Neljä askelta: Näin tehostat yhteistyötä digitaalisesti

By

Pandemiasta johtuva poikkeustilanne aiheuttaa suuren haasteen yhteiskuntamme fyysiselle, henkiselle ja taloudelliselle toiminnalle. Ongelmien ratkaisemiseksi on rakennettu monia erilaisia tehojoukkoja, jotka tuovat yhteen asiantuntijoita eri puolilta Suomea ja koko maailmaa. Yhteisen asian äärellä tehdään valtavasti työtä yhteistyöhengessä, jotta parhaat asiantuntijat voisivat olla yhdessä ratkaisemassa monimutkaisia, laajamittaisia haasteita.

Yksi näistä ryhmistä on epidemian alkaessa nopeasti kokoon laitettu Fast Expert Teams -asiantuntijaverkosto, joka selvittää etätyöhön siirtymisen vaikutuksia työelämään. Julkisen sektorin toimijoista ja yksityisyritysten edustajista koostuva satapäinen asiantuntijajoukko selvittää nyt koronan ja etätyöhön siirtymisen vaikutuksia työelämään ja sen tulevaisuuteen. Kompleksisten haasteiden äärellä ollut verkostomme jakaantui nopeasti ryhmiin eri intressien ja teemojen äärelle. Ensimmäiset kokeilut ovat tuottaneet isoja oppeja työn digitalisoimisesta. 

Mikä ratkaisi nopeasti luotujen asiantuntijatiimien toimimisen ja miksi kasaan saatiin lyhyessä ajassa ällistyttävän hienoja tuloksia?

1. Kysyimme neuvoja ja mielipiteitä

Mitä matalammalla kynnyksellä ryhmän jäsenet avaavat omia ehdotuksiaan muun ryhmän käsiteltäväksi, sitä nopeammin ajatusten ja mallien yhteiskehittely etenee. Avoin kehittely kutsuu kaikki ryhmän jäsenet osallistumaan yhteiseen tekemiseen. Unohtamatta heitä, joilla ei ole mahdollisuutta irrottaa aikaa pidempikestoiseen, samanaikaiseen työskentelyyn. Jokaisella on mahdollisuus kommentoida ja liittyä tekemiseen pienempien kysymysten kautta missä ja milloin vain.

2. Suuntasimme uteliaisuuden ulkopuolella tapahtuviin muutoksiin

Olisi houkuttelevan helppoa rajata ryhmälle joku sopivan pieni osaongelma ja keskittyä sen ratkomiseen. Myös paineistetussa aikataulussa työskentelevä ryhmä voi helposti sortua fokusoimaan toimintaansa vain omaan tekemiseensä, jolloin näkökulmat kapenevat. Vaikka työskentelimme pienryhmän otsikon mukaisesti  verkoston sisäisesti sovitun teeman äärellä, vaikuttaa ulkopuolinen ympäristömme aina kaikkeen toimintaamme.

Fast Expert Team -verkostossa pidimme tulevaisuuden eri vaihtoehdot avoimina. Ajattelimme, että tulevaisuuteen voidaan vaikuttaa teoilla ja valinnoilla. Halusimme alusta asti löytää ratkaisuja ja vaihtoehtoja laajasti – löytää yhteiskunnallisia uusia ratkaisuja ja tarvittaessa jopa ehdottaa muutoksia nykyiseen lainsäädäntöön. Korona-tilanteen työelämävaikutuksia käytiin läpi joka aamu pidetyssä 30 minuutin palaverissa, jossa annettiin aikaa uusille havainnoille. Yhteiset ajatukset ja ideat koottiin jälleen Howspace-digialustalle jatkotyöstettäviksi.

3. Teimme näkyväksi tiimin toimintaa

Digitaalisuus mahdollistaa työryhmille myös asynkronisen toiminnan. Erityisesti eri aikaan työskenteleville tiimeille digitaalinen alusta tulee nopeasti ykköspaikaksi jakaa tietoa, keskustella, antaa palautetta, korjata suuntaa ja sopia etenemisestä.

Erityisesti visualisointi ja laajojen asiakokonaisuuksien jäsentäminen oli ryhmän työskentelyssä tärkeää. Ryhmän jäsenten näkökulmat ja niiden väliset yhteydet tehtiin näkyväksi esimerkiksi Howspacessa jaetussa yhteisessä mind mapissä. Ja kun päästiin uusien mallien rakentamiseen, niin niistä jaettiin ensin käsin piirrettyjen luonnosten kuvia – tekniikaksi riitti paperi, lyijykynä ja kännykkäkamera. Visuaalisuuden avulla selkeytimme niin ajatuksiamme kuin ryhmämme työskentelyä.

4. Autoimme kaikki mukaan yhteiseen tekemiseen

Mikään työskentelytapa tai helppokäyttöisinkään teknologia ei korvaa inhimillistä tunnetta ja tarvetta tuntea kuuluvansa ryhmään. Kun teknologia mahdollistaa yhteistyön rakentumisen, tiedonkulun, dialogin ja päätöksenteon, voidaan ryhmän työskentelyn fasilitoinnissa keskittyä ihmisiin: ryhmän uusien jäsenten mukaan ottamiseen, ihmisten väliseen ystävällisyyteen ja palautteen antamiseen. Meidän tavoitteenamme oli antaa paljon palautetta toisillemme digialustalla. Tykkäysten lisäksi annoimme paljon sanallista palautetta. Hyödynsimme myös tekoälyä yhteenvetojen tekemisessä, jotta pääsimme kiinni siihen, mistä keskustelimme ja millaisia keskustelut olivat luonteeltaan.

Digitaalisessa maailmassa on annettava aikaa myös ilmapiirin rakentamiselle

Nämä opit syntyivät siltä pohjalta, kun pääsin itse mukaan Fast Expert Teamsin tiimeistä kahteen. Toisessa aiheena olivat tulevaisuuden teknologiat, kun taas toisessa kehitettiin malleja yhdistää palkkatyötä ja muita työn tekemisen tapoja (kuten yrittäjyyttä sekä vapaaehtois- ja keikkatyötä). Tiivis työskentelyjakso oli ikään kuin ohjattua itseorganisoitumista, jossa löydettiin erilaisia tapoja työskennellä digitaalisesti yhdessä. Fast Expert Teams -verkoston kautta mukaan tuotiin ulkoinen tavoite sekä tarjottiin virtuaaliselle yhteistyölle teknologiset puitteet. Raamien sisällä tiimejä kehotettiin organisoitumaan itsenäisesti teemojen äärelle.

Kun osallistuu kiireen keskellä ja vapaaehtoistyönä asiantuntijatiimin toimintaan, on tunnelmalla ja hyvään porukkaan kuulumisella iso merkitys. Niin oli myös minulle itselleni. Kiitos kaikille ryhmäläisillemme ja koko Fast Expert Teams -verkostolle mahtavasta yhteisestä kokemuksesta.

Kokemuksen myötä olen vakuuttunut siitä, että etätyöhön siirtymisen vaikutuksia työelämään ja ihmisten arkeen pyritään jatkuvasti tukemaan ja ratkaisemaan parhaiden mahdollisten asiantuntijoiden voimin. Asia on meille kaikille tärkeä ja tulemme taatusti selviämään siitä yhdessä.

Lue lisää:
LUT Tutkimusuutiset 26.3.2020
Valtiovarainministeriön blogi: Entä jos…ottaisimme rohkeasti loikan eteenpäin? 27.4.2020
Sitran blogi: Rohkenemmeko osaajien ja osaamisen jakamiseen? 28.4.2020
Riitta Hyppäsen blogi: Lomautus, lamautus vai pääoman kasvua? 29.4.2020

Voisit olla kiinnostunut myös näistä

Näytä kaikki

Miksi yhteistyön tapojen uudistaminen on välttämätön edellytys organisaatioiden menestykselle?

Millaisia valmiuksia työntekijät ja organisaatiot tarvitsevat onnistuakseen tulevaisuuden työelämässä? Yhteistyön tekemisen tapoja tulee muuttaa radikaalisti.

Lue lisää

TOP5: Yhteistyön tarpeeseen ja nykytilaan pureutuvan tutkimuksen keskeisimmät löydökset

Poimintamme kansainvälisen State of Collaboration -tutkimuksen tuloksista (2022). Miten ihmiset tekevät yhteistyötä ja miten nykyiset työskentelymallit vastaavat tulevaisuuden työelämän asettamiin vaatimuksiin.

Lue lisää

Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita yhteiskehittämisen keinoin

Biotalouden yrityskiihdyttämössä luodaan uusia innovaatioita ja kestävää liiketoimintaa yhteiskehittämisen keinoin. Howspace on BioPaavo-projektin mahdollistaja.

Lue lisää
Näytä kaikki