Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Soite: Perehdytyksen yhtenäistäminen ja digitalisointi Howspacen avulla
Haaste
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soitessa perehdytyksen käytännöt ja materiaalit ovat vaihdelleet yksiköittäin. Perinteisesti perehdytysmateriaalina on käytetty Word-dokumentteja, jotka voivat olla haastavia ylläpitää ja päivittää, jolloin tietoa saattaa jäädä vanhentuneeksi. Perehdytyksen toteutus ei ole ollut täysin yhdenmukaista, eikä ennakkoperehdytystä ole aiemmin ollut käytössä.
Ratkaisu
Perehdytyksen alustana toimiva Howspace on tuonut materiaaleihin selkeyttä, rakennetta ja modernit tavat oppia. Sisältö on helppo päivittää ja jakaa, ja ennakkoperehdytys on voitu ottaa käyttöön. Osa yksiköistä on jo innostunut rakentamaan omia perehdytyksiään, ja tavoitteena on, että kaikki Soiten perehdytys on digitaalisessa muodossa vuoden 2026 lopussa.
Tulokset
- Yhdenmukaiset yleisperehdytykset kaikille työntekijöille ja opiskelijoille
- Mahdollisuus seurata perehdytyksen suorittamista
- Ennakkoperehdytys on helpottanut työn aloitusta ja tukenut ensimmäisen päivän sujuvuutta
- Positiivinen palautetta mm. kesätyöntekijöiltä: perehdytys koettiin selkeäksi, osallistavaksi ja helpoksi
- Yksiköt ovat innostuneet ottamaan Howspacen käyttöön myös muissa tarpeissa
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite työllistää noin 3700 työntekijää, ja toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Organisaatio toimii laajalla alueella, ja perehdyttämisen tarve koskettaa vakituisia työntekijöitä, sijaisia, opiskelijoita sekä lyhytaikaisia kesätyöntekijöitä.
Organisaatiotason perehdytyskokonaisuus oli aiemmin toteutettu verkkosivualustalle, jonka ominaisuudet rajoittivat rakenteen muokkaamista ja visuaalisuuden sekä sisältöjen monipuolistamista. Päivitykset vaativat useiden henkilöiden työpanosta ja yksiköt tuottivat omia dokumenttipohjaisia perehdytyksiä, mikä johti eroja sisältöjen yhtenäisyydessä.
”Aiempi perehdytyksen verkkokurssi oli käytännössä tekstiä verkossa ilman osallistavia osioita tai videoita, ja materiaalin päivittäminen oli työlästä, ” kuvailee Tanja Isoaho, Soiten henkilöstökoordinaattori. ”Lisäksi jokainen yksikkö on tähän saakka tehnyt omanlaisensa perehdytyksen, jolloin laatu ei ole ollut yhdenmukaista.”
Yhteinen alusta perehdytyksen uudistamiseen
Kun Soitessa aloitettiin perehdytyksen uudistaminen, oli jo käytössä oleva Howspace hyvä vaihtoehto perehdytyksen toteuttamiseen. Alusta tarjosi yhdellä kertaa mahdollisuuden tehdä perehdytyksestä:
- Osallistavaa
- Visuaalista
- Helposti päivitettävää
- Yhtenäistä koko organisaation tasolla
- Ja ennen kaikkea teknisesti kevyttä ottaa käyttöön
Perehdytyksen uudistus käynnistyi kesätyöntekijöiden materiaalin rakentamisella ja laajeni nopeasti myös muihin tarpeisiin. Howspace on Soitessa otettu käyttöön mm.:
- Sijaisten perehdytyksessä
- Yleisperehdytyksessä kaikille uusille työntekijöille
- Opiskelijoiden perehdytyksessä
- Opiskelijaohjaajien ohjauksessa
- Perehdyttäjien tukimateriaalissa
- Kehityskeskustelukoulutuksissa
”Olen toteuttanut monenlaisia itseopiskelumateriaaleja. Howspaceen on helppo tuoda tekstiä, kuvia, videoita ja tehtäviä, ja sisällöntuotanto on kevyttä,” Isoaho kertoo.
Merkittävä muutos on ollut kevyempi lähestymistapa: perehdytys on jaettu pieniin osiin jaoteltu, mikä tekee kokonaisuudesta helposti omaksuttavan ja osallistavan. Sisältö ohjaa käyttäjää vaiheittain eteenpäin.
Nykypäivän perehdytys: videoita, kuvia ja osallistavia tehtäviä
Howspace tarjoaa uuden tavan rakentaa yksikkökohtaisia perehdytyksiä. Sen avulla yksiköt voivat lisätä perehdytykseensä esimerkiksi videoita, kuvasarjoja ja havainnollistavia tehtäviä kuvaamaan hoitotyön käytäntöjä, mikä tekee sisällöstä monipuolisempaa ja käytännönläheisempää.
Tanja Isoaho kuvaa muutosta näin:
”Nykyinen sukupolvi on videosukupolvi. He eivät halua lukea pitkiä dokumentteja. Nyt voimme näyttää konkreettisesti, miten jokin laite toimii, tai kuvata askel askeleelta, mitä missäkin tilanteessa tehdään.”
Yhdessä Soiten yksikössä esimerkiksi rakennettiin visuaalinen prosessikuvaus laitteiden käytöstä: työtilaan lisättiin kuvia jokaisesta vaiheesta ja selkeät ohjeet, miten toimia kussakin kohdassa.
Samalla osallistavat kysymykset, pulssit, välikontrollit ja lopputestit ovat tehneet oppimisesta vuorovaikutteisempaa.
”Kysymykset auttoivat oppimisessa ja rytmittivät kokonaisuutta,” kuvaillaan yhdessä kesätyöntekijän palautteessa.
Videoihin lisätty automaattinen litterointi on hyödyllinen: osa työntekijöistä ei voi työskennellä tilanteissa, joissa videoita voi kuunnella, ja toiset haluavat palata nopeasti yksittäiseen kohtaan tekstinä.
”Itse katson usein videon, mutta tarkistan yksityiskohdat litteroinnista. Se säästää aikaa,” Isoaho kuvaa.
Ennakkoperehdytys helpottaa työn aloitusta
Ennakkoperehdytys on nyt mahdollista Howspacen avulla. Työntekijä voi tutustua käytäntöihin jo ennen ensimmäistä työpäivää kirjautumalla sähköpostilla.
”Se on ollut tosi motivoivaa ja vähentää ensimmäisen päivän jännitystä. Moni on sanonut, että oli kiva, kun pystyi etukäteen tutustumaan esimerkiksi pysäköintiin, ruokailuun, työvaatteisiin ja talon käytäntöihin,” Isoaho kertoo.
Tämä tukee paitsi yksittäistä työntekijää, myös esihenkilöitä: ensimmäisen päivän aikana voidaan keskittyä perehtymiseen, kun osa kysymyksistä on jo käsitelty ennakkoon. Kesätyöntekijät ovat kuvailleet ennakkoperehdytystä hyödylliseksi, ensimmäisen työpäivän jännitystä rauhoittavaksi ja selkeäksi.
Yksiköiden kiinnostus heräsi – perehdytyksestä tulee organisaation yhteinen asia
Kun yleisperehdytys julkaistiin Howspacessa, yksiköt alkoivat toivoa mahdollisuutta rakentaa omia perehdytyksiään samaan malliin. Esimerkki havainnollisti, millainen perehdytys voi olla: visuaalinen, jäsennelty ja helposti seurattava.
”Moni aloittaa sanomalla: ‘Kävin katsomassa sen yleisperehdytyksen, ja me halutaan samanlainen.’ Se sytytti kipinän,” koulutussihteeri Armi Niemelä kertoo.
Nyt tavoitteena on, että vuoden 2026 loppuun mennessä kaikilla yli 200 yksiköllä on oma Howspace-pohjainen perehdytys. Yksiköitä tuetaan mallipohjalla ja selkeillä raameilla, jotta perehdytyksen laatu pysyy tasaisena. Samalla yksiköt voivat tuoda oman toimintansa erityispiirteet esiin. Näin perehdytyksestä tulee aidosti organisaation yhteinen projekti.
Positiivista palautetta ja parempaa oppimiskokemusta
Howspace-perehdytyksestä kerätty palaute on ollut myönteistä. Kesätyöntekijöiltä saatiin noin 50 vastausta, ja kaikki arvioivat uuden perehdytyksen selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi.
Palautteissa korostuivat erityisesti:
- Materiaalin selkeys
- Osallistavat tehtävät
- Kiinnostava tapa oppia
- Pieneen osiin pilkottu rakenne
- Visuaalisuus
- Ennakkoperehdytyksen hyöty
”Se [perehdytys] oli selkeä ja kattava. Osallistavat kysymykset auttoivat sisäistämään asioita,” eräs kesätyöntekijä kommentoi.
Samalla Howspace on tukenut organisaation laajempaa oppimiskulttuuria. Yksiköt ovat oppineet jakamaan sisältöä, päivittämään materiaaleja ketterästi ja näkemään yhä paremmin perehdytyksen laadun konkreettisena kilpailuvalttina työmarkkinoilla.
Yhdenvertaisuus ja saavutettavuus paranevat
Soiten laaja maantieteellinen alue tarkoittaa, että työntekijät ja opiskelijat toimivat hyvin erilaisissa ympäristöissä. Howspace auttaa osaltaan varmistamaan, että perehdytyksen sisältö ja oppimismahdollisuudet ovat samat kaikille.
”Jos miettii meidän laajaa aluettamme, niin Howspace lisää yhdenvertaisuutta. Perehdytys on samanlaista riippumatta siitä, missä työskentelee,” Isoaho sanoo.
Lisäksi mahdollisuus osallistua vaikkapa palavereihin tai suunnitteluun kirjallisesti madaltaa kynnystä tuoda omia ajatuksia ja ideoita julki:
”Kaikkien ei tarvitse puhua ääneen isossa tilaisuudessa. Kirjoittaminen tuntuu monelle turvallisemmalta.”
Howspace on joustava organisaatiorajojen yli työskentelyyn. Esimerkiksi sosiaali-, järjestö- ja kuntatoimijoiden kanssa tehtävässä yhteistyössä alusta koetaan avoimeksi, helppokäyttöiseksi ja turvalliseksi.
”On koettu tosi hyväksi, että ulkopuoliset kumppanit voivat käyttää samaa alustaa ilman erillisiä käyttöoikeuksia,” Soitessa koulutussihteerinä toimiva Armi Niemelä kuvaa.
Luotettava kumppani ja ketterä tuki
Soitessa on oltu tyytyväisiä Howspacen palvelun laatuun.
”Teiltä saa aina nopeasti vastauksen. Yhteistyö on ollut mutkatonta ja palaute meidän pääkäyttäjiltä on ollut tosi hyvää,” Niemelä kertoo.
Palvelu ja tuki on mahdollistanut sen, että yksiköt uskaltavat rakentaa omia perehdytyksiään ilman pelkoa siitä, että tekniset haasteet pysäyttäisivät työn.
Howspacen koulutusmateriaalit, tallenteet ja Akatemian koulutuspalvelut ovat olleet hyödyllisiä etenkin uusille admineille.
”Maksuttomilla koulutuksilla pääsee todella pitkälle. Niistä saa ideoita ja varmuutta omaan tekemiseen,” Niemelä kertoo.
Howspace on auttanut Soitea rakentamaan modernin, osallistavan ja yhdenvertaisen perehdytysmallin, joka tukee sekä työntekijöiden oppimista että organisaation strategisia tavoitteita.
Selkeä rakenne, visuaalisuus ja mahdollisuus tehdä ennakkoperehdytystä ovat parantaneet työn aloituksen sujuvuutta. Samalla yksiköt ovat innostuneet kehittämään omia sisältöjään, mikä tukee koko organisaation oppimiskulttuuria.
Voisit olla kiinnostunut myös näistä
Näytä kaikki
Soite: Perehdytyksen yhtenäistäminen ja digitalisointi Howspacen avulla
Soite uudisti perehdytyksensä Howspacella moderniksi, visuaaliseksi ja helposti omaksuttavaksi kokonaisuudeksi, joka toimii yhtenäisellä alustalla koko organisaatiolle. Muutos kevensi tekemistä, paransi sisällön laatua ja teki työn aloituksesta sujuvampaa niin työntekijöille kuin esihenkilöille.
Howspacen avulla yhteistyötä, osallistamista ja tehokkuutta uudella tavalla
Lue, miten Pohjois-Savon hyvinvointialue uudisti yhteistyön ja osallistamisen Howspacen avulla, parantaen tehokkuutta ja yhteisöllisyyttä 13 000 työntekijän kesken.
Howspace auttaa Live-säätiötä luomaan työllisyyden ratkaisuja ja uusia innovaatioita
Live-säätiö uudisti työllisyyspalvelunsa Howspacen avulla. Yhteinen alusta sujuvoitti työtä, vahvisti asiakkaiden osallisuutta ja mahdollisti vaikuttavampien ratkaisujen kehittämisen.