Howspace
Työpajan fasilitointi

Miten onnistua työpajan fasilitoinnissa: 18 helppoa askelta menestykseen!

By

Työpajan fasilitoinnissa on ennen kaikkea kyse osallistujien työn helpottamisesta, sekä heidän ohjaamisesta luovaan yhteistyöhön ja aktiiviseen keskusteluun. Fasilitoijan tehtävänä on auttaa osallistujia saavuttamaan tavoitteensa. Onnistuakseen tässä, fasilitaattorin on käytettävä sopivia menetelmiä ja työskentelytapoja työpajan rakentamiseen. Osallistujia ei pyritä johdattelemaan tai kontrolloimaan, vaan heitä tulisi ensisijaisesti ohjailla toivottuun suuntaan työpajan kaikissa vaiheissa.

Vaikka työpajan fasilitointi ei ole aivan helppoa, voi kokematonkin fasilitaattori saavuttaa erinomaisia tuloksia noudattamalla näitä 18 yksinkertaista askelta!

Tässä prosessi lyhyesti. Tarkemmat kuvaukset löytyvät alempaa:

  1. Tutustu osallistujiin
  2. Määrittele työpajan tarkoitus
  3. Suunnittele pidemmälle
  4. Aseta selkeä tavoite
  5. Varaudu yllätyksiin 
  6. Valmistele tilat kuntoon
  7. Check-in: Keskity aloitukseen
  8. Käytännön asiat ja perussäännöt
  9. Käy läpi agenda ja aseta odotukset
  10. Rakenna luottamusta jäänmurtajan avulla
  11. Fasilitoi, älä kontrolloi
  12. Kannusta yhteiseen dokumentointiin
  13. Arvioi tavoitteiden saavuttamista
  14. Check-out: Lopetuksen merkitys
  15. Keskustele seuraavista askelista
  16. Piirrä iso kuva ja tiedota edistymisestä 
  17. Aktivoi ja sitouta
  18. Pyydä palautetta

Edellä mainitut askeleet ryhmitellään tässä tekstissä työpajan kolmeen keskeiseen vaiheeseen: ennen työpajaa, sen aikana ja jälkikäteen. Lopuksi opit, miten luoda ja rakentaa menestyksekäs työpaja suunnitteluvaiheesta työpajan jälkeiseen työskentelyyn asti.

Ennen työpajaa 

Työpajan fasilitointi valmistautumattomana on vähän kuin astuisi lätäkköön sukkasillaan: seurauksena ovat märät jalat ja ankara katumus. Siksi ensimmäinen askel menestyksekkään työpajan fasilitoinnissa on huolellinen valmistautuminen.

1. Tutustu osallistujiin

Riippumatta siitä, onko fasilitoija ulkopuolinen konsultti vai järjestetäänkö yrityksen sisäistä työpajaa, täytyy ensimmäiseksi kiinnittää huomio osallistujiin. Työpajan suunnittelu vaatii ymmärrystä siitä, keitä osallistujat ovat sekä millainen ryhmädynamiikka heillä on. Fasilitaattorin on hyvä miettiä myös, miten osallistujat voivat parhaiten yhdistää työpajan annin omaan osaamiseensa.

2. Määrittele työpajan tarkoitus

Kun olet sisäistänyt, ketkä osallistuvat työpajaan, on aika kääriä hihat ja varmistaa, että sinulla on selvä käsitys työpajan tarkoituksesta. Riippumatta siitä, kenen aloitteesta työpajaan on alun perin ryhdytty, on hyvä kokoontua aluksi muiden työpajan järjestäjien kanssa varmistamaan, että kaikilla on sama käsitys siitä, mikä työn tarkoitus on. Vasta kun olet varma, että jokaisella on samat odotukset, voit siirtyä seuraaviin vaiheisiin.

3. Aseta selkeä tavoite

Yhteisymmärryksen saavuttaminen on hieno alku, mutta työpajan menestystä tulee voida mitata myös jälkikäteen. Mittareiden ei kuitenkaan tarvitse olla numeerisia tai edes binäärisiä “kyllä tai ei” -tyyppisiä kysymyksiä. Sen sijaan mitkä tahansa seurattavat ja todennettavat asiat käyvät, kunhan ryhmällä on yksimielisyys tavoitteesta ja työn lopuksi on mahdollista päästä yhteisymmärrykseen siitä, onko tavoite saavutettu vai ei.

4. Suunnittele pidemmälle

Me Howspacella puhumme aina siitä, että osallistujien on tärkeää ymmärtää työskentelevänsä myös käsillä olevaa työpajaa pidemmälle. Yhden päivän työpajakin voidaan nähdä helposti kolmen viikon prosesseina, ei kertaluonteisina tapahtumina. 

Tämän vuoksi on erittäin tärkeää suunnitella koko prosessi etukäteen. Työpaja toimii usein alkuna tai väliintulona johonkin, jota tarvitaan osallistujien päivittäisessä työssä. Älä siis suunnittele pelkkää työpajaa, vaan muista myös asiat, jotka tapahtuvat ennen ja jälkeen. 

Tässä muutamia kysymyksiä, joita sinun kannattaa pohtia työpajan suunnitteluvaiheessa:

5. Varaudu yllätyksiin 

Kun mielessä on selkeä toimintasuunnitelma, on aika olla rehellinen itselleen. Jopa parhaalla suunnitelmalla varusteltu työpaja voi kääntyä päälaelleen.  

Mutta ei syytä huoleen! Muista, että työpajan osallistujien tarpeet eivät ole välttämättä suunnitelmiesi mukaiset. Jos näin käy, on tärkeää kuulla palaute ja pysyä avoimena osallistujien tarpeille. Toimitusjohtajamme Mäkitalon Ilkan sanoin avoimuus, rehellisyys ja aitous ovat taitavan fasilitaattorin tärkeimmät ominaisuudet. 

Työpajan aikana 

Kun valmistelut on tehty, on aika pitää hauskaa. Muista nukkua hyvin ennen työpajaa, koska fasilitaattorina toimiminen vaatii energiaa ja keskittymiskykyä.

6. Tilat kuntoon

Ennen työpajan osallistujien saapumista on paljon tehtävää oikeanlaisen ilmanpiirin luomiseksi.  Haluatko ihmisten tuntevan olonsa rauhallisiksi, energisiksi tai rentoutuneiksi? Mieti, miten tila on rakennettu (pätee myös virtuaaliseen kokoustilaan), miten huonekalut on sijoiteltu, ja jopa millaista musiikkia taustalla soi. Näillä pienillä asioilla on suuri merkitys.

7. Check-in: Keskity aloitukseen

Kun osallistujat ovat saapuneet paikalle, on aika käydä tila läpi ja tehdä check-in. Tässä osallistujien on mahdollisuus tuoda ilmi, mitä he tuovat mukanaan työpajaan, miltä heistä tuntuu, millainen mieliala heillä on. Ovatko he innoissaan työpajasta vai oliko heillä raskas aamu lasten kanssa? Näitä asioita ei voi tietää kysymättä, mutta niillä on väistämättä vaikutus yhteisen kohtaamisen liikkeellelähtöön.

8. Käytännön asiat ja perussäännöt

Vaikka voikin kuulostaa tylsältä, on tärkeää käyttää heti työpajan alussa hetki perussääntöjen ja logistiikan kertaamiseen: Mistä löytyvät vessat, milloin pidetään taukoja, millaiset ovat työhön sitoutumiseen liittyvät yhteiset sopimukset ja pelisäännöt, joita päivän aikana noudatetaan.

On kuitenkin tärkeä huomata, että yhteistyötä koskevat pelisäännöt eivät rajoitu vain fyysiseen ympäristöön. Lähestymistavan tulisi olla sama siitä riippumatta tapahtuuko työskentely kasvokkain vai digitaalisella alustalla. Tekemällä selväksi, että samat toimintaperiaatteet pätevät myös työpajan jälkeen, on paljon helpompi saada aikaan sitoutunutta työskentelyä digitaalimaailmassa. 

Kun Maslow’n tarvehierarkian alemmista tasoista on huolehdittu, voidaan siirtyä tärkeämpiin asioihin.

9. Käy läpi agenda ja aseta odotukset 

Ennen ensimmäisen harjoituksen alkamista on hyvä käydä työpajan agenda läpi yhdessä osallistujien kanssa. Muista kertoa ryhmälle myös työpajan tarkoitus ja tavoite, jotta he pystyvät tunnistamaan, ovatko heidän päivän aikana käymänsä keskustelut viemässä teitä yhteistä tavoitetta kohti.

Osallistujia on syytä muistuttaa siitä, ettei heidän työnsä lopu työpajan päätyttyä. Realististen odotusten asettaminen ja yhteisymmärryksen luominen osallistujien kanssa siitä, mitä heiltä odotetaan työpajan jälkeen, on ensisijaisen tärkeää.

10. Rakenna luottamusta kevennyksen avulla

Erityisesti silloin, kun osallistujat eivät tunne toisiaan etukäteen, on hyvä käyttää hieman aikaa työpajan alussa luottamuksen rakentamiseen ja tutustumiseen kertomalla faktoja tai anekdootteja. Tämäntyyppinen kevennys voi tuntua joskus hölmöltä, mutta sen tuloksena syntyvä tunnelma on vaivan arvoinen. Keskustelun käynnistämiseksi on hyvä alkaa puhua jostakin itselle tutusta aiheesta. Henkilökohtaiset esittäytymiset ovat helppo tapa aloittaa, koska ihmiset kertovat mielellään itsestään.

11. Fasilitoi ja koordinoi, älä kontrolloi 

Työpajan fasilitaattorin työ on johtaa keskustelua osallistumatta siihen itse. Osa työtä on myös huolehtia siitä, että osallistujat pysyvät pääosin aiheessa, mutta samalla jättää tilaa myös odottamattomille puheenaiheille. Ne voivat osoittautua todella arvokkaiksi.

On tärkeää huolehtia, että kaikki osallistujat tulevat nähdyiksi ja kuulluiksi. Vaihtelemalla erilaisia metodeja ja harjoituksia luodaan tasapainoinen agenda, joka tukee osallistujien erilaisia vahvuuksia.

12. Kannusta dokumentointiin

Perinteisesti fasilitaattorin tehtäviin on kuulunut vastuunotto työpajassa syntyneiden löydösten dokumentoinnista. Ongelmana kuitenkin on, että tehtyjen ja sanottujen asioiden omistajuus siirtyy tällöin ryhmältä fasilitaattorille. Se ei ainoastaan vähennä osallistujien sitoutumista vaan myös lisää todennäköisyyttä virheellisille tulkinnoille. Osallistujia tulee rohkaista dokumentoimaan edistymisensä omalla tavallaan.

Vinkki: Pelkästään tekstimuotoisen dokumentoinnin sijaan myös kuvat ja videot ovat loistava tapa avata löydöksiä ja työskentelyjä. Audiovisuaalinen tallenne ympäristöstä auttaa osallistujia saamaan kiinni tehtävistään myös jälkeenpäin.

13. Arvioi tavoitteiden saavuttamista 

Ennen työpajan lopettamista tulee palata takaisin alkuun. Saavutettiinko työpajalle asetettu tavoitte? Jos vastaus on kyllä, hienoa! Jos vastaus on ei, on tärkeää ymmärtää miksi tavoitetta ei saavutettu. Ja onko sitä enää tarpeellista tai mahdollista tavoittaa. 

14. Check-out: Lopetuksen merkitys

Kun työpaja lähestyy loppuaan, on osallistujien aika kirjautua ulos. Osallistujat kannattaa käydä läpi vielä kerran ja pyytää heitä kertomaan, mitä he ovat saaneet päivästä irti, mitä he ovat oppineet ja mitä he aikovat viedä mukanaan työpajasta omaan arkeensa. 

15. Keskustele seuraavista askelista 

Viimeiseksi muistutetaan kaikkia siitä, mitä heiltä odotetaan työpajan jälkeen. Kaikkien tulee ymmärtää työpajan jälkeiset vaiheet ja oma roolinsa prosessin isossa kuvassa. 

Työpajan jälkeen

Askel 1:  Se oli siinä! Työpajat voivat olla tiukkoja rutistuksia, mutta hengähdystauon jälkeen on aika jatkaa prosessia siihen mihin työpajassa jäätiin.

16. Piirrä iso kuva ja kerro edistymisestä 

Työpajan jälkeen osallistujien tulisi ymmärtää kaksi asiaa: 1) iso kuva sekä 2) heidän roolinsa siihen pääsemisessä. Fasilitaattori voi ottaa heihin yhteyttä ja yrittää arvioida, tietävätkö he, mitä ovat tekemässä seuraavaksi ja miksi. Varmistamalla, että prosessilla on henkilökohtaista merkitystä joka ainoalle osallistujalle, saa todennäköisesti parempia tuloksia.

17. Aktivoi ja sitouta

Tämän artikkelin alussa kehotettiin näkemään työpaja kolmen viikon mittaisena prosessina. Nyt kun prosessin tiivis sosiaalinen vaihe on ohi, tulee tarkastella alkuperäistä suunnitelmaa ja jatkaa ihmisten sitouttamista lähettämällä heille muistutuksia ja pieniä tehtäviä, jotka auttavat heitä keskittymään prosessiin. Tämä vaihe on olennaisen tärkeä, koska siinä tapahtuu suurin osa varsinaisesta työstä.

18. Pyydä palautetta 

Jotkut kehottavat pyytämään palautetta välittömästi työpajan jälkeen. Sen sijaan on kaikille hyödyllisempää pyytää palautetta vasta kun koko prosessi on tulossa päätökseen. Näin osallistujilla on ollut aikaa arvioida, miten asiat ovat toimineet yhdessä, ja he osaavat paremmin arvioida, onko koko prosessi ollut onnistunut vai ei.

Howspace on fasilitaattoreiden suosikki ympäri maailman! Selainpohjainen alusta sopii mainiosti niin virtuaalisten kuin kasvokkaistenkin työpajojen fasilitointiin. Kotimaisen Howspacen erityisyys muihin alustoihin verrattuna piilee sen helppokäyttöisyydessä ja rajattoman osallistujajoukon aktivoimisessa myös ennen ja jälkeen tapahtuman.