittämistä sekä koulutusten uudistamista.
Tulokset
Howspacen käyttö toi Pohjois-Savon hyvinvointialueelle mukanaan useita konkreettisia hyötyjä: ajansäästöä, osallistumisen kasvua, parempaa fokusta, lisää yhteisöllisyyttä ja toimivaa yhteistyötä myös organisaatiorajojen yli. “Kyllä tää on meidän työtä helpottanut ja antanut uusia mahdollisuuksia,” kiteyttää Lean-kouluttaja ja projektikoordinaattori Anu Jokisaari.
Osallistumisen haasteet ja tarve uudistaa toimintaa
Ennen Howspacea asioita yritettiin edistää lähinnä kokouksilla – usein joko lähitapaamisina tai Teamsissa. Tämä ei kuitenkaan palvellut kaikkia. “Ei ollut mahdollista tuoda yhteen ihmisiä, jotka eivät olleet toisilleen tuttuja tai jotka ovat eri puolilla maakuntaa,” Aarni kertoo. Myös osallistumisen laatu kärsi: “Teamsissa ihmiset eivät ole mukana – ne tekee kaikkea muuta siinä samalla,”, hän lisää.
Myös koulutuksissa haluttiin pois passiivisista Teams-tilaisuuksista. “Ihmiset multitaskasivat, eikä koulutus tuntunut merkitykselliseltä,” Aarni toteaa. Tarvittiin uusi tapa saada osallistujat todella mukaan.
Yhteisöllinen alusta, jossa kaikki voivat osallistua
Howspace valittiin yhteiseksi alustaksi juuri siksi, että se mahdollisti uudenlaisen osallistumisen paikasta ja ajasta riippumatta. “Se on yhteisöllinen työtila, missä voidaan keskustella ja jakaa tietoa. Eikä tarvitse olla huippudigiosaaja – mukaan pääsee helposti,” kertoo Jokisaari.
”Howspace on luonut meille uudenlaisen tavan osallistua. Ihmiset lähtevät siihen ihan eri tavalla mukaan,” Aarni lisää.
Tehokkuutta päätöksentekoon ja ideointiin
Howpacen myötä kehittämistyötä on voitu tehdä ilman, että täytyy löytää kaikille yhteinen aika. “Työ etenee, vaikka ei päästäisi samaan aikaan linjoille. Se säästää ihan valtavasti aikaa,” Aarni kuvaa.
”Meillä oli tilanne, jossa piti saada päätös kuukaudessa. Jos oltaisiin lähdetty tekemään se kokouksilla, koko kuukausi olisi mennyt siihen [kokousten järjestämiseen]. Nyt laitettiin video Howspaceen ja pyydettiin kommentit. Meillä oli ihan hirveä määrä aineistoa kasassa parissa päivässä,” hän lisää.
Myös tekoälytoiminnot ovat tuoneet lisää tehokkuutta. ”Ne säästää ihan valtavasti aikaa, kun ei tarvitse manuaalisesti lukea kaikkea läpi. AI kerää nopeasti ne pääasiat,” Aarni kertoo.
Organisaatiorajat eivät enää estä yhteistyötä
Howspace on mahdollistanut yhteistyön eri organisaatioiden välillä, aiemmin tämä oli hankalaa esimerkiksi Teamsin kautta. “Howspacessa ei tarvitse miettiä, onko joku meidän organisaatiosta vai ei – kaikki pääsee mukaan samalla tavalla.” Alustan avulla myös esimerkiksi opiskelijayhteistyössä ja kesätyöntekijöiden perehdytyksessä on saatu hyviä tuloksia.
Tietoa tunnelmista ja tilaa onnistumisille
Howspace on ollut tärkeä työkalu myös hyvinvoinnin seuraamisessa. ”Meillä oli fiilismittari käytössä koko vuoden. Nähtiin tosi selkeästi, miten esimerkiksi YT-tilanteet vaikutti ihmisten mielialaan”, kertoo Jokisaari.
Lisäksi onnistumisten seinä toi tilaa hyvälle palautteelle: ”Ihmiset ja yksiköt jakoi onnistumisiaan, ja niistä tuli hyvä fiilis muillekin. Se jäi elämään, vaikka alun perin oli ajateltu lyhytaikaiseksi.”
Pohjois-Savon hyvinvointialueelle Howspace ei ole vain työkalu; siitä on tullut osa arkea ja tapa tehdä asioita yhdessä. Pohjois-Savon hyvinvointialueella uskotaan, että kun ihmiset pääsevät osallistumaan aidosti ja helposti, syntyy parempia päätöksiä, vahvempaa yhteisöllisyyttä ja vaikuttavampaa työtä.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Howspacen avulla yhteistyötä, osallistamista ja tehokkuutta uudella tavalla
Discover how Pohjois-Savon hyvinvointialue transformed collaboration and participation with Howspace, enhancing efficiency and community across 13,000 employees.
Howspace auttaa Live-säätiötä luomaan työllisyyden ratkaisuja ja uusia innovaatioita
Live-säätiö uudisti työllisyyspalvelunsa Howspacen avulla. Yhteinen alusta sujuvoitti työtä, vahvisti asiakkaiden osallisuutta ja mahdollisti vaikuttavampien ratkaisujen kehittämisen.
TSL ja Howspace rakensivat elämää muuttavan verkkokurssin
TSL loi Howspacella verkkokurssin, joka vahvisti työikäisten digitaitoja ja jatkuvaa oppimista. Kurssin suoritusprosentti ylitti kirkkaasti verkkokurssien keskiarvot ja kasvatti osallistujien itseluottamusta.